使用入门：适用于管理员的 Workspace Studio 设置指南

借助 Google Workspace Studio，用户可以创建“流”，以自动执行 Google Workspace 应用（包括 Gmail、云端硬盘和 Chat）以及第三方服务中的日常工作任务。有权访问 Gemini 的用户可以通过描述自己想要执行的操作来构建流。

流可以代表用户执行操作，例如起草电子邮件、创建和更新文件、创建任务等。配置不当的流可能会意外修改或删除数据，或者发送过多的通知。管理员可以通过政策和监控来管理这些风险。

本指南为管理员提供了配置、支持和管理 Workspace Studio 的最佳实践，以便在确保安全性和控制力的同时最大限度地提高工作效率。

第 1 步：为您的组织设置 Workspace Studio

在允许用户使用 Workspace Studio 之前，我们建议您配置访问权限和防护措施，以确保流按预期运行，并且数据保持安全。

1. 管理对 Studio 的访问权限

  • 查找设置： 管理控制台 然后 菜单 然后 应用 然后 Google Workspace 然后 Workspace Studio。
  • 操作： 检查相应组织部门和群组的服务状态 是否已设为开启 。
  • 建议：创建一个已停用 Studio 访问权限的下级组织部门。这样，您就可以快速将用户移至该组织部门，以停止他们拥有的流。

了解详情：为您的组织启用或停用 Google Workspace Studio

2. 管理对 Studio 功能的访问权限

您可以控制用户是否可以使用 Gemini 创建流、在流中使用 AI 赋能的步骤、使用其他 Workspace 服务的步骤，以及使用集成或自定义步骤。

建议：

  • 允许有权访问 Gemini for Google Workspace 的用户在 Studio 中使用 Gemini 功能。
  • 允许用户使用他们可以访问的 Workspace 服务的步骤。仅在存在滥用风险时阻止使用服务的步骤。
  • 使用 Google Workspace Marketplace 许可名单来控制用户可以使用哪些集成和已发布的自定义步骤。

详细说明：管理对 Workspace Studio 中的步骤和启动方式的访问权限

3. 管理哪些人可以共享流

当您允许用户在内部与他人共享流时，他们可以共享有用的流，从而提高整体工作效率，并为其他无需重新创建相同流的用户节省时间。

  • 共享方式： 当用户共享流时，接收者点击链接即可获取流的副本。 副本包含所有者的设置，例如输入的文本、电子邮件地址和指向云端硬盘中文件的链接。接收者无权访问所有者的私人数据（例如电子邮件或云端硬盘文件），只能访问他们已可以访问的内容。
  • 查找设置： 管理控制台 然后 应用 然后 Google Workspace 然后 Workspace Studio 然后 共享设置。
  • 建议： 允许受信任的组织部门和群组进行共享，以便他们可以分发标准化流模板。

了解详情：允许用户在 Workspace Studio 中共享流

4. 设置提醒

您可以创建活动规则，以便在发生特定 Studio 活动时收到通知，例如：

  • 高频提醒： 检测可能循环运行或过度运行的流。

    • 条件：为规则日志事件 创建规则，其中事件为开始运行 。
    • 阈值：将规则设置为在计数在 1 小时 内超过 100 时发出提醒。
    • 操作：向所有管理员发送电子邮件。

  • AI 使用情况提醒： 监控自动化流程中生成式 AI 的使用情况。

    • 条件：创建规则，其中步骤名称 包含 “问问 Gemini” ，还可以选择包含其他 AI 赋能的步骤。如需查看所有可用步骤的列表，请参阅 Workspace Studio 中的启动方式和步骤指南。
    • 操作：向超级管理员发送通知。

了解操作方法：为 Workspace Studio 设置活动提醒

第 2 步：为用户提供支持

帮助用户创建流、了解限制以及排查流问题。

1. 使用入门

2. 了解限制

Workspace Studio 实施以下限制：

  • 流限制： 用户最多可以创建 25 个流 ，包括活跃流和已停止的流。
  • 步骤限制： 一个流最多可以包含 20 个步骤 。
  • Gmail 启动方式： 从新电子邮件开始的活跃流不得超过 25 个 。
  • 每日运行次数： 每位用户的流每日运行总次数有限制。如果用户达到此限制，所有流都会暂停，直到下一个 24 小时周期开始。在此期间，流不会开始新的运行。

了解详情：了解 Google Workspace Studio 限制

3. 排查常见问题

熟悉用户在使用 Workspace Studio 时可能会遇到的常见问题。

第 3 步：监控和管理 Studio 活动

您可以使用功能强大的工具来调查和控制流活动。

1. 调查活动

使用审核和调查工具或安全调查工具查看流执行的操作。

  • 数据源： 选择规则日志事件 。
  • 过滤条件： 您可以按执行者（用户电子邮件）、流 ID、事件、步骤名称等过滤。
  • 应用场景： 查找每分钟运行多次“问问 Gemini”步骤的流程的所有者。

了解详情：Workspace Studio 日志事件

2. 停止流

如果流的行为异常，您可以将其停止。您有以下几种选择：

  • 选项 1 - 用户停止流。要求用户关闭流或修改其设置。
  • 选项 2 - 支持团队停止流
    1. 使用调查工具获取问题流的流 ID 。
    2. 与 Google Workspace 支持团队联系，并提供流 ID 以停止流。
  • 选项 3 - 紧急停止
    1. 将用户移至已停用 Studio 访问权限的组织部门。
    2. 这样会立即停止该用户的所有流。

了解操作方法：以管理员身份停止 Workspace Studio 流程