作为 Google Workspace 管理员，您可以使用自动删除电子邮件和聊天消息设置来管理组织中用户的邮件/聊天消息存储空间。您可以设置邮件/聊天消息在用户邮箱中保留的天数，并创建以下设置：
- 将超过存储期限的邮件/聊天消息移至“已删除邮件”或将其永久删除。
- 保留带有特定标签的邮件/聊天消息。
- 自动删除邮件/聊天消息，或让用户自行管理邮件/聊天消息删除操作。
自动删除电子邮件和聊天消息设置仅适用于 Gmail 和传统版 Hangouts（已弃用）邮件/聊天消息存储。如需管理 Google Chat 消息存储空间，请参阅自动删除贵组织的 Chat 消息。
使用保险柜管理消息存储
如果您出于法律或法规遵从等目的需要为所有账号和消息启用自动删除功能，请改为使用 Google 保险柜，而不是自动删除电子邮件和聊天消息设置。Google 建议您使用自动删除设置或保险柜来管理消息保留期限，但不要同时使用这两者。如需了解详情，请参阅保险柜保留常见问题解答页面。
“自动删除”设置的应用方式
本部分介绍了如何使用自动删除电子邮件和聊天消息设置来管理邮件/聊天消息：
该设置适用于用户收件箱中的电子邮件、已归档的邮件/聊天消息以及使用 Gmail API 添加的邮件/聊天消息。
如果某个会话中至少有一封邮件/一条聊天消息是按设置保留的，那么系统会保留该会话中的所有邮件/聊天消息。无论会话视图处于开启还是关闭状态，都会出现这种情况。
此设置不适用于已删除邮件文件夹中的邮件/聊天消息。“已删除邮件”中的邮件会在 30 天后永久删除。
系统会定期按计划为邮件/聊天消息应用此设置。因此，存储期限结束后，系统可能不会立即移除邮件/聊天消息。下次应用设置时，这些数据就会被移除。
为了确定何时删除邮件，此设置会使用 Gmail 收到邮件的时间。对于迁移到 Gmail 的邮件或 Gmail 从 POP 或 IMAP 邮箱收到的邮件，该设置会使用 Date: 标头或 IMAP 内部日期属性。
开启消息自动删除功能
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在 Google 管理控制台中，依次点击“菜单”图标
应用Google WorkspaceGmail法规遵从。需要拥有“Gmail 设置”管理员权限。
- 在左侧，选择您的顶级组织（通常是您的网域）。
- 滚动到自动删除电子邮件和聊天消息设置，然后选择自动删除超过特定天数的电子邮件和聊天消息。
- 输入邮件/聊天消息的储存天数。例如，输入 45 以删除 45 天前的邮件/聊天消息。最小值为 30。
- 在“如何处理自动删除的邮件/聊天消息”下，选择一个用于处理已删除邮件/聊天消息的选项：
- 将邮件/聊天消息移到“已删除邮件”文件夹。邮件/聊天消息在“已删除邮件”文件夹中保留超过 30 天，才会被删除。您可以在这段额外的时间内恢复意外删除的任何邮件/聊天消息。
- 永久删除邮件/聊天消息：超过指定的保留天数后，系统就会永久删除邮件/聊天消息（而不是将其移至“已删除邮件”）。您无法找回已永久删除的邮件/聊天消息。
- （可选）如要将带有特定标签的邮件/聊天消息从自动删除对象中排除，请在不要自动删除具有以下标签的邮件/聊天消息下方输入标签名称列表（以英文逗号分隔）。向贵组织中的人员介绍这些标签，以便他们使用相同的标签保存邮件/聊天消息。了解如何创建标签来整理 Gmail。
- 点击页面底部的保存。