Este artículo está destinado a los administradores de Google Workspace que desean configurar la delegación de Gmail para una organización. Para agregar delegados a tu propia cuenta de Gmail, visita Cómo delegar y colaborar en correos electrónicos.
Como administrador de tu organización (por ejemplo, tu trabajo o institución educativa), controlas si los usuarios pueden delegar el acceso a sus cuentas de Gmail. Puedes permitir que todos tengan la opción de delegar su cuenta. O bien, solo permite que las personas de ciertos departamentos configuren la delegación. Por ejemplo, puedes hacer lo siguiente:
- Agrega un asistente administrativo como delegado en tu cuenta de Gmail para que pueda leer y enviar correos electrónicos en tu nombre.
- Agrega un grupo, como tu departamento de ventas, en Grupos como delegado para que todos tengan acceso a una cuenta de Gmail.
Los usuarios solo pueden delegar el acceso a otro usuario de la misma organización, independientemente de su dominio o unidad organizativa.
Límites y restricciones de delegación
- Opción Permitir a los usuarios que otorguen acceso al buzón a un grupo de Google: Para usar esta opción, debe estar habilitada para la UO de la cuenta delegada y para la UO de cada miembro del grupo. Los miembros del grupo que pertenecen a una OU sin esta opción habilitada no pueden acceder a la cuenta delegada.
- Con un uso habitual, 40 usuarios delegados pueden acceder a una cuenta de Gmail al mismo tiempo. El uso superior al promedio por parte de uno o más delegados podría reducir esta cantidad.
- Los procesos automatizados que acceden con frecuencia a Gmail también pueden causar que se reduzca la cantidad de delegados que pueden acceder a una cuenta al mismo tiempo. Estos procesos incluyen APIs o extensiones del navegador que acceden a Gmail con frecuencia.
- Una sola cuenta de Gmail admite hasta 1,000 delegados únicos. Un grupo en Grupos cuenta como un delegado para el límite.
- El autocompletado no está disponible para los usuarios delegados cuando usan la barra de búsqueda de Gmail en la cuenta delegada.
- La delegación no aumenta los límites de una cuenta de Gmail. Las cuentas de Gmail con usuarios delegados tienen los límites y las políticas estándar de las cuentas de Gmail. Para obtener más información, consulta Límites y políticas de Gmail.
Activa la delegación de Gmail para tus usuarios
Antes de comenzar: Si necesitas establecer un departamento o equipo para este parámetro de configuración, consulta Cómo agregar una unidad organizativa.
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En la Consola del administrador de Google, ve a Menú
Apps Google Workspace Gmail Configuración del usuario.Es necesario tener el privilegio de administrador de configuración de Gmail.
- (Opcional) Para aplicar el parámetro de configuración a un departamento o equipo, en el costado, selecciona una unidad organizativa.
- Haz clic en Delegación del correo electrónico.
- Marca la opción Permitir que los usuarios deleguen el acceso a sus buzones a otros usuarios del dominio.
- (Opcional) Para permitir que los usuarios especifiquen qué información del remitente se incluye en los mensajes delegados que se envían desde su cuenta, marca la casilla Permitir que los usuarios personalicen este parámetro de configuración.
- Selecciona una opción para la información del remitente predeterminado que se incluye en los mensajes enviados por los delegados:
- Mostrar al propietario de la cuenta y al delegado que envió el correo electrónico: Los mensajes incluyen las direcciones de correo electrónico del propietario de la cuenta de Gmail y del delegado.
- Muestra solo al propietario de la cuenta: Los mensajes incluyen la dirección de correo electrónico solo del propietario de la cuenta de Gmail. No se incluye la dirección de correo electrónico del delegado.
- (Opcional) Para permitir que los usuarios agreguen un grupo en Grupos como delegado, marca la casilla Permitir a los usuarios que otorguen acceso al buzón a un grupo de Google.
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Haz clic en Guardar. También puedes hacer clic en Anular para una unidad organizativa.
Para restablecer después el valor heredado, haz clic en Heredar.
- Para activar la delegación de Gmail en otras unidades organizativas, repite los pasos del 3 al 9 (opcional).
Permitir que los usuarios configuren delegados para sus cuentas
Después de que actives la delegación, los usuarios deberán ir a la configuración de Gmail para asignar delegados. Luego, los delegados pueden leer, enviar y recibir mensajes en nombre del usuario.
Para obtener más información, dirige a los usuarios a Delega correo electrónico y colabora en él.
Cómo desactivar la delegación de Gmail
Estos pasos desactivan la delegación de Gmail para los usuarios de tu organización. Para quitar un delegado de tu cuenta, ve aquí.
Cuando desactivas la delegación, se desactivan todas las relaciones de delegación de tu organización, pero no se borran. Si vuelves a habilitar la delegación, las relaciones de delegación anteriores se activarán de inmediato.
Antes de comenzar: Si necesitas establecer un departamento o equipo para este parámetro de configuración, consulta Cómo agregar una unidad organizativa.
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En la Consola del administrador de Google, ve a Menú
Apps Google Workspace Gmail Configuración del usuario.Es necesario tener el privilegio de administrador de configuración de Gmail.
- (Opcional) Para aplicar el parámetro de configuración a un departamento o equipo, en el costado, selecciona una unidad organizativa.
- Haz clic en Delegación del correo electrónico.
- Desmarca la casilla Permitir que los usuarios deleguen el acceso a sus buzones a otros usuarios del dominio.
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Haz clic en Guardar. También puedes hacer clic en Anular para una unidad organizativa.
Para restablecer después el valor heredado, haz clic en Heredar.
- Para desactivar la delegación de Gmail en otras unidades organizativas, repite los pasos del 3 al 6 (opcional).
Administra la delegación en toda tu organización
Los desarrolladores de organizaciones grandes pueden usar la API de Gmail para administrar los delegados de cualquier cuenta de su organización (se requieren conocimientos de programación). Para obtener más información, consulta Cómo administrar delegados.