Analysera hur din organisation använder utrymme med hjälp av Room Insights Dashboard. Om din organisation använder Meet-hårdvara och har aktiverat närvarodetektering får du ännu mer insikt i hur dina rum och enheter används. Använd den här informationen för utrymmesplanering.
Innan du börjar
För att få ut det mesta av rumsinsiktsöversikten:
- Skapa byggnader, funktioner och kalenderresurser
- Se till att dina rum är strukturerade resurser från Google Kalender
- Tilldela kalendrar till resurser
- Aktivera närvarodetektering i rum med Meet-maskinvara
- Ställ in rumskategorin till Mötesutrymme
- Ställ in tidszonen för varje rum
Gå till din översikt för rumsinsikter
För att visa instrumentpanelen måste du ha behörigheten Rumsinsikter Kalender .
I Googles administratörskonsol går du till Meny
Katalog Byggnader och resurser Rumsinsikter .Kräver administratörsrättigheter för kalendern .
Du kan också söka efter Room Insights-instrumentpanelen från administratörskonsolen.
Spårning av användning av videomöten
Använd Room Insights-instrumentpanelen för att undersöka följande viktiga mätvärden:
- Antal aktiva rum och andra videoslutpunkter
- Antal videominuter per månad
- Antal möten per månad
- Genomsnittligt antal deltagare per möte
- Användning per rum eller enhetstyp
- Funktionsanvändning (som telefonsamtal, livestreams och inspelning)
Visa användning av Meet-maskinvara i rummet och enheter
Om närvarodetektering är aktiverat kan du spåra hur dina rum och enheter används över tid. Du ser bara alla följande grafer om din organisation använder Meet-hårdvara.
Använd snabbfiltren Visas för närvarande högst upp för att begränsa resultaten.
- Alla rum
- Rum utan Meet-maskinvara
- Rum med Meet-hårdvara
- Rum med beläggningsaktiverad Meet-hårdvara
Använd graferna för att förstå hur rum och apparater används.
Tolkning av rum och enhetsanvändning
Bokningsfrekvensen är det genomsnittliga antalet timmar som rummen bokades dividerat med en 10-timmars arbetsdag. Endast bokningar mellan 8.00 och 18.00 beaktas.
Användningsdiagrammen baseras på data som samlats in från rum som innehåller Meet-maskinvaruenheter med aktiv närvarodetektering.
Använd dessa definitioner för att tolka följande tabeller:
- Överbeläggning – Rummet var upptaget till mer än 100 % av den angivna kapaciteten.
- Standardbeläggning — Rummet var upptaget till 50–100 % av den angivna kapaciteten.
- Låg beläggning – Rummet var upptaget till 1–49 % av den angivna kapaciteten.
- Ledig – Ingen person upptäcktes i rummet.
- Ingen närvarodata – Nödvändig hårdvara finns inte i rummet eller så är närvarodetekteringen avstängd.
- Upptagen – Minst 1 person upptäcktes i rummet.
Visa bokningsdata
Vi rekommenderar att du hittar dina mest och minst använda mötesrum och studerar dessa rum för att få insikter.
| Metrisk | Vad grafen visar |
|---|---|
| Bokningsfrekvens | Procentandelen av arbetstimmarna som rummen var bokade. |
| Bokningsdistribution | Den genomsnittliga tiden som rum bokades per dag. |
| Bokningsfrekvens per tid på dagen | Hur ofta folk bokar rum vid olika tider på dygnet. |
| Bokningsfrekvens per rumskapacitet | Procentandelen av arbetstimmarna som rum av olika storlekar bokades. |
Visa rumsanvändning
Ta reda på vilka typer av rum användarna föredrar för möten. Upptäck trender och mönster; du kanske till exempel märker att små grupper bokar stora mötesrum.
Mötesacceptansgraden är det genomsnittliga antalet inbjudna som inte avböjde mötesinbjudan dividerat med den totala rumskapaciteten. Beläggningsgraden är det genomsnittliga antalet individer som upptäcks i rummet av den hårdvara som stöds dividerat med den totala rumskapaciteten.
| Metrisk | Vad grafen visar |
|---|---|
| Uppmätt bokad rumsbeläggning | Bokad rumsbeläggning. |
| Bokad rumsbeläggning över tid | Bokad rumsbeläggning för utvalda rum. |
| Uppmätt beläggning av obokade rum | Obelagd rumsbeläggning. |
| Beläggning av obokade rum över tid | Obelagd rumsbeläggning för utvalda rum. |
| Mötesacceptans baserat på rumskapacitet | Hur rumskapaciteten användes baserat på accepterade mötesinbjudningar. |
| Uppskattad beläggningsgrad per rumskapacitet | Faktisk beläggningsdata från rum med hårdvarubaserad beläggningsdetektering aktiverad. |
| Mest använda och minst använda rum | Mest och minst använda rum. |
| Mest använda och minst använda byggnader | Mest och minst använda byggnader. |
Visa enhetsanvändning
Läs mer om aggregerad enhetsanvändning under den valda tidsperioden. Använd detta för att planera framtida rum.
| Metrisk | Vad grafen visar |
|---|---|
| Total användning av bokade enheter | Hur länge Meet-maskinvara användes i rummen. |
| Användning av bokad enhet över tid | Om Meet-hårdvara användes en viss dag. |
| Total användning av obokade enheter | Den totala tiden som Meet-hårdvara användes i utrustade men obokade rum. |
| Obokad enhetsanvändning över tid | Hur Meet-hårdvara användes dagligen i utrustade men obokade rum. |
Visa grafer för rumsfrisläppning
Se statistik över rumsfrisläppning för den valda tidsperioden. Ändra inställningarna för rumsfrisläppning för att minska antalet timmar som inte frisläppts.
| Metrisk | Vad grafen visar |
|---|---|
| Utgivningstid | Det totala antalet mötestimmar som funktionen för rumsfrigöring gjorde tillgängliga. |
| Ombokad tid | Antalet frigjorda timmar som bokats för nya möten. |
| Outgiven tid | Outnyttjade mötestimmar som inte kunde frigöras. Detta kan hända när funktionen Frigöringstid inte är aktiverad för rummet, eller om en deltagare i mötet finns i den undantagna användargruppen. |
Bästa praxis för att studera användningen av möten
Analysera mötesstatistik och sätt upp mål för förbättring inom områden som är viktiga för dig:
- Få användningsdata som hjälper till att avgöra vilka typer av rum och enheter användarna föredrar för möten. Du kan undersöka mötestyper, till exempel interna kontra externa, för mer insikt.
- Granska data från aktiva möten för att hitta trender och mönster som du kan dra nytta av.
- Hitta dina mest och minst använda mötesrum och studera dessa rum för att få insikter. Genom att granska rumsanvändningen kan du avgöra om du ska omimplementera underutnyttjade system. Du kan också hitta de mönster som ger framgång i de mest använda rummen.
- Granska videokonferensdata för andra företag av din storlek och avgör om den matchar mönster i din egen organisation.
- Det bästa måttet för att matcha din organisation med en annan är det månatliga antalet minuter som spenderas på videomöten.
Bedöma tekniska problem
När tekniska problem uppstår, kontrollera följande:
- Dålig Wi-Fi-täckning
- Felaktigt konfigurerad brandvägg, proxy eller VPN
- Otillräcklig nätverksbandbredd
- Föråldrad klientprogramvara
Dessa problem är vanligast när en användare använder sin egen enhet för att delta i möten.
Använd Meets andra analysverktyg
Google Meet erbjuder flera verktyg som du kan använda för att undersöka hur din organisation använder möten.