เริ่มต้นใช้งาน: คู่มือการตั้งค่า Workspace Studio สำหรับผู้ดูแลระบบ

Google Workspace Studio ช่วยให้ผู้ใช้สร้าง "โฟลว์" ที่ปรับงานประจำให้เป็นอัตโนมัติในแอป Google Workspace ซึ่งรวมถึง Gmail, ไดรฟ์ และ Chat ตลอดจนบริการของบุคคลที่สาม ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์เข้าถึง Gemini สามารถสร้างโฟลว์ได้โดยอธิบายสิ่งที่ต้องการทำ

Flow สามารถดำเนินการในนามของผู้ใช้ ร่างอีเมล สร้างและอัปเดตไฟล์ สร้างงาน และอื่นๆ โฟลว์ที่กำหนดค่าไม่ดีอาจแก้ไขหรือลบข้อมูลโดยไม่ตั้งใจ หรือส่งการแจ้งเตือนมากเกินไป ผู้ดูแลระบบสามารถจัดการความเสี่ยงเหล่านี้ได้ผ่านนโยบายและการตรวจสอบ

คู่มือนี้จะให้แนวทางปฏิบัติแนะนำสำหรับผู้ดูแลระบบในการกำหนดค่า สนับสนุน และจัดการ Workspace Studio เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานสูงสุดไปพร้อมกับรักษาความปลอดภัยและการควบคุม

ขั้นตอนที่ 1 ตั้งค่า Workspace Studio สำหรับองค์กร

ก่อนที่จะอนุญาตให้ผู้ใช้ใช้ Workspace Studio เราขอแนะนำให้กำหนดค่าการเข้าถึงและมาตรการป้องกันเพื่อให้แน่ใจว่าโฟลว์ทำงานตามที่คาดไว้และข้อมูลยังคงปลอดภัย

1. จัดการสิทธิ์เข้าถึง Studio

  • ค้นหาการตั้งค่า: คอนโซลผู้ดูแลระบบ จากนั้น เมนู จากนั้น แอป จากนั้น Google Workspace จากนั้น Workspace Studio
  • การดำเนินการ: ตรวจสอบว่าสถานะบริการตั้งค่าเป็นเปิดสำหรับหน่วยขององค์กรและกลุ่มที่เหมาะสม
  • คำแนะนำ: สร้างหน่วยขององค์กรย่อยที่ปิดการเข้าถึง Studio ไว้ ซึ่งจะช่วยให้คุณย้ายผู้ใช้ไปยังหน่วยขององค์กรดังกล่าวได้อย่างรวดเร็วเพื่อหยุดโฟลว์ที่ผู้ใช้เป็นเจ้าของ

ดูข้อมูลเพิ่มเติม: เปิดหรือปิด Google Workspace Studio สำหรับองค์กร

2. จัดการสิทธิ์เข้าถึงฟีเจอร์ของ Studio

คุณควบคุมได้ว่าจะให้ผู้ใช้ใช้ Gemini เพื่อสร้างโฟลว์ ใช้ขั้นตอนที่ทำงานด้วยระบบ AI ในโฟลว์ ใช้ขั้นตอนสำหรับบริการอื่นๆ ของ Workspace และใช้การผสานรวมหรือขั้นตอนที่กำหนดเองได้หรือไม่

คำแนะนำ

  • อนุญาตให้ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์เข้าถึง Gemini สำหรับ Google Workspace ใช้ฟีเจอร์ Gemini ใน Studio
  • อนุญาตให้ผู้ใช้ใช้ขั้นตอนสำหรับบริการ Workspace ที่เข้าถึงได้ บล็อกขั้นตอนสำหรับบริการเฉพาะในกรณีที่มีความเสี่ยงต่อการละเมิดเท่านั้น
  • ใช้รายการที่อนุญาตของ Google Workspace Marketplace เพื่อควบคุมการผสานรวมและขั้นตอนที่กำหนดเองที่เผยแพร่แล้วซึ่งผู้ใช้จะใช้งานได้

วิธีการโดยละเอียด: จัดการสิทธิ์เข้าถึงขั้นตอนและเงื่อนไขเริ่มต้นใน Workspace Studio

3. จัดการผู้ที่มีสิทธิ์แชร์โฟลว์

เมื่ออนุญาตให้ผู้ใช้แชร์โฟลว์กับผู้อื่นภายในองค์กรได้ ผู้ใช้จะแชร์โฟลว์ที่มีประโยชน์ซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานโดยรวมและประหยัดเวลาให้ผู้อื่นที่ไม่ต้องสร้างโฟลว์เดียวกันขึ้นมาใหม่ได้

  • วิธีการทำงานของการแชร์: เมื่อผู้ใช้แชร์โฟลว์ ผู้รับจะคลิกลิงก์เพื่อรับสำเนาของโฟลว์ สำเนารวมถึงการตั้งค่าของเจ้าของ เช่น ข้อความที่ป้อน อีเมล และลิงก์ไปยังไฟล์ในไดรฟ์ ผู้รับจะไม่ได้รับสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลส่วนตัวของเจ้าของ เช่น อีเมลหรือไฟล์ในไดรฟ์ แต่จะเข้าถึงได้เฉพาะเนื้อหาที่ตนมีสิทธิ์เข้าถึงอยู่แล้วเท่านั้น
  • ค้นหาการตั้งค่า: คอนโซลผู้ดูแลระบบ จากนั้น แอป จากนั้น Google Workspace จากนั้น Workspace Studio จากนั้น การตั้งค่าการแชร์
  • คำแนะนำ: อนุญาตให้แชร์กับหน่วยขององค์กรและกลุ่มที่เชื่อถือได้เพื่อให้สามารถเผยแพร่เทมเพลตโฟลว์ที่ได้มาตรฐาน

ดูข้อมูลเพิ่มเติม: อนุญาตให้ผู้ใช้แชร์โฟลว์ใน Workspace Studio

4. ตั้งค่าการแจ้งเตือน

คุณสามารถสร้างกฎกิจกรรมเพื่อรับการแจ้งเตือนเกี่ยวกับกิจกรรมที่เฉพาะเจาะจงใน Studio ได้ เช่น

  • การแจ้งเตือนความถี่สูง: ตรวจหาโฟลว์ที่อาจวนซ้ำหรือทำงานมากเกินไป

    • เงื่อนไข: สร้างกฎสำหรับเหตุการณ์ในบันทึกของกฎที่เหตุการณ์คือเริ่มเรียกใช้
    • เกณฑ์: ตั้งกฎให้แจ้งเตือนหากจำนวนนับเกิน 100 ครั้งใน 1 ชั่วโมง
    • การดำเนินการ: ส่งอีเมลถึงผู้ดูแลระบบทุกคน

  • การแจ้งเตือนการใช้งาน AI: ตรวจสอบการใช้ Generative AI ในการทำงานอัตโนมัติ

    • เงื่อนไข: สร้างกฎที่ชื่อขั้นตอนมี "ขอความช่วยเหลือจาก Gemini" และขั้นตอนอื่นๆ ที่ทำงานด้วยระบบ AI (ไม่บังคับ) ดูรายการขั้นตอนทั้งหมดที่พร้อมใช้งานได้ที่หัวข้อคู่มือเงื่อนไขเริ่มต้นและขั้นตอนใน Workspace Studio
    • การดำเนินการ: ส่งการแจ้งเตือนไปยังผู้ดูแลระบบขั้นสูง

ดูวิธีตั้งค่าการแจ้งเตือนกิจกรรมสำหรับ Workspace Studio

ขั้นตอนที่ 2 สนับสนุนผู้ใช้

ช่วยให้ผู้ใช้สร้างโฟลว์ ทำความเข้าใจขีดจำกัด และแก้ปัญหาเกี่ยวกับโฟลว์

1. การเริ่มต้นใช้งาน

2. ทำความเข้าใจขีดจำกัด

Workspace Studio บังคับใช้ขีดจำกัดต่อไปนี้

  • ขีดจำกัดของโฟลว์: ผู้ใช้สร้างโฟลว์ได้สูงสุด 25 รายการ ซึ่งรวมถึงโฟลว์ที่ทำงานอยู่และหยุดทำงานแล้ว
  • ขีดจำกัดของขั้นตอน: โฟลว์มีได้สูงสุด 20 ขั้นตอน
  • เงื่อนไขเริ่มต้น Gmail: โฟลว์ที่ใช้งานอยู่ไม่เกิน 25 รายการสามารถเริ่มจากอีเมลใหม่ได้
  • การเรียกใช้รายวัน: มีขีดจำกัดรายวันสำหรับการเรียกใช้โฟลว์ทั้งหมดต่อผู้ใช้ หากผู้ใช้ถึงขีดจำกัดนี้แล้ว โฟลว์ทั้งหมดจะหยุดชั่วคราวจนกว่าจะถึงรอบ 24 ชั่วโมงถัดไป ในระหว่างนั้น โฟลว์จะไม่เริ่มการเรียกใช้ใหม่

ดูข้อมูลเพิ่มเติม: ดูข้อมูลเกี่ยวกับขีดจำกัดของ Google Workspace Studio

3. การแก้ปัญหาที่พบได้ทั่วไป

ทำความคุ้นเคยกับปัญหาที่พบบ่อยซึ่งผู้ใช้อาจพบเมื่อใช้ Workspace Studio

ขั้นตอนที่ 3 ตรวจสอบและจัดการกิจกรรมใน Studio

คุณมีเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพในการตรวจสอบและควบคุมกิจกรรมของโฟลว์

1. ตรวจสอบกิจกรรม

ใช้เครื่องมือตรวจสอบและการสืบสวนหรือเครื่องมือตรวจสอบความปลอดภัยเพื่อตรวจสอบสิ่งที่โฟลว์ทำ

  • แหล่งข้อมูล: เลือกเหตุการณ์ในบันทึกของกฎ
  • ตัวกรอง: คุณสามารถกรองตามผู้ดำเนินการ (อีเมลของผู้ใช้) รหัสโฟลว์ เหตุการณ์ ชื่อขั้นตอน และอื่นๆ
  • กรณีการใช้งาน: ค้นหาเจ้าของโฟลว์ที่เรียกใช้ขั้นตอนขอความช่วยเหลือจาก Gemini หลายครั้งต่อนาที

ดูข้อมูลเพิ่มเติม: เหตุการณ์ในบันทึกของ Workspace Studio

2. หยุดโฟลว์

หากโฟลว์ทำงานผิดปกติ คุณสามารถหยุดโฟลว์ได้ คุณมีตัวเลือกดังนี้

  • ตัวเลือกที่ 1 - ผู้ใช้หยุดการทำงาน ขอให้ผู้ใช้ปิดใช้โฟลว์หรือแก้ไขการตั้งค่า
  • ตัวเลือกที่ 2 - ทีมสนับสนุนหยุดการย้ายข้อมูล
    1. ใช้เครื่องมือตรวจสอบเพื่อดูรหัสโฟลว์ของโฟลว์ที่มีปัญหา
    2. ติดต่อทีมสนับสนุนของ Google Workspace และระบุรหัสโฟลว์เพื่อหยุดการทำงาน
  • ตัวเลือกที่ 3 - การหยุดฉุกเฉิน
    1. ย้ายผู้ใช้ไปยังหน่วยขององค์กรที่ปิดการเข้าถึง Studio ไว้
    2. ซึ่งจะหยุดขั้นตอนทั้งหมดสำหรับผู้ใช้รายนั้นทันที

ดูวิธีหยุดโฟลว์ Workspace Studio ในฐานะผู้ดูแลระบบ