Como administrador de Gmail, puedes configurar una solución de archivado de terceros para archivar mensajes en diarios de Gmail. Esta solución puede ser útil para lo siguiente:
- Cumplir con los requisitos de correo electrónico, como la regla 17a-4 de la SEC
- Seguir utilizando una solución de archivado de terceros
- Permitir que los usuarios accedan a los archivos
Cómo funciona la integración
Para integrar Gmail con una solución de archivado de terceros, especifica una dirección de correo electrónico a la que se reenvíen los mensajes en diarios. Si especificas más de una dirección de correo electrónico, los mensajes de diario se envían a todas las direcciones de correo electrónico.
Te recomendamos que configures el cumplimiento de TLS cuando uses una solución de archivado de terceros. Esto garantiza que Gmail requiera la encriptación TLS cuando envíe correos electrónicos a la solución de archivado de terceros.
Configura una solución de archivado de terceros
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En la Consola del administrador de Google, ve a Menú
Apps
Google Workspace
Gmail
Enrutamiento.Se debe tener el privilegio de administrador de configuración de Gmail.
- (Opcional) A la izquierda, selecciona la organización.
- En Enrutamiento, desplázate hasta Archivo de correos electrónicos externos o, en el campo de búsqueda, ingresa Archivo de correos electrónicos externos.
- Ingresa la dirección de correo electrónico a la que quieres enviar los mensajes del diario.
- Haz clic en Agregar parámetros.
- En la parte inferior, haz clic en Guardar.
Cómo se administran los mensajes
Versiones de los mensajes que se registran
Importante: Los mensajes registrados no están exentos de las políticas de Gmail que rechazan los mensajes que contienen posibles virus y software dañino. Para obtener más información, consulta Tipos de archivo que bloquea Gmail.
- Mensajes entrantes: La versión del mensaje recibido por el usuario es la que se registra. Por ejemplo, si se activa una política de cumplimiento de contenido y se quita el archivo adjunto, la copia del diario no tendrá el archivo adjunto.
- Mensajes salientes: Se registra la versión del mensaje enviado por el usuario. Por ejemplo, si se activa una política de cumplimiento de contenido y se quita el archivo adjunto, la copia del diario conservará el archivo adjunto.
- Mensajes internos: En el caso de los mensajes enviados dentro de tu dominio, actúa como un mensaje entrante para el destinatario y un mensaje saliente para el remitente.
Mensajes que se envían a las cuarentenas de administrador
- Mensajes entrantes: Si se envía un mensaje entrante a las cuarentenas del administrador, la copia del diario no se envía hasta que se libere el mensaje de la cuarentena. Si se rechaza un mensaje en cuarentena, el usuario nunca lo verá y, por lo tanto, no se archivará.
- Mensajes salientes: Si se envía un mensaje saliente a las cuarentenas del administrador, se envía una copia de registro cuando el usuario hace clic en Enviar, independientemente de si el mensaje está en cuarentena.
Mensajes con varios destinatarios
A veces, cuando se envía un mensaje a varios destinatarios, un grupo puede recibir una versión diferente de los mensajes debido a las políticas de cumplimiento o enrutamiento.
- Mensajes entrantes: Se envía una copia de diario independiente con la versión del mensaje pertinente para cada destinatario. Para determinar si varios destinatarios recibieron el mismo mensaje, la solución de archivado debe usar la lógica de anulación de duplicación.
- Mensajes salientes: Se registra la copia que envía el remitente.
- Mensajes internos: Los destinatarios internos permanecerán en el mensaje. Aunque es posible que algunos destinatarios internos no reciban el mensaje debido al cumplimiento del contenido o a otras políticas, se captura la entrega a algunos o a todos los destinatarios.
Mensajes con destinatarios no reconocidos
No se envían registros de diario para los mensajes recibidos de destinatarios no reconocidos. Para registrar un diario de un usuario en particular, este debe estar registrado.
Mecanismo de reintento para los códigos de error de SMTP
Si un mensaje no se entrega correctamente a la dirección de registro y el host del protocolo de transferencia simple de correo electrónico (SMTP) devuelve un error temporal (4xx), Gmail intenta volver a enviar los mensajes durante 8 días. Si el host SMTP devuelve un error permanente (5xx), Gmail no intenta volver a enviar el mensaje.
Consideraciones de seguridad
Te recomendamos que configures el archivo de terceros para que rechace los mensajes que no estén firmados con el Convenio de remitentes (SPF) ni con DomainKeys Identified Mail (DKIM). Google usa la firma DKIM de 2 maneras:
- Clave de Google en nombre del cliente (si el cliente no la configuró)
- Clave del cliente
Te recomendamos que configures el cumplimiento de TLS para proteger la conexión con las soluciones de archivado de terceros.