התכונה הזו נתמכת במהדורות הבאות: Frontline Plus; Business Starter (למעט מה שמצוין), Business Standard ו-Business Plus; Enterprise Standard ו-Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard ו-Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials ו-Enterprise Essentials Plus; Nonprofits; G Suite Business. השוואה בין המהדורות
כדי ליצור אחסון שיתופי, עוברים לכאן.
אדמינים יכולים לקבוע איך המשתמשים בארגון יכולים ליצור תיקיות באחסון השיתופי ולהשתמש בהן כדי לשתף פעולה ב-Google Drive. הקבצים באחסון השיתופי הם בבעלות הארגון, ולא בבעלות של משתמש ספציפי. ההגדרות האלה נשמרות גם אם האדם שיצר את הקובץ עוזב את הארגון, וכך עוזרות לכם להימנע מאובדן נתונים פוטנציאלי.
כדאי לעודד את המשתמשים להשתמש בתיקיות אחסון שיתופי לתוכן שמיועד לשימוש בכל הארגון או לשימוש צוותי, כמו תוכניות פרויקט, תוצאות מחקר או סיכומי פגישות צוותיות. כדאי שהמשתמשים ישמרו קבצים אישיים ופרטיים, כמו סיכומי פגישות אישיות, הערכות ביצועים ותוכניות לפיתוח קריירה, בתיקייה 'האחסון שלי'.
איך להתחיל
- מידע נוסף על תיקיות אחסון שיתופי ושיטות מומלצות לשימוש בהן זמין במאמר מהן תיקיות אחסון שיתופי?
- איך יוצרים תיקיות אחסון שיתופי ומוסיפים אליהן חברים הערה: תיקיות אחסון שיתופי נוצרות ב-Drive ולא במסוף Admin.
- (אופציונלי, לא זמין ב-Business Starter) כדאי לשקול אם רוצים להגביל את השיתוף עם משתמשים חיצוניים, מבקרים או משתמשים שאינם חברים, ולהגדיר את הרשאות השיתוף שמוגדרות כברירת מחדל לתיקיות אחסון שיתופי.
- איך מוסיפים קבצים ותיקיות לאחסון שיתופי
הגדרה בסיסית
הגדרת המשתמשים שיכולים ליצור תיקיות אחסון שיתופי. במהדורות Google Workspace Business ו-Enterprise, כל המשתמשים יכולים ליצור תיקיות אחסון שיתופי כברירת מחדל. אצל לקוחות Google Workspace for Education, האפשרות ליצור תיקיות אחסון שיתופי מושבתת כברירת מחדל.
הגדרת היחידה הארגונית שאליה ישויכו תיקיות אחסון שיתופי חדשות
כברירת מחדל, תיקיות אחסון שיתופי משויכות ליחידה הארגונית ברמה העליונה, וחלות עליהן מדיניות הנתונים של Drive שמוגדרת ביחידה הארגונית הזו. כדי לקבל שליטה מפורטת יותר, אפשר להקצות אותן ליחידה הארגונית של יוצר האחסון השיתופי או לכל יחידה ארגונית אחרת.
שיתוף מקורות מידע להדרכה למשתמשים.
פריסה וניהול מתקדמים
השלבים האלה עוזרים לכם להבין איך פורסים תיקיות אחסון שיתופי כשצריך להעביר תוכן או לנהל שיתוף.
שלב 1. תכנון העברת תוכן לתיקיות אחסון שיתופי
- אם אתם צריכים להעביר הרבה קבצים ותיקיות לאחסון שיתופי, כדאי לעיין במגבלות על אחסון שיתופי ובשיטות מומלצות להעברה של כמות גדולה של נתונים ב-Google Drive.
- כדי לשמור על מבנה התיקיות מ'האחסון שלי', אדמינים ומשתמשים עם הרשאת מנהל יכולים להעביר תיקיות שבבעלותם או ששותפו איתם לתיקיית אחסון שיתופי. אחרת, חברים באחסון השיתופי עם הרשאת עריכה או הרשאה גבוהה יותר יכולים ליצור תיקיות ולהוסיף קבצים.
- הגדרת המשתמשים שיכולים להעביר קבצים לתיקיות אחסון שיתופי.
שלב 2. הגדרת שיתוף מתקדם בתיקיות אחסון שיתופי, הגנה על נתונים ושמירת נתונים
לא נתמך ב-Business Starter
הגדרת הרשאות השיתוף שמוגדרות כברירת מחדל לתיקיות אחסון שיתופי.
- הגדרת האפשרות לשתף תוכן באחסון השיתופי עם משתמשים חיצוניים או עם אנשים שלא חברים באחסון השיתופי.
- הגדרה של האפשרות שמשתמשים עם הרשאת צפייה והרשאת תגובה יוכלו להוריד, להדפיס ולהעתיק קבצים באחסון השיתופי.
- הגדרת האפשרות אם חברים בתיקיית אחסון שיתופי עם הרשאת ניהול יכולים לשנות את הגדרות ברירת המחדל של השיתוף.
הגדרה אם מנהלי תוכן יכולים לשתף תיקיות.
הערה: הרשאות השיתוף של תיקיות אחסון שיתופי לא מגבילות את המשתמשים שאפשר לשתף איתם את בקשות הטופס ב-Google Forms.
אם הארגון שלכם משתמש בכללים למניעת אובדן נתונים (DLP) ב-Drive, כדאי לבדוק את הכללים ולוודא שהם מתאימים לקבצים בתיקיית האחסון השיתופי. כללי DLP ל-Drive חלים על קבצים בתיקיות אחסון שיתופי לפי יחידה ארגונית. מידע נוסף על DLP ועל האופן שבו מוקצים תיקיות באחסון שיתופי ליחידות ארגוניות.
אם הארגון שלכם משתמש ב-Google Vault כדי לשמור קבצים ב-Google Drive, צריך להגדיר כללי שמירה לקבצים בתיקיות משותפות.
עוד דברים שכדאי לבדוק:
- כשמעבירים קבצים לתיקיות אחסון שיתופי, יכול להיות שהמשתמשים ששותפו איתם הקבצים יאבדו את הגישה. הרשאות השיתוף של תיקיית האחסון השיתופי יכולות לבטל את הרשאות השיתוף של קובץ מסוים. לדוגמה, אם הקובץ שותף עם משתמש חיצוני אבל השיתוף החיצוני לא מותר בתיקיית האחסון השיתופי, המשתמש החיצוני מאבד את הגישה לקובץ.
- אם לחלק מהמשתמשים בארגון יש רישיונות שלא תומכים בתיקיות אחסון שיתופי, כדאי לבדוק איך המשתמשים האלה יכולים לגשת לתוכן בתיקיות אחסון שיתופי.
- אם אתם רוצים לאפשר שיתוף של קבצים ותיקיות עם אנשים שאין להם חשבון Google, אתם יכולים להפעיל את האפשרות 'שיתוף עם משתמש במצב אורח'.
שלב 3. (אופציונלי) יצירת תיקיות אחסון שיתופי והעברת קבצים
אדמינים יכולים ליצור תיקיות אחסון שיתופי בתרחישים הבאים:
- אם אתם בוחרים לאפשר רק לכם ולאדמינים אחרים ליצור תיקיות משותפות ולהעביר קבצים, אתם צריכים להגדיר תיקיות משותפות למשתמשים שלכם.
- אם הארגון שלכם רק מתחיל להשתמש בתיקיות אחסון שיתופי ואתם רוצים ליצור מבנה לתיקיות אחסון שיתופי שנמצאות בשימוש נרחב.
איך יוצרים תיקיות באחסון השיתופי, מוסיפים חברים ומגדירים את רמת הגישה שלהם אם אתם מנהלים של תיקיית האחסון השיתופי, אתם יכולים להוסיף חברים בכתובת drive.google.com. לחלופין, אתם יכולים להוסיף חברים במסוף Admin.
חשוב לדעת: עד שמוסיפים חברים לאחסון השיתופי, רק משתמשים שאיתם הקבצים שותפו ישירות יכולים לגשת לקבצים.
הדרכה למשתמשים
כדי לעזור למשתמשים להפיק את המרב מתיקיות אחסון שיתופי, כדאי לשתף איתם את המקורות הבאים:
- מתחילים לעבוד עם אחסון שיתופי
- עבודה משותפת בתיקיות אחסון שיתופי
- אחסון ושיתוף של קבצים ותיקיות באמצעות תיקיות אחסון שיתופי
גישה למשתמשים עם רישיונות שלא תומכים באחסון שיתופי
הרשאות באחסון שיתופי תלויות במיקום של האחסון השיתופי – בתוך הארגון או מחוצה לו – עבור משתמשים עם הרישיונות הבאים:
- Frontline Starter
- Frontline Standard
- G Suite Basic
- Cloud Identity Free
- Cloud Identity Premium
תיקיות אחסון שיתופי פנימיות
אפשר להוסיף את המשתמשים האלה כחברים באחסון שיתופי, אבל רק עם הרשאות צפייה. אבל אם קובץ באחסון השיתופי שותף איתם ישירות, יכול להיות שגם תהיה להם אפשרות להוסיף הערות לקובץ או לערוך אותו. הם לא יכולים להעלות קבצים לאחסון שיתופי, גם אם הם חברים בו.
תיקיות אחסון שיתופי חיצוניות
אפשר להוסיף את המשתמשים האלה כחברים בתיקיות אחסון שיתופי חיצוניות ולתת להם כל רמת גישה, כולל מנהל.