Как создать группу в организации

Для списков рассылки, совместного доступа к данным, применения настроек и других целей
Эта статья предназначена для администраторов, которые управляют группами для организации. Если вы пользователь без административных прав и вам нужна помощь с управлением собственными группами, перейдите в Центр обучения.

Как администратор Групп, вы можете создавать группы для отделов, команд и других сообществ сотрудников в организации.

Как можно использовать группы

Группы можно использовать для совместной работы или для настройки функции или конфигурации сервиса. Проще всего создать группу в консоли администратора, где удобнее искать участников и добавлять большое количество пользователей одновременно. Группы, созданные в приложении "Google Группы", нельзя использовать для настройки функций и сервисов.

Общение или совместная работа (в том числе списки рассылки)

Создайте группу с помощью консоли администратора или приложения "Google Группы", чтобы ваши пользователи могли:

  • отправлять письма всем участникам группы с помощью единого адреса электронной почты;
  • приглашать участников группы на встречи;
  • делиться с участниками группы материалами, в том числе документами, сайтами, видеозаписями и календарями;
  • участвовать в обсуждениях или пользоваться общим почтовым ящиком в Google Группах (для этого необходимо включить Группы для бизнеса).

Настройка функций и сервисов

Группа должна быть создана в консоли администратора, а не с помощью приложения "Google Группы".

С помощью группы вы также можете:

Вариант 1. Создание группы в консоли администратора

Касается групп конфигурации и групп для общения и совместной работы (включая списки рассылки).

Если Группы для бизнеса включены, вы можете затем перейти в приложение "Google Группы", чтобы настроить функции, недоступные в консоли администратора.

Шаг 1. Создайте группу

Если вы не администратор, создайте группу в Google Группах.

  1. В консоли администратора Google нажмите на значок меню > Каталог > Группы.

    У вас должны быть права администратора с доступом к управлению Группами.

  2. В верхней части страницы нажмите Создать группу.
  3. Укажите следующую информацию:
    Сведения о группе Описание
    Название группы Введите название, которое будет идентификатором группы в списках и сообщениях. Руководствуйтесь следующими инструкциями:
    • Длина названия не должна превышать 73 символа.
    • Присваивайте понятные названия в соответствии с назначением каждой группы.

    При создании групп в консоли администратора нельзя использовать знак равенства (=) и угловые скобки (<, >). Эти символы разрешены только при создании групп на странице groups.google.com.
    Адрес электронной почты группы

    Введите адрес электронной почты группы. Если отображается несколько доменов, выберите нужный. Затем выполните указанные ниже действия.

    • Длина адреса электронной почты не должна превышать 63 символа. Это ограничение применяется только к первой части, без доменного имени (например, @gmail.com).
    • Некоторые слова нельзя использовать в адресах электронной почты. Посмотреть зарезервированные слова

      Некоторые слова нельзя использовать в адресах электронной почты. Подробнее о зарезервированных словах…

    Если вы создаете группу в рабочем или учебном аккаунте, к вашему адресу электронной почты может быть добавлен суффикс, например -user-created. Например, если название группы – training, то ее адрес электронной почты может выглядеть так: training-user-created@your_domain.

    Описание

    При необходимости вы можете добавить на страницу с информацией о группе сведения о том, для чего она создана и как ее использовать. Сюда можно включить информацию об участниках и контенте группы, часто задаваемые вопросы, ссылки на связанные группы и т. д.

    При создании групп в консоли администратора нельзя использовать знак равенства (=) и угловые скобки (<, >). Эти символы разрешены только при создании групп на странице groups.google.com.
    Владельцы группы Чтобы добавить пользователей, у которых будет роль владельца группы, найдите и выберите их имена или адреса электронной почты.
  4. Нажмите Далее.
  5. Если нужно добавить к группе ярлык "Группа безопасности", установите флажок Группа безопасности. Подробнее о группах безопасности…
  6. Нажмите Далее.
  7. Выберите уровень доступа к группе: С общим доступом, Коллектив, Только оповещение или Доступ ограничен.
    Каждый тип имеет набор предварительно заданных разрешений для владельцев, менеджеров и обычных участников группы. Также от него зависит, открыта ли группа для всех сотрудников организации или внешних пользователей.
  8. Чтобы настроить доступ, нажмите на ячейки таблицы и выберите нужные параметры. При изменении настроек тип группы меняется на Пользовательская.
    Описания настроек приведены в таблице ниже.

    Параметр

    Описание

    Настройки доступа

    Определите набор действий, доступных каждому участнику группы. Для более точной настройки можно задать для группы разрешения на основе ролей в Google Группах (groups.google.com). Подробнее о ролях в группе…

    В категорию "Внешние" входят все пользователи не из вашей организации независимо от их участия в группе.

    • Кто может обращаться к владельцам группы. Определяет, кто может напрямую отправлять электронные письма владельцам группы.
    • Кто может просматривать обсуждения. Определяет, кто может просматривать обсуждения, опубликованные в группе. Чтобы предоставить такое право не входящим в группу пользователям из категории "Внешние", выберите в настройках совместного доступа Групп для бизнеса вариант Общедоступно в интернете.
    • Кто может создавать записи. Определяет, кто может публиковать сообщения в группе.
    • Кто может просматривать список участников. Определяет, кто может просматривать список участников группы.
    • Кто может присоединяться к группе. Определяет, кто может добавлять участников, приглашать пользователей и одобрять запросы на вступление в группу.

    Кто может присоединяться к группе

    Выберите способ добавления пользователей в группу:

    • Отправлять запросы могут все пользователи в организации. Чтобы присоединиться к группе, пользователям организации нужно отправить запрос на вступление и получить одобрение.
    • Присоединяться к группе могут все пользователи в организации. Пользователи могут присоединиться к группе напрямую.
    • Только приглашенные пользователи. Пользователи могут присоединиться к группе только по приглашению.

    Участие внешних пользователей в группе

    В консоли администратора вы можете выбрать, кто может добавлять внешних участников в группу: администраторы, пользователи или и те, и другие.

    Включение этого параметра автоматически добавляет сообщение с возможностью отказа от рассылки в нижний колонтитул электронных писем, отправляемых внешним участникам группы. Чтобы удалить это сообщение, отключите этот параметр.
  9. Нажмите Далее.
  10. При необходимости задайте ограничения в отношении участников этой группы. Для этого выберите Ограничить участие и добавьте условия запроса. Подробнее о том, как создать группу с ограничениями для участников…
  11. Нажмите Создать группу.
  12. Перейдите к следующему шагу, чтобы добавить пользователей в группу.

Шаг 2. Добавьте участников в группу

Как добавить несколько участников

  1. Нажмите "Добавить участников" .
  2. Нажмите Добавить участников.
  3. Введите первые несколько символов адреса электронной почты пользователя или группы и выберите нужный вариант.
  4. Для сервисных аккаунтов необходимо ввести адрес электронной почты полностью.
  5. При необходимости повторите предыдущие шаги.
  6. Нажмите Добавить в группу.

Все пользователи добавляются с ролью участника и подпиской на получение всех сообщений.

Как добавить большое количество пользователей сразу

Чтобы добавить в группу большое количество участников одновременно, воспользуйтесь одним из следующих способов:

Как пригласить участников

Требуется включить Группы для бизнеса.

Если вы хотите предоставить пользователю возможность вступить в группу, отправьте ему приглашение. Пользователь будет добавлен в группу, если примет приглашение.

Чтобы пригласить пользователей в группу, выполните инструкции в разделе Как отправить приглашение в группу по электронной почте.

Вариант 2. Создайте группу с помощью приложения "Google Группы"

Только для групп для общения и совместной работы. Требуется включить Группы для бизнеса. Если вы хотите использовать группу в качестве группы конфигурации, следуйте инструкциям на этой странице, чтобы создать ее в консоли администратора. Группы, созданные в приложении "Google Группы", нельзя использовать для настройки функций и сервисов.

Ещё один инструмент, с помощью которого можно создать группу для общения или совместной работы (например, для использования в качестве списка рассылки), – приложение "Google Группы". В нем можно добавлять различные функции, например модерируемые обсуждения и общий почтовый ящик.

Чтобы создать группу с помощью приложения "Google Группы", следуйте инструкциям по созданию группы в Центре обучения.

После создания группы

  • Обратите внимание, что добавление новой группы в каталог, доступ к которому есть у всех пользователей, может занять до 24 часов. Если группу не нужно показывать в каталоге, разрешите ее владельцам скрывать группы. Подробнее о том, как настроить правила использования групп на уровне организации…
  • Прежде чем отправлять сообщения в группу, дождитесь ее активации (это может занять несколько минут). В противном случае может прийти уведомление об ошибке доставки.

Дополнительные возможности для крупных организаций

Дальнейшие действия