Nous remplaçons progressivement par des raccourcis les fichiers et dossiers présents dans plusieurs emplacements de Google Drive. Jusqu'ici, les utilisateurs pouvaient placer un même élément en différents endroits, mais la multitude de dossiers parents était source de confusion.
Comment fonctionne le remplacement ?
Lorsque des éléments sont remplacés par des raccourcis :
- Nous ne gardons qu'un seul des éléments actuellement stockés en différents endroits, et nous remplaçons les éléments supprimés par des raccourcis.
- Le remplacement sera décidé en fonction du propriétaire d'origine des fichiers et dossiers, et la décision tiendra également compte des accès et des activités liés aux autres dossiers parents, afin d'éviter au maximum d'interrompre la collaboration.
- Le remplacement ne modifie ni la propriété des fichiers et dossiers, ni les autorisations de partage associées.
- Le processus est automatique et ne nécessite aucune intervention de votre part ni de la part de vos utilisateurs.
Un enregistrement des événements est consigné lorsque Drive déplace des éléments et crée des raccourcis dans les événements de journaux Drive.
Quand le remplacement aura-t-il lieu ?
Toutes les organisations Google Workspace procéderont au remplacement. Quelques semaines avant de remplacer les éléments par des raccourcis, nous enverrons un e-mail aux administrateurs et afficherons des bannières dans Drive à l'attention de tous les utilisateurs. Avant le remplacement, en tant qu'administrateur, vous pouvez définir quand créer des raccourcis dans les dossiers partagés. Après le remplacement, les utilisateurs pourront déplacer un élément dans un nouvel endroit ou ajouter un raccourci dans un nouvel emplacement.
En quoi le remplacement affecte-t-il l'accès aux éléments et leur visibilité ?
- Les utilisateurs qui avaient accès à un élément avant le remplacement pourront toujours y accéder une fois qu'il aura été remplacé par un raccourci.
- Tous les utilisateurs ayant accès à un dossier disposeront de raccourcis dans ce dossier, même s'ils n'ont pas accès à l'élément spécifique qui s'y trouve. Cependant, vous pouvez définir quand créer des raccourcis à l'aide des paramètres susmentionnés. Consultez le tableau ci-dessus pour déterminer les éléments dont vous devrez tenir compte avant d'appliquer les paramètres.
- Les utilisateurs qui n'avaient pas accès à un élément ne peuvent pas l'ouvrir, même s'ils disposent du raccourci.
- Si vous choisissez de créer des raccourcis uniquement pour votre domaine ou des domaines de confiance, les utilisateurs externes pourront obtenir des raccourcis vers des fichiers auxquels ils n'avaient pas accès auparavant. Par exemple, si un dossier a été partagé avec un groupe incluant un utilisateur externe, ou si un dossier parent a été partagé avec un utilisateur externe, cet utilisateur peut voir des raccourcis pour des éléments qui n'ont pas été partagés directement avec lui.
- Si un utilisateur modifie les autorisations d'accès à un dossier au moment où survient le processus de remplacement, celui-ci est prioritaire. Les modifications d'accès apportées à des éléments pour lesquels des raccourcis ont été créés dans ce dossier pourront ne pas être entièrement appliquées.