En tant qu'administrateur Groupes, vous pouvez créer des groupes qui gèrent automatiquement les adhésions. Créez des groupes dynamiques pour ajouter et supprimer automatiquement des membres en fonction d'une requête d'adhésion que vous créez. Cette action permet de tenir les groupes à jour, en particulier si votre organisation compte de nombreux sites ou si ses membres changent souvent.
Utilisez les groupes dynamiques comme :
- listes de diffusion et de distribution ;
- groupes modérés et boîtes de réception collaboratives.
- Groupes de sécurité
Comprendre l'appartenance dynamique aux groupes
L'adhésion aux groupes dynamiques diffère des autres groupes comme suit :
- Vous ne pouvez pas ajouter de membres manuellement au groupe : pour modifier les membres, modifiez la requête d'appartenance.
- Seuls les utilisateurs peuvent être membres : les groupes ne peuvent pas remplir les conditions d'adhésion. Vous ne pouvez donc pas ajouter un groupe à un groupe dynamique.
- Les groupes dynamiques ne peuvent pas être membres : vous ne pouvez pas ajouter un groupe dynamique à un autre groupe.
Créer un groupe dynamique
-
Dans la console d'administration Google, accédez à Menu
Annuaire Groupes.Vous devez disposer du droit d'administrateur Groupes.
- Cliquez sur Créer un groupe dynamique.
- Créez votre requête d'appartenance.
- Liste de conditions : sélectionnez les critères à utiliser pour l'adhésion. Par exemple, pour configurer un groupe pour les membres de votre organisation travaillant dans un service donné, choisissez Service de l'utilisateur.
- Champ de valeur : saisissez la valeur que vous souhaitez utiliser. Vous pouvez utiliser des lettres, des chiffres et le trait de soulignement (_). Si vous utilisez des espaces ou d'autres caractères, un message d'erreur s'affiche. Vous ne pouvez créer qu'une seule requête par groupe. Lorsque vous sélectionnez des conditions et des valeurs, la requête est générée et apparaît sous la forme d'une ligne de texte. Par exemple, si vous sélectionnez "Code pays égal à US", la requête s'affiche sous la forme "user.addresses.exists(address, address.country_code=='US')." Pour en savoir plus sur la création de requêtes, consultez Créer des requêtes d'appartenance pour des groupes dynamiques.
- (Facultatif) Pour définir une condition afin d'inclure uniquement les utilisateurs qui ne répondent pas à une certaine valeur, créez la condition de l'étape 4, puis cliquez sur Exclure
. Dans la requête, l'exclusion apparaît sous la forme d'un point d'exclamation (!).
Pour en savoir plus, consultez Exclure des utilisateurs d'un groupe dynamique. (Facultatif) Utilisez plusieurs paires condition-valeur pour créer votre requête d'appartenance. Pour inclure ou exclure les personnes qui remplissent :
- Toutes les conditions : dans la liste, sélectionnez Et. Dans la requête, les conditions ajoutées apparaissent avec deux esperluettes (&&) entre elles.
- Au moins une des conditions : sélectionnez Ou dans la liste. Dans la requête, les conditions s'affichent avec deux lignes verticales (||) entre elles.
Lorsque vous ajoutez des paires condition-valeur, notez que la requête ne doit pas dépasser 10 000 caractères.
(Facultatif) Pour afficher les utilisateurs potentiels du groupe en fonction de votre requête, cliquez sur Aperçu.
Cliquez sur Créer un groupe dynamique.
Saisissez les informations suivantes :
Champ Description Nom Nom identifiant le groupe dans les listes et les messages. Respectez ces consignes :
- Les noms peuvent comporter jusqu'à 73 caractères.
- Utilisez des noms permettant aux utilisateurs d'identifier facilement la fonction du groupe.
Description Objectif du groupe. Les informations s'affichent sur la page "À propos" du groupe. Vous pouvez inclure des informations sur les membres du groupe, son contenu, des questions fréquentes et des liens vers des groupes similaires. Adresse e-mail du groupe Adresse e-mail utilisée pour le groupe. Si plusieurs domaines s'affichent, sélectionnez le domaine approprié dans la liste. Les adresses e-mail peuvent comporter jusqu'à 63 caractères. Cette limite n'inclut pas le domaine de l'adresse, tel que @example.com.
Certains mots sont réservés et ne peuvent pas être utilisés en tant qu'adresses e-mail. Consultez Mots inutilisables dans les adresses e-mail.
Cliquez sur Enregistrer.
(Facultatif) Modifiez les paramètres d'accès selon vos besoins.
Cliquez sur OK.
Vous pouvez créer jusqu'à 500 groupes dynamiques. Pour demander une augmentation de cette limite, contactez l'assistance en indiquant le nombre limite souhaité, le cas d'utilisation ou le motif de la demande. Nous examinons les demandes au cas par cas. Pour déposer une demande, accédez à Contacter l'assistance Google Workspace.
Attribuer des rôles dans des groupes dynamiques
Vous pouvez attribuer des rôles dans des groupes dynamiques de la même manière que pour n'importe quel groupe. Toutefois, certaines restrictions s'appliquent aux propriétaires et aux gestionnaires de groupes dynamiques. Pour en savoir plus, consultez Comprendre les rôles des groupes dynamiques.
Automatiser les règles de sécurité à l'aide de groupes de sécurité dynamiques
Pour appliquer des règles à l'aide de groupes dynamiques, ajoutez-y un libellé de sécurité. Par exemple, vous pouvez créer un groupe dynamique pour définir des règles pour tous les membres de votre organisation travaillant dans un emplacement géographique précis. Lorsque les utilisateurs modifient leur emplacement géographique dans leur profil, le système les ajoute ou les supprime automatiquement du groupe.
- Créez un groupe dynamique d'utilisateurs qui répondent aux critères souhaités.
- Ajoutez un libellé de sécurité au groupe.
- Créez une règle et choisissez celles qui doivent prévaloir en suivant la procédure décrite dans Personnaliser les paramètres de service à l'aide de groupes de configuration.