Yöneticiler için Google Meet karma toplantılarıyla ilgili en iyi uygulamalar

BT yöneticisi olarak, kuruluşunuzda Google Meet toplantıları için varsayılan ayarları siz belirlersiniz. Karma toplantılar, bazı kişilerin bir odada birlikte olduğu, diğerlerinin ise bilgisayar veya telefon üzerinden uzaktan katıldığı toplantılardır. Bu makalede, karma toplantıların yönetimini kolaylaştırmaya ve kuruluşunuzdaki herkes için daha erişilebilir hale getirmeye yönelik en iyi uygulamalar açıklanmaktadır.

Karma toplantılar için ayarlar

Meet'in yeterli bant genişliğine sahip olduğundan emin olun

Ağınızı, herkesin görülmesi ve duyulması için yeterli bant genişliğine sahip olacak şekilde ayarlayın. En iyi uygulama, Meet'in internete mümkün olan en kısa yoldan erişmesini sağlamaktır.

Ağınızı Meet toplantıları için hazırlama

Meet'i görüntülü görüşme için varsayılan uygulamanız olarak ayarlama

Görüntülü görüşmeler için varsayılan olarak Meet'i kullanıyorsanız kullanıcılarınız Google Takvim'de toplantı oluştururken otomatik olarak bir Meet bağlantısı oluşturulur.

Takvim etkinliklerinde konferans görüşmesini kontrol etme (yöneticiler için) hakkında bilgi edinin.

Mikrofon ve kamera politikası için varsayılan ayarları belirleme

Kullanıcılarınızın karmaşık kurulumlarla uğraşmaması için varsayılan ayarlar belirleyin. Chrome politikaları hakkında daha fazla bilgi edinin ve ses ile video yakalama cihazlarına istem gerekmeden erişim izni verilen URL'leri alın:

Toplantı odalarını ve oda donanımını ayarlama

En iyi uygulama olarak; yakınlaştırma, odaya giriş yapma ve oda atama özelliklerinin kullanıcılarınız için anlamlı ve etkili şekilde çalışması sağlamak amacıyla kullanıcılarınız için toplantı odaları ve donanımı oluşturmanız önerilir. Daha fazla bilgi için:

Adaptif sesi kullanma

Kuruluşunuzda yeterli konferans donanımı yoksa herkes aynı odada kendi dizüstü bilgisayarlarından toplantıya katılabilir ve sorunsuz bir ses deneyimi yaşayabilir. Meet, adaptif ses özelliği sayesinde birden çok mikrofon ve hoparlörü otomatik olarak algılayıp senkronize eder.

Meet'te adaptif sesin nasıl kullanılacağı hakkında bilgi edinin.

Kullanıcılarınız için toplantı arka planları oluşturma

Tutarlı bir marka bilinci için şirket logonuzu içeren bir arka plan oluşturun ve bunu kullanıcılarınızla paylaşın. Kullanıcıları Meet'te yapay zeka kullanarak özgün arka planlar oluşturmaya da teşvik edebilirsiniz.

Kullanıcıların arka plan ve özel efekt uygulamasına izin verme hakkında bilgi edinin.

Büyük karma toplantılara hazırlanma

Karma toplantılarınızda yüzlerce hatta binlerce katılımcı varsa en iyi uygulama, bu toplantıları canlı yayınlamaktır. Toplantıya katılanların büyük çoğunluğu, aktif katılımcı olmayan izleyicilerden oluşacaktır. Meet bağlantısını toplantıya aktif katılım göstermesini istediğiniz kişilere, canlı yayın bağlantısını ise diğer herkese verebilirsiniz.

Canlı yayın için varsayılan ayarları yapma

Canlı yayın için varsayılan ayarları (ör. Meet'in YouTube'da canlı yayın yapmasını isteyip istemediğiniz) belirleyin.

Meet'te canlı yayını etkinleştirme veya devre dışı bırakma hakkında bilgi edinin.

İzleyici, katılımcı ve yardımcı düzenleyen gibi roller atama

Toplantıdaki bazı kişileri izleyici, bazılarını ise katılımcı olarak ayarlayabilirsiniz. İzleyiciler toplantıları izleyebilir ancak toplantılarla etkileşim kuramaz. En iyi uygulama, kullanıcıları toplantıya kabul etmek veya toplantıdan çıkarmak için her toplantıda en az bir düzenleyenin bulunmasıdır. Daha fazla bilgi için şu makaleleri inceleyin:

Düzenleyen kullanıcılara toplantıları üzerinde daha fazla kontrol imkanı verin

Düzenleyen kullanıcı yönetimi ayarıyla düzenleyenleri destekleyin. Bu ayar etkinleştirildiğinde toplantıyı düzenleyen kişi, toplantıda düzenleyen için kontroller'i tıklayarak aşağıdakileri kontrol edebilir:

  • Ekranını gösterebilecek ve sohbet mesajı gönderebilecek kullanıcılar
  • Ses ve video
  • Toplantıyı herkes için sonlandırma
  • (Bazı Google Workspace sürümlerinde) Yardımcı düzenleyenler ve yardımcı moderatörler ekleme

Toplantıyı düzenleyenlerin katılım ve canlı yayın raporları almasına izin verme

Kullanıcılarınızın toplantıları hakkında bilgi ve istatistiklere erişmesine yardımcı olun.

Toplantıyı düzenleyenlerin toplantı katılımı ve canlı yayın görüntülemeleriyle ilgili rapor almasına izin verme hakkında bilgi edinin.

Kullanıcıların anket oluşturmasına ve anketlere yanıt vermesine izin verme

Kullanıcılarınızın toplantılarda anket yapmasına izin verin.

Google Meet'te nasıl anket yapacağınız hakkında bilgi edinin.

Erişilebilirlik özelliklerini etkinleştirme

Meet, birçok durumda yararlı olan yerleşik erişilebilirlik özelliklerine sahiptir. Aşağıda listelenen özellikler en iyi uygulamalardır.

Google Meet'in erişilebilirlik özellikleri hakkında daha fazla bilgi edinin.

Toplantıları kaydetme

Kullanıcıları, katılamayanlar için toplantıları kaydetmeye teşvik edin. Toplantıların otomatik olarak kaydedilmediğini hatırlatın. Her zaman bir kişinin toplantı sırasında kaydı başlatması gerekir. Ayrıca, toplantı kayıtlarını 3 aydan daha uzun süre saklamak isteyen kullanıcılara, dosyayı Google Drive'larında yeni bir konuma yeniden kaydetmeleri gerektiğini hatırlatın.

Kuruluşunuz için Meet'te kaydı etkinleştirme veya devre dışı bırakma hakkında bilgi edinin.

Toplantıları metne dönüştürme

Kullanıcılarınızı toplantı transkripti oluşturmaya teşvik edin. Böylece toplantının tüm içeriğinin yazılı kaydı bulunur. Transkriptler, bir toplantıyı kaydetmek istemenize rağmen Drive'da yeterli alanınızın olmadığı veya bir kişinin söylediklerini tam olarak alıntılamanızın gerektiği durumlar için çok faydalıdır.

Toplantıyı metne dönüştürme özelliğini etkinleştirme veya devre dışı bırakma hakkında bilgi edinin.

Akustik geri beslemeyi önleme ve toplantı odalarındaki kullanıcıların adlarını görme

Tamamlayıcı Mod'u kullanarak oda içinde yapılan sunular sırasında akustik geri beslemeyi önleyin. Toplantı odalarındaki kullanıcılar odalara Tamamlayıcı Mod ile giriş yaptıklarında, altyazılarda ve transkriptlerde ya da söz istediklerinde adları gösterilir. Ayrıca Tamamlayıcı Mod'u kullandıkları ekranı gösterebilirler. Akustik geri beslemeyi en aza indirmek için Tamamlayıcı Mod'un kullanıldığı cihazın sesi kapatılır.

Altyazıları ve çeviri altyazıları kullanma

Birden çok dilde otomatik altyazılarla herkesin toplantıyı etkin ve verimli şekilde takip etmesini sağlayın. Altyazılar gerçek zamanlı olarak gösterilir.

Google Meet'te altyazıları ve çevrilen altyazıları kullanma hakkında bilgi edinin.

Kullanıcıları çevirmenleriyle eşleşmeye teşvik etme

Kullanıcıların çevirmenleriyle eşleşmesine izin vererek video karolarının, toplantıdaki herkes tarafından yan yana görülmesini sağlayın. Bu, birden fazla kişinin birlikte sunum yaptığı durumlarda çok faydalıdır.

Google Meet'te karoları eşleme hakkında bilgi edinin.