Reemplazaremos los archivos y las carpetas almacenados en varias carpetas de Google Drive por accesos directos. Antes, los usuarios podían colocar elementos en diferentes ubicaciones, lo que causaba varias carpetas superiores y confusión.
¿Cómo funcionará el reemplazo?
Cuando los elementos se reemplacen por accesos directos, sucederá lo siguiente:
- Quitaremos todas las ubicaciones de los elementos que se encuentren en varias ubicaciones, excepto una, y reemplazaremos los elementos quitados con accesos directos.
- La decisión del reemplazo se basará en la propiedad de los archivos y las carpetas originales. Además, se considerará el acceso y la actividad en todas las demás carpetas para garantizar que la colaboración se vea afectada lo menos posible.
- El proceso de reemplazo no cambiará la propiedad ni los permisos de uso compartido de los archivos y las carpetas.
- El proceso es automático y no requiere ninguna acción por parte de usted ni de sus usuarios.
Hay un registro de los eventos cuando Drive mueve elementos y crea accesos directos en los eventos de registro de Drive.
¿Cuándo se reemplazará el contenido?
Todas las organizaciones de Google Workspace pasarán por el proceso de reemplazo. Unas semanas antes de que reemplacemos los elementos por accesos directos, enviaremos un correo electrónico a los administradores y mostraremos banners en Drive para todos los usuarios. Antes del reemplazo, como administrador, puedes controlar cuándo crear accesos directos en carpetas compartidas. Después del reemplazo, los usuarios podrán mover un elemento a una nueva ubicación o agregar un acceso directo en una nueva ubicación.
¿Cómo afecta el reemplazo al acceso y la visibilidad de los elementos?
- Los usuarios que tenían acceso a un elemento antes del reemplazo podrán seguir accediendo a él después de que los elementos se reemplacen por accesos directos.
- Cualquier persona que tenga acceso a una carpeta obtendrá accesos directos en ella, incluso si no tiene acceso al elemento individual de la carpeta. Sin embargo, puedes controlar cuándo crear accesos directos con la configuración anterior. Consulta la tabla anterior para ver los elementos que debes tener en cuenta antes de aplicar la configuración.
- Los usuarios que no tenían acceso a un elemento no podrán abrirlo, incluso si tienen el acceso directo.
- Si eliges crear accesos directos solo para tu dominio o dominios de confianza, es posible que los usuarios externos obtengan accesos directos a archivos que no tenían antes. Por ejemplo, si se compartió una carpeta con un grupo que tiene un usuario externo o si se compartió una carpeta superior con un usuario externo, es posible que ese usuario vea accesos directos a elementos que no se compartieron directamente con él.
- Si un usuario cambia los permisos de acceso de una carpeta al mismo tiempo que se realiza el proceso de reemplazo, este último tendrá prioridad. Es posible que no se implementen por completo los cambios de acceso para los elementos que ahora tienen accesos directos en esa carpeta.