Ta funkcja jest obecnie dostępna w usługach Dysk Google i Dokumenty oraz w Google Chat.
Ta funkcja jest dostępna w tych wersjach: (Dysk, Dokumenty i Chat) Frontline Plus, Business Plus, Enterprise Standard i Enterprise Plus, Education Standard i Education Plus oraz Enterprise Essentials i Enterprise Essentials Plus. (Tylko Dysk i Dokumenty) Business Standard; Nonprofits; G Suite Business. Porównanie wersji
Grupy odbiorców to określone grupy osób – na przykład działy lub zespoły. Możesz polecać je użytkownikom, aby udostępniali im swoje elementy. Grupy te możesz dodać w usłudze Google (takiej jak Dysk Google lub Google Chat) do dotyczących użytkowników ustawień udostępniania, aby zachęcić ich do udostępniania elementów konkretnym odbiorcom lub ograniczonej ich grupie, a nie całej organizacji.
Dlaczego warto korzystać z grup odbiorców
Grupy odbiorców to kolejny sposób udostępniania elementów przez użytkowników, będący alternatywą dla udostępniania elementów całej organizacji oraz bezpośrednio konkretnym użytkownikom i grupom. Grupy odbiorców polecane przez administratora umożliwiają:
- Poprawę bezpieczeństwa i prywatności danych – grupy odbiorców dają użytkownikom większą kontrolę nad tym, jak szeroko chcą udostępniać swoje elementy. Pozwalają ograniczyć ryzyko przypadkowego udostępnienia plików, pokoi Google Chat lub innych należących do użytkowników elementów niewłaściwym osobom, a tym samym zwiększyć zarówno bezpieczeństwo danych powiązanych z organizacją, jak i ochronę prywatności danych użytkownika.
- Łatwiejsze i celniejsze udostępnianie – grupy odbiorców ograniczają potrzebę wpisywania grup i konkretnych użytkowników podczas udostępniania elementów i odpowiadania na prośby o dostęp. Za sprawą grup odbiorców użytkownicy mogą w prosty sposób zwiększyć dostęp do elementów, a dzięki temu, że odbiorcy są zatwierdzeni przez administratora, nie muszą martwić się o bezpieczeństwo. Dodatkowo udostępnienie elementów grupie docelowych odbiorców nie powoduje wysłania powiadomień do jej członków, dzięki czemu ten sposób udostępniania jest dogodniejszy przy szerszej rzeszy odbiorców.
Dostępność grup odbiorców
Grupy odbiorców są obecnie dostępne tylko :
W kolejnych wersjach funkcja ta będzie dostępna w innych usługach Google.
*Edytory Dokumentów obejmują Dokumenty, Arkusze, Prezentacje, Vids, Formularze i Witryny.
Przykład działania: Dysk
Grupy odbiorców ułatwiają użytkownikom odpowiednie udostępnianie elementów. Załóżmy na przykład, że chcesz utworzyć docelowych odbiorców dla 3 regionalnych zespołów sprzedaży w firmie, aby ich członkowie mogli łatwiej udostępniać pliki Dysku za pomocą linków sobie nawzajem, ale nie całej firmie.
Omówienie: konfigurowanie grup odbiorców
- Utwórz docelowych odbiorców
Zacznij od określenia nazwy i dodania opisu grupy. W tym przykładzie możesz nazwać grupę odbiorców „Zespoły sprzedaży” i dodać opis typu „Zawiera członków wszystkich regionalnych zespołów sprzedaży”. Twoje zespoły sprzedaży zobaczą nazwę i opis w ustawieniach udostępniania Dysku. Więcej informacji znajdziesz w artykule Tworzenie docelowych odbiorców.
- Dodaj członków do docelowych odbiorców
Jako członków możesz dodawać grupy lub poszczególnych użytkowników. W tym przykładzie jako członków dodasz wszystkie grupy regionalnych zespołów sprzedaży. Więcej informacji znajdziesz w artykule Dodawanie i usuwanie członków grup odbiorców.
- Zastosuj grupy odbiorców do usługi Google
W tym przykładzie otworzysz ustawienia udostępniania Dysku w konsoli administracyjnej i wybierzesz nadrzędną jednostkę organizacyjną dla zespołów sprzedaży, aby utworzyć zasadę. Dla utworzonej zasady wybierz grupę docelowych odbiorców „Zespoły sprzedaży” i przeciągnij grupę na pozycję głównej (domyślnej) opcji udostępniania plików na Dysku. Więcej informacji znajdziesz w artykule Ustawianie grup odbiorców w usłudze Google.
Wpływ ustawień na interfejs udostępniania linku przez użytkownika
Gdy użytkownik uwzględniony w zasadzie docelowych odbiorców spróbuje udostępnić plik na Dysku, główni docelowi odbiorcy – w tym przypadku „Zespół sprzedaży” – wyświetlą się jako pierwsza opcja udostępniania linków w sekcji „Pobierz link” okna udostępniania pliku:
Użytkownicy będą zachęcani do udostępnienia linku grupie odbiorców „Zespół sprzedaży”. Nadal jednak będą mieli możliwość udostępniania go innym dostępnym grupom odbiorców lub bezpośrednio konkretnym użytkownikom lub grupom.
Użytkownicy mogą też ograniczyć możliwość wyszukiwania plików tylko do członków grupy docelowych odbiorców. W tym celu muszą wybrać odpowiednią opcję w ustawieniach linku:
Zanim zaczniesz
Ważne informacje o grupach odbiorców
Opcje udostępniania dla użytkowników bez obsługiwanej wersji usługi
Gdy tworzysz docelowych odbiorców w konsoli administracyjnej, możesz dodawać do niej tylko użytkowników, którzy mają wersję Google Workspace obsługującą docelowych odbiorców.
Gdy użytkownik bez obsługiwanej wersji usługi spróbuje udostępnić plik na Dysku, nie zobaczy jako opcji udostępniania utworzonej przez Ciebie grupy odbiorców. Będzie widzieć tylko użytkowników z całej organizacji. Domyślną opcją udostępniania w przypadku użytkowników, którzy nie mają obsługiwanej wersji usługi, jest główna grupa odbiorców (obejmuje wszystkich użytkowników w organizacji).
Czym różnią się grupy odbiorców od innych grup
- Grup odbiorców możesz używać tylko jako opcji udostępniania w ustawieniach udostępniania użytkowników w usłudze Google, na przykład opcji udostępniania linków na Dysku. W odróżnieniu od innych typów grup, które można tworzyć, grup odbiorców nie można używać do żadnych innych celów, takich jak listy adresowe, fora czy konfigurowanie dostępu do usług.
- Nie możesz używać grup odbiorców jako członków innych grup ani grup odbiorców.
- Dla grup odbiorców nie można określić właścicieli ani bezpośrednio ustawić opcji dostępu do grupy.
- Użytkownicy nie mogą tworzyć ani zmieniać grup odbiorców.
- Grupy odbiorców lepiej nadają się do udostępniania szerszemu gronu użytkowników niż zwykłe grupy. Przeczytaj sekcję Dlaczego warto korzystać z grup odbiorców powyżej.
Typy grup, które można dodawać jako członków docelowych odbiorców
Jako członków docelowych odbiorców możesz użyć grup dowolnego typu, takich jak:
- grupy utworzone przez administratorów – np. grupy zabezpieczeń i grupy dynamiczne (jeśli są dostępne w używanej wersji Google Workspace);
- grupy utworzone przez użytkowników bez uprawnień administratora, w tym grupy utworzone przez użytkowników w Twojej organizacji lub poza nią.
Uwaga: obecnie pokoje Google Chat, do których użytkownik może dołączać, lub pokoje otwarte nie mogą zawierać użytkowników zewnętrznych. Jeśli użytkownik udostępni pokój, do którego użytkownik może dołączać, lub pokój otwarty grupie odbiorców, do której należą użytkownicy zewnętrzni, nie będą oni mieli do niego dostępu.
Wskazówki na temat korzystania z różnych typów grup znajdziesz w artykule Sprawdzone metody wdrażania grup odbiorców.
Którzy użytkownicy mogą przeglądać szczegóły grupy odbiorców
Nazwa i opis grupy odbiorców są widoczne w ustawieniach udostępniania usługi Google dla:
- użytkowników w organizacji, do których zostały zastosowane zasady z docelowymi odbiorcami;
- członków grupy docelowych odbiorców po udostępnieniu im danego elementu.
Ważne (dotyczy tylko Dysku): jeśli członkowie pochodzą spoza Twojej organizacji, będą mogli zobaczyć szczegóły grupy odbiorców, gdy zezwolisz użytkownikom na udostępnianie elementów usługi Google poza organizację. W takim wypadku pamiętaj, aby nazwa i opis grupy odbiorców nie zawierały poufnych informacji;
- (Dysk Google) każdej osoby z uprawnieniami komentującego lub edytującego do pliku z wybranymi docelowymi odbiorcami, nawet jeśli nie należy do tej grupy.
Uwaga: grupy odbiorców w usłudze Google nie są wyświetlane w interfejsie użytkownika Grup dyskusyjnych Google na stronie groups.google.com.
Gdzie można stosować zasady docelowych odbiorców
Aby udostępnić grupy odbiorców użytkownikom, utwórz zasadę dla jednostki organizacyjnej lub grupy konfiguracji: Aby udostępnić grupy odbiorców użytkownikom, utwórz zasadę dla jednostki organizacyjnej lub grupy konfiguracji:
- W przypadku użytkowników Dysku możesz tworzyć zasady dla dowolnych jednostek organizacyjnych lub grup konfiguracji.
- W przypadku pokoi Google Chat możesz utworzyć zasadę tylko dla jednostki organizacyjnej najwyższego poziomu.
Jakie elementy użytkownicy mogą udostępniać docelowym odbiorcom
Gdy utworzysz zasadę docelowych odbiorców dla użytkowników, mogą oni udostępniać tym docelowym odbiorcom dowolne należące do nich elementy, np. dokumenty z Mojego dysku lub pokój Google Chat.
Jak grupy odbiorców działają z dyskami współdzielonymi
Dyski współdzielone zawsze dziedziczą zasady docelowych odbiorców z jednostki organizacyjnej najwyższego poziomu (nie z jednostki podrzędnej). Jeśli utworzysz zasady docelowych odbiorców dla podrzędnych jednostek organizacyjnych, w przypadku plików z Mojego dysku użytkowników mogą być dostępni inni docelowi odbiorcy niż w przypadku plików na dyskach współdzielonych.
Jakie uprawnienia administratora są potrzebne do zarządzania grupami odbiorców
| Czynność | Potrzebne uprawnienia administratora |
|---|---|
|
Grupy dyskusyjne |
| Dodawanie pojedynczych użytkowników jako członków docelowych odbiorców. | |
| Stosowanie docelowych odbiorców w usłudze Google | Ustawienia usług lub uprawnienia dotyczące ustawień konkretnej usługi. |
Jak wyświetlać dzienniki kontrolne grup odbiorców
Możesz zobaczyć rejestr działań, które użytkownicy i administratorzy wykonali w związku z docelowymi odbiorcami:
- Aby zobaczyć działania użytkowników dotyczące tworzenia, aktualizowania i usuwania grup odbiorców, otwórz dziennik kontrolny Grup dyskusyjnych Google Enterprise.
- Aby zobaczyć działania administracyjne związane z tworzeniem i usuwaniem ustawień docelowych odbiorców (zasad) w usłudze Google (takiej jak Dysk czy Dokumenty), otwórz dziennik kontrolny administratora.
Uwaga: obecnie w dzienniku kontrolnym administratora obok działania „Zmiana ustawienia aplikacji” jest widoczny identyfikator grupy odbiorców, a nie jej nazwa.
Sprawdzone metody
Przewodnik ze sprawdzonymi metodami zawiera rekomendacje dotyczące tworzenia grup odbiorców, dodawania członków i tworzenia zasad grup odbiorców. Znajdziesz w nim również przykłady typowych wdrożeń.
Zapoznaj się z artykułem Sprawdzone metody wdrażania grup odbiorców.