ในฐานะผู้ดูแลระบบ Google Workspace คุณสามารถใช้การตั้งค่าการลบอีเมลและแชทโดยอัตโนมัติเพื่อจัดการพื้นที่เก็บข้อความสำหรับผู้ใช้ในองค์กรได้ คุณสามารถกำหนดจำนวนวันที่ข้อความจะอยู่ในกล่องจดหมายของผู้ใช้ และสร้างการตั้งค่าที่จะดำเนินการต่อไปนี้
- ย้ายข้อความไปยังถังขยะหรือลบแบบถาวรเมื่อหมดเวลาเก็บ
- เก็บข้อความที่มีป้ายกำกับที่ต้องการ
- ลบข้อความโดยอัตโนมัติหรือให้ผู้ใช้ลบด้วยตนเอง
การตั้งค่าการลบอีเมลและแชทอัตโนมัติใช้สำหรับการจัดเก็บข้อความใน Gmail และ Hangouts แบบคลาสสิก (เลิกใช้งานแล้ว) เท่านั้น หากต้องการจัดการพื้นที่เก็บข้อมูลข้อความ Google Chat ให้ไปที่หัวข้อลบข้อความ Chat ขององค์กรโดยอัตโนมัติ
จัดการพื้นที่เก็บข้อมูลข้อความด้วยห้องนิรภัย
หากคุณต้องการใช้การลบอัตโนมัติกับบัญชีและข้อความทั้งหมด เช่น เพื่อวัตถุประสงค์ทางกฎหมายหรือการปฏิบัติตามข้อกำหนด โปรดใช้ Google ห้องนิรภัยแทนการตั้งค่าการลบอีเมลและแชทโดยอัตโนมัติ Google ขอแนะนำให้ใช้การตั้งค่าการลบอัตโนมัติหรือห้องนิรภัยเพื่อจัดการการเก็บรักษาข้อความอย่างใดอย่างหนึ่งเท่านั้น ไม่ใช่ทั้งสองอย่าง ดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่หน้าคำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการเก็บรักษาของห้องนิรภัย
การใช้การตั้งค่าการลบอัตโนมัติ
ส่วนนี้จะอธิบายวิธีจัดการข้อความด้วยการตั้งค่าการลบอีเมลและแชทอัตโนมัติ
การตั้งค่านี้จะมีผลกับข้อความอีเมลในกล่องจดหมายของผู้ใช้ ข้อความที่เก็บถาวร และข้อความที่เพิ่มด้วย Gmail API
เมื่อมีการเก็บรักษาข้อความในการสนทนาอย่างน้อย 1 ข้อความตามการตั้งค่า ข้อความทั้งหมดในการสนทนานั้นจะได้รับการเก็บรักษาด้วย ไม่ว่าจะเปิดหรือปิดมุมมองการสนทนาก็ตาม
การตั้งค่าจะไม่มีผลกับข้อความในโฟลเดอร์ถังขยะ ข้อความในถังขยะจะถูกลบออกอย่างถาวรหลังจากผ่านไป 30 วัน
การตั้งค่าจะมีผลกับข้อความตามกำหนดการเป็นประจำ ดังนั้นเมื่อสิ้นสุดระยะเวลาการเก็บ ระบบอาจจะไม่นําข้อความออกทันที ระบบจะนำออกในครั้งถัดไปที่มีการใช้การตั้งค่า
การตั้งค่าจะใช้วันและเวลาที่ Gmail ได้รับข้อความเป็นตัวกำหนดเวลาลบข้อความ สำหรับข้อความที่ย้ายไปยัง Gmail หรือที่ Gmail ได้รับจากกล่องจดหมาย POP หรือ IMAP การตั้งค่าจะใช้ส่วนหัว "วันที่:" หรือแอตทริบิวต์ "วันที่ภายใน" ของ IMAP
เปิดการลบข้อความอัตโนมัติ
-
ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู
แอปGoogle WorkspaceGmailการปฏิบัติตามข้อกำหนด - เลือกองค์กรระดับบนสุดจากทางซ้าย ซึ่งโดยปกติแล้วจะเป็นโดเมนของคุณ
- เลื่อนไปที่การตั้งค่าการลบอีเมลและแชทอัตโนมัติ แล้วเลือกลบข้อความอีเมลและแชทที่เก่ากว่าจำนวนวันที่ระบุโดยอัตโนมัติ
- ป้อนจำนวนวันที่ต้องการจัดเก็บข้อความไว้ เช่น ป้อน 45 เพื่อลบข้อความที่เก่ากว่า 45 วัน คุณต้องป้อนจำนวน 30 วันเป็นอย่างน้อย
- ในส่วน "วิธีจัดการข้อความที่ลบโดยอัตโนมัติ" ให้เลือกตัวเลือกสำหรับข้อความที่ถูกลบ ดังนี้
- ย้ายข้อความไปยังโฟลเดอร์ถังขยะ ข้อความจะอยู่ในถังขยะอีก 30 วันก่อนที่ระบบจะลบข้อความออก ซึ่งในช่วงระยะเวลานี้ คุณสามารถกู้คืนข้อความที่อาจลบโดยไม่ได้ตั้งใจได้
- ลบข้อความอย่างถาวร: ข้อความจะไม่เข้าไปอยู่ในถังขยะและจะลบออกอย่างถาวรเมื่อครบตามจำนวนวันที่กำหนดไว้ คุณจะไม่สามารถกู้คืนข้อความที่ลบออกถาวรได้
- (ไม่บังคับ) หากต้องการยกเว้นข้อความที่มีป้ายกำกับบางรายการจากการลบอัตโนมัติ ให้ป้อนรายการชื่อป้ายกำกับที่คั่นด้วยคอมมาในส่วนไม่ต้องลบข้อความอัตโนมัติสำหรับข้อความที่มีป้ายกำกับต่อไปนี้ แจ้งให้คนในองค์กรทราบว่ามีการใช้ป้ายกำกับนี้ เพื่อให้ผู้ใช้สร้างป้ายกำกับเดียวกันและใช้กับข้อความที่ต้องการเก็บไว้ ดูวิธีสร้างป้ายกำกับเพื่อจัดระเบียบ Gmail
- คลิกบันทึกที่ด้านล่างของหน้า