Администратор Групп может настроить для пользователей в организации разрешения на просмотр и создание групп, а также на вступление в них с помощью приложения "Google Группы". Например, можно разрешить создавать группы только администраторам, а пользователям предоставить право просмотра и публикации сообщений, Или вы можете разрешить пользователям или даже внешним клиентам создавать группы и управлять ими.
Независимо от выбранного варианта адреса групп будут предлагаться при вводе адресов в Gmail или приглашениях Календаря.
Что могут настраивать администраторы
Описанные ниже параметры задают значения по умолчанию для всех пользователей в организации и доступные варианты для владельцев групп на сайте groups.google.com. В зависимости от выбранных параметров владельцы могут также задавать настройки на уровне групп.
Администраторы являются владельцами групп. Независимо от выбранных вами настроек, у вас, как у администратора Групп, будут права владельца для всех групп в организации, в том числе для созданных другими пользователями. Вы можете выполнять с группой те же действия, что и владелец группы.
Ссылки ведут к разделам ниже.
| Правила на уровне организации | Варианты | По умолчанию |
|---|---|---|
| Доступ к группам для пользователей, не входящих в организацию |
Доступ к группам имеют:
|
Частная группа |
| Создание групп |
Группы могут создавать:
|
Все пользователи в организации могут создавать группы |
| Внешние участники |
Владельцы групп:
|
Отключено (не могут разрешить получение) |
| Получение электронных писем от внешних пользователей |
Владельцы групп:
|
Отключено (не могут разрешить получение) |
| Кто по умолчанию может просматривать обсуждения (разрешение по умолчанию, которое может изменить владелец группы) |
По умолчанию обсуждения в группе могут просматривать:
|
Все пользователи в организации |
|
Владельцы групп:
|
Оба параметра отключены (владельцы не могут скрывать группы) |
*Варианты, связанные с предоставлением доступа всем пользователям в интернете, можно выбрать, только если такой доступ разрешен первым параметром в списке.
Примечание. Если суперадминистратор включает групповое одобрение для настроек совместного доступа в Группах для бизнеса, при любом изменении этих настроек активируется процесс группового одобрения. Изменения вступят в силу, только когда этот процесс завершится. Подробнее о групповом одобрении для действий, связанных с безопасностью…
Шаг 1. Откройте настройки доступа
Сначала откройте раздел Настройки доступа в консоли администратора Google.
-
В консоли администратора Google нажмите на значок меню
Приложения
Google Workspace
Группы для бизнеса.У вас должны быть права администратора с доступом к управлению группами для бизнеса.
- Нажмите Настройки доступа.
Шаг 2. Примените настройки
Далее задайте нужные параметры. Ознакомьтесь с приведенными ниже рекомендациями для распространенных сценариев.
Доступ к группам для пользователей, не входящих в организацию
Ниже перечислены параметры, позволяющие управлять доступом внешних пользователей к группам.
- Общедоступно в интернете. Любой пользователь в вашей организации и за ее пределами может просматривать список общедоступных групп в каталоге. В зависимости от настроек группы пользователи могут:
- просматривать ее страницу, включая историю (архив) обсуждений;
- управлять подпиской на эту группу;
- отправлять группе сообщения.
- Доступ ограничен. Доступ к группам организации в Google Группах есть только у сотрудников организации. Внешние пользователи могут получить доступ к группам только с помощью электронной почты.
Создание групп
| Настройка | Описание |
|---|---|
| Только администраторы организации могут создавать группы | Все администраторы организации могут создавать группы. |
| Все пользователи в организации могут создавать группы | Пользователи в организации могут создавать группы. |
| Любой пользователь в интернете может создавать группы | Любой пользователь в интернете, включая сотрудников организации, может создавать группы. Эта настройка доступна в том случае, если группы сделаны общедоступными на уровне организации. |
Могут ли внешние пользователи вступать в группы?
Ниже перечислены параметры, позволяющие управлять взаимодействием внешних пользователей с группами.
- Владельцы групп могут предоставлять доступ внешним пользователям. Владельцы групп смогут добавлять в свои группы участников не из домена организации.
- Владельцы групп могут разрешить получение электронных писем, отправленных из-за пределов организации. Владельцы групп смогут разрешить внешним пользователям отправлять письма в группы.
Выбор этих параметров не делает их значениями по умолчанию и не обязует владельцев предоставлять необходимые разрешения. Если вы не установите флажки, владельцы групп не смогут разрешить внешним пользователям доступ и обмен электронными письмами с группами.
Если эти параметры включены:
- Они влияют на то, какие настройки доступны владельцам групп на сайте groups.google.com.
- Это не меняет настройки по умолчанию на уровне групп и не обязует владельцев предоставлять необходимые разрешения.
Если оба параметра выключены:
- Владельцы групп не могут разрешать внешним пользователям становиться участниками групп и не могут разрешать получать письма от внешних пользователей.
- Администраторы по-прежнему смогут разрешать участие внешних пользователей и получение писем от них для отдельных групп в консоли администратора и через Groups Settings API.
Изменение этих настроек не влияет на уже существующих внешних участников групп и ранее отправленные сообщения от внешних пользователей.
Кто по умолчанию может просматривать обсуждения в группах
Вы можете задать разрешения по умолчанию для просмотра обсуждений в группах организации. От этой настройки зависят другие параметры по умолчанию, например "Кто может создавать записи" и "Кто может просматривать список участников". Владельцы и менеджеры могут изменить настройку по умолчанию для своих групп.
Эта настройка недоступна для групп, созданных в консоли администратора или с помощью консоли Google Cloud.
| Настройка | Кто может просматривать обсуждения |
|---|---|
| Только владельцы | Только пользователи с ролью владельца. |
| Владельцы и менеджеры | Только пользователи с ролью владельца или менеджера. |
| Все участники группы | Все пользователи с ролью участника.
Если вы ограничили доступ к группам организации, у внешних участников будет возможность просматривать обсуждения только с помощью электронной почты, если им предоставлено такое разрешение. |
| Все пользователи в организации | Все пользователи в организации, независимо от того, входят ли они в группу. |
| Все в Интернете | Кто угодно, в том числе пользователи за пределами организации.
Если доступ к группам организации будет ограничен:
|
Как скрыть группы от всех, кроме их участников
Группы организации станут доступны сотрудникам в каталоге Google Групп, который можно открыть с помощью панели запуска приложений или на странице groups.google.com. Вы можете разрешить владельцам групп скрывать их в каталоге групп организации. Если этот параметр включен, также можно указать, будут ли новые группы скрыты по умолчанию. Подробную информацию о том, кому видна группа, можно посмотреть в ее общих настройках.
Скрытые группы не видны в разделе "Все группы" их участникам, владельцам, администраторам и другим пользователям. Но при этом:
- Группы всегда видны в разделе "Мои группы" их владельцам и участникам.
- Все группы организации видны администраторам групп в разделе "Группы" в консоли администратора.
| Владельцы групп могут скрывать их в каталоге |
|---|
|
| Скрывать новые группы в каталоге |
|
Эту настройку нельзя включить, если не выбрана опция Владельцы групп могут скрывать их в каталоге.
|
Настройки для распространенных сценариев
Ниже описаны сценарии и комбинации настроек для них.
Как ограничить доступ к группам в организации
Если нужно обеспечить максимальную конфиденциальность данных групп, используйте указанные ниже настройки.
| Параметр | Настройка |
|---|---|
| Доступ к группам для пользователей, не входящих в организацию | Доступ ограничен |
| Владельцы групп могут предоставлять доступ внешним пользователям | Флажок снят |
| Владельцы групп могут разрешить получение электронных писем, отправленных из-за пределов организации | Флажок снят |
| Владельцы групп могут скрывать их в каталоге | ✔ |
| Скрывать новые группы в каталоге | ✔ |
Как разрешить внешним пользователям вступать в закрытые группы или отправлять туда электронные письма
В таблице ниже описаны различные варианты настройки доступа для внешних пользователей при условии, что вы ограничили доступ к группам организации.
| Владельцы групп могут предоставлять доступ внешним пользователям | Владельцы групп могут разрешить получение электронных писем, отправленных из-за пределов организации | Результат |
|---|---|---|
| ✔ | ✔ | Сотрудники организации и внешние пользователи могут вступить в группу и публиковать в ней сообщения. Внешние участники могут публиковать сообщения только по электронной почте. |
| ✔ | Вступить в группу могут и сотрудники организации, и внешние пользователи, но публиковать в ней сообщения могут только пользователи в организации.
Пример. Внешние пользователи получают сообщения из тестовой группы, но отвечать на них они могут только по другим каналам, а не через группу. |
|
| ✔ | Только сотрудники организации могут вступить в группу, а публиковать в ней сообщения могут как они, так и внешние пользователи. Внешние пользователи могут публиковать сообщения только по электронной почте и не могут просматривать сообщения из группы.
Пример. Внешние пользователи публикуют сообщения в группе службы поддержки, но не имеют доступа к ее контенту. |
Как предоставить общий доступ к группам
Вы можете разрешить доступ к группам организации внешним пользователям.
Примечание. Если внешний пользователь создаст в календаре приглашение, списка участников группы в нем не будет. Чтобы список присутствовал, нужно изменить настройки уровня доступа к группе.
| Параметр | Настройка |
|---|---|
| Доступ к группам для пользователей, не входящих в организацию | Общедоступно в интернете |
| Владельцы групп могут предоставлять доступ внешним пользователям | ✔ |
| Владельцы групп могут разрешить получение электронных писем, отправленных из-за пределов организации | ✔ |
Изменение настроек
Изменение настроек доступа может привести к разным результатам в зависимости от заданного значения.
Доступ к группам
Изменение настройки Доступ к группам для пользователей, не входящих в организацию распространяется как на новые, так и на уже существующие группы. Если вы ограничите доступ, а в существующих группах будут внешние пользователи, эти участники:
- потеряют доступ к группам Google независимо от настроек отдельных групп;
- по-прежнему смогут отправлять электронные письма в группы, настроенные соответствующим образом, а также получать письма из таких групп.
Создание групп
Если вы поменяете значение параметра Создание групп и вместо любого пользователя в организации или в интернете разрешите создание групп только администраторам:
- созданные пользователями группы останутся активными;
- в них по-прежнему можно будет отправлять сообщения.
Другие настройки
Изменение других настроек применяется только к новым группам и не влияет на существующие.