Как администратор Google Workspace, вы можете использовать настройку автоматического удаления электронных писем и сообщений в чате для управления хранением сообщений для сотрудников вашей организации. Вы можете установить количество дней, в течение которых сообщения хранятся в почтовом ящике пользователя, и создать параметры, которые:
- По истечении срока хранения перемещайте сообщения в корзину или удаляйте их навсегда.
- Сохраняйте сообщения, имеющие определенные метки.
- Удаляйте сообщения автоматически или позвольте пользователям управлять процессом удаления сообщений.
Настройка автоматического удаления сообщений электронной почты и чата предназначена только для хранения сообщений в Gmail и Classic Hangouts (устаревшая функция). Чтобы управлять хранением сообщений в Google Chat, перейдите на страницу «Автоматическое удаление сообщений чата для вашей организации» .
Управление хранилищем сообщений с помощью Vault.
Если вам необходимо автоматическое удаление всех учетных записей и сообщений, например, в юридических целях или для соблюдения нормативных требований, используйте Google Vault вместо настройки автоматического удаления электронной почты и чатов . Google рекомендует использовать либо настройку автоматического удаления, либо Vault для управления сроком хранения сообщений, но не оба варианта одновременно. Подробнее см. на странице часто задаваемых вопросов о сроке хранения в Vault .
Как применяются настройки автоматического удаления
В этом разделе описывается, как обрабатываются сообщения с помощью настройки автоматического удаления электронных писем и сообщений в чате :
Данная настройка применяется к электронным письмам во входящих сообщениях пользователя, к архивированным сообщениям и к сообщениям, добавленным с помощью API Gmail .
Если в соответствии с настройками сохраняется хотя бы одно сообщение в переписке, то сохраняются и все сообщения в этой переписке. Это происходит независимо от того, включен или выключен режим просмотра переписки .
Данная настройка не распространяется на сообщения в папке «Корзина» . Сообщения в корзине удаляются безвозвратно через 30 дней.
Данная настройка регулярно применяется к сообщениям по расписанию. Поэтому, когда заканчивается период хранения, сообщения могут быть удалены не сразу. Они удаляются при следующем применении настройки.
Для определения момента удаления сообщений используется дата и время получения сообщения почтовым клиентом Gmail. Для сообщений, перенесенных в Gmail или полученных Gmail из почтового ящика POP или IMAP, используется заголовок Date: или атрибут внутренней даты IMAP.
Включить автоматическое удаление сообщений
В консоли администратора Google перейдите в меню.
Приложения Google Workspace Гмайл Согласие .Для этого требуются права администратора в настройках Gmail .
- Слева выберите организацию верхнего уровня, как правило, это ваш домен.
- Прокрутите страницу до раздела «Автоматическое удаление электронных писем и сообщений чата» и выберите «Автоматически удалять электронные письма и сообщения чата старше указанного количества дней» .
- Введите количество дней, в течение которых вы хотите хранить сообщения. Например, введите 45 , чтобы удалить сообщения старше 45 дней. Минимальное значение — 30 .
- В разделе «Как обрабатывать автоматически удаляемые сообщения» выберите один из следующих вариантов обработки удаленных сообщений:
- Переместите сообщения в папку «Корзина». Сообщения остаются в корзине еще 30 дней, после чего удаляются. Это дополнительное время позволит вам восстановить сообщения, удаленные по ошибке.
- Удалять сообщения безвозвратно : Сообщения не попадают в корзину и удаляются навсегда по истечении указанного количества дней. Восстановить безвозвратно удаленные сообщения невозможно.
- (Необязательно) Чтобы исключить сообщения с определенными метками из автоматического удаления, введите список названий меток, разделенных запятыми, в поле «Не удалять автоматически сообщения со следующими метками» . Сообщите эти метки сотрудникам вашей организации, чтобы они могли создать такие же метки для сообщений, которые хотят сохранить. Узнайте, как создавать метки для организации Gmail .
- Внизу страницы нажмите «Сохранить» .