Konfigurera delade enheter för din organisation

Utgåvor som stöds för den här funktionen: Business Starter (förutom vad som anges), Business Standard och Business Plus; Enterprise Standard och Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard och Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials och Enterprise Essentials Plus; Ideella organisationer; G Suite Business. Jämför din utgåva

För att skapa en delad enhet, gå hit istället .

Som administratör kan du hantera hur användare i din organisation kan skapa och använda delade enheter för att samarbeta i Google Drive. Filer på delade enheter ägs av din organisation, snarare än en individ. De finns kvar även om personen som skapade filen lämnar din organisation, vilket hjälper dig att undvika potentiell dataförlust.

Uppmuntra dina användare att använda delade enheter för innehåll som är avsett för organisationsomfattande eller teamanvändning, till exempel projektplaner, forskningsresultat eller mötesanteckningar från teammöten. Låt dina användare spara personliga och privata filer, till exempel mötesanteckningar från enskilda samtal, prestationsbedömningar och karriärutvecklingsplaner, i Min enhet.

På den här sidan

Snabbstart

  1. Läs mer om delade enheter och bästa praxis för att använda dem i Vad är delade enheter?
  2. Läs om hur du skapar delade enheter och lägger till medlemmar Obs! Du skapar delade enheter i Drive, inte i administratörskonsolen.
  3. (Valfritt, inte tillgängligt för Business Starter ) Överväg om du vill begränsa delning med externa användare, besökare eller icke-medlemmar och ange standardbehörigheter för delning för delade enheter .
  4. Lägg till filer och mappar på en delad enhet

Grundläggande installation

  1. Läs om hur filåtkomst fungerar på delade enheter

  2. Ange vem som kan skapa delade enheter . För Google Workspace Business- och Enterprise-utgåvorna kan alla användare skapa delade enheter som standard. För Google Workspace for Education-kunder är skapande av delade enheter inaktiverat som standard.

  3. Ange vilken organisationsenhet nya delade enheter tilldelas .

    Som standard tilldelas delade enheter till den översta organisationsenheten och Drive-datapolicyerna för den organisationsenheten gäller. För mer detaljerad kontroll kan du tilldela dem till den organisationsenhet som skapat den delade enheten, eller till någon annan organisationsenhet.

  4. Dela utbildningsresurser för användare .

Avancerad implementering och hantering

De här stegen hjälper dig att förstå hur du distribuerar delade enheter när du behöver flytta innehåll eller hantera delning.

Steg 1. Planera hur du ska flytta innehåll till delade enheter

  1. Om du behöver flytta många filer och mappar till delade enheter, granska gränserna för delade enheter och bästa praxis för migrering av stora enheter på Google Drive .
  2. För att bevara mappstrukturen från Min enhet kan administratörer och användare med ansvarig åtkomst flytta mappar som de äger eller som delas med dem till en delad enhet. Annars kan medlemmar på delade enheter med eller fler bidragsgivare skapa mappar och lägga till filer.
  3. Ange vem som kan flytta filer till delade enheter .

Steg 2. Konfigurera avancerad delning, dataskydd och datalagring på delade enheter

Stöds inte för Business Starter

  1. Ange standardbehörigheter för delning för delade enheter .

    • Ange om innehåll på delade enheter kan delas med externa användare eller personer som inte är medlemmar på den delade enheten.
    • Ange om läsare och kommentatorer kan ladda ner, skriva ut och kopiera filer på en delad enhet.
    • Ange om medlemmar på delade enheter med ansvarigåtkomst kan åsidosätta dina standardinställningar för delning.

    • Ange om innehållshanterare kan dela mappar.

      Obs ! Delningsbehörigheterna för delade enheter begränsar inte vem formulärförfrågningarna från Google Forms kan delas med.

  2. Om din organisation använder dataförlustskydd (DLP) för Drive-regler, granska reglerna och se till att de är lämpliga för dina filer på delade enheter. DLP för Drive-regler gäller för filer på delade enheter per organisationsenhet. Läs mer om DLP och hur delade enheter tilldelas organisationsenheter.

  3. Om din organisation använder Google Arkiv för att lagra filer i Google Drive, ange lagringsregler för filer på delade enheter .

  4. Fler överväganden:

    • När du flyttar filer till delade enheter kan användare som filen delas med förlora åtkomst. Delningsinställningarna för den delade enheten kan åsidosätta fildelning för en fil. Om filen till exempel delades med en extern användare men extern delning inte är tillåten för den delade enheten, förlorar den externa användaren åtkomst till filen.
    • Om vissa användare i din organisation har licenser som inte stöder delade enheter, till exempel Frontline-utgåvor eller Cloud Identity Premium, kan du på den här sidan granska hur dessa användare kan komma åt innehåll på delade enheter .
    • Om du vill tillåta delning av filer och mappar med personer utan Google-konton kan du aktivera delning med besökare.

Steg 3. (Valfritt) Skapa delade enheter och flytta filer

Du kanske vill skapa delade enheter som administratör i följande scenarier:

  • Om du väljer att bara tillåta dig och andra administratörer att skapa delade enheter och flytta filer måste du konfigurera delade enheter för dina användare.
  • Om din organisation precis har börjat med delade enheter och du vill etablera en struktur för flitigt använda delade enheter.

Lär dig hur du skapar delade enheter, lägger till medlemmar och anger deras åtkomstnivå . Om du är ansvarig för den delade enheten kan du lägga till medlemmar på drive.google.com. Alternativt kan du lägga till medlemmar i administratörskonsolen .

Viktigt: Tills du lägger till medlemmar på den delade enheten kan endast användare som filerna delas direkt med komma åt filerna.

Utbilda dina användare

För att hjälpa dina användare att få ut det mesta av delade enheter, dela följande resurser:

Åtkomst för användare med licenser som inte stöder delade enheter

Behörigheter för delade enheter för användare med licenser som Frontline Edition, G Suite Basic, Cloud Identity Premium och Cloud Identity Free beror på om den delade enheten finns inom eller utanför din organisation.

Interna delade enheter

Dessa användare kan läggas till som medlemmar på delade enheter, men bara med läsbehörighet . Om en fil på en delad enhet delas direkt med dem kan de dock också ha tillåtelse att kommentera eller redigera filen. De kan inte ladda upp filer till delade enheter, även om de är medlemmar.

Externa delade enheter

Dessa användare kan läggas till som medlemmar på externa delade enheter och ha valfri åtkomstnivå, inklusive Administratör .