Kullanmaya başlayın: Yöneticiler için Workspace Studio kurulum rehberi

Google Workspace Studio, kullanıcıların Gmail, Drive ve Chat gibi Google Workspace uygulamaları ile üçüncü taraf hizmetlerinde rutin iş görevlerini otomatikleştiren "akışlar" oluşturmasına olanak tanır. Gemini'a erişimi olan kullanıcılar, yapmak istedikleri işlemi açıklayarak akışlar oluşturabilir.

Akışlar, kullanıcılar adına işlem yapabilir; e-posta taslağı oluşturma, dosya oluşturma ve güncelleme, görev oluşturma gibi işlemler gerçekleştirebilir. Yanlış yapılandırılmış akışlar, verileri istemeden düzenleyebilir veya silebilir ya da aşırı bildirim gönderebilir. Yöneticiler bu riskleri politika ve izleme yoluyla yönetebilir.

Bu kılavuzda, yöneticilerin Workspace Studio'yu yapılandırması, desteklemesi ve yönetmesi için en iyi uygulamalar yer alır. Bu sayede, güvenlik ve kontrolü korurken üretkenliği en üst düzeye çıkarabilirsiniz.

1. Adım: Kuruluşunuz için Workspace Studio'yu kurma

Kullanıcıların Workspace Studio'yu kullanmasına izin vermeden önce, akışların beklendiği gibi çalışmasını ve verilerin güvenli kalmasını sağlamak için erişimi ve koruma önlemlerini yapılandırmanızı öneririz.

1. Studio'ya erişimi yönetme

Ayarı bulma: Yönetici Konsolu Menü Uygulamalar Google Workspace Workspace Studio.
İşlem: İlgili kuruluş birimleri ve gruplar için Hizmet durumu'nun AÇIK olarak ayarlandığını kontrol edin.
Öneri: Studio'ya erişimin devre dışı olduğu bir alt kuruluş birimi oluşturun. Bu sayede, bir kullanıcının sahip olduğu akışı durdurmak için kullanıcıyı hızlıca bu birime taşıyabilirsiniz.

Daha fazla bilgi: Kuruluşunuz için Google Workspace Studio'yu etkinleştirme veya devre dışı bırakma

2. Studio özelliklerine erişimi yönetme

Kullanıcıların akış oluşturmak için Gemini'ı kullanıp kullanamayacağını, akışlarında yapay zeka destekli adımlardan yararlanıp yararlanamayacağını, diğer Workspace hizmetlerine yönelik adımları kullanıp kullanamayacağını ve entegrasyonları ya da özel adımları kullanıp kullanamayacağını kontrol edebilirsiniz.

Öneriler:

Google Workspace için Gemini'a erişimi olan kullanıcıların Studio'da Gemini özelliklerini kullanmasına izin verin.
Kullanıcıların, erişebildikleri Workspace hizmetleri için adımları kullanmasına izin verin. Yalnızca kötüye kullanım riski varsa bir hizmetle ilgili adımları engelleyin.
Kullanıcıların hangi entegrasyonları ve yayınlanan özel adımları kullanabileceğini kontrol etmek için Google Workspace Marketplace izin verilenler listesini kullanın.

Ayrıntılı talimatlar: Workspace Studio'da adımlara ve başlatıcılara erişimi yönetme

3. Akışları kimlerin paylaşabileceğini yönetme

Kullanıcıların akışları dahili olarak başkalarıyla paylaşmasına izin verdiğinizde, genel üretkenliği artıran ve aynı akışları yeniden oluşturmak zorunda kalmayan diğer kullanıcıların zamandan tasarruf etmesini sağlayan faydalı akışları paylaşabilirler.

Paylaşma işleyiş şekli: Bir kullanıcı akış paylaştığında alıcı, akışın kopyasını almak için bir bağlantıyı tıklar. Kopya, sahibinin kurulumunu (ör. girilen metinler, e-posta adresleri ve Drive'daki dosyalara yönelik bağlantılar) içerir. Alıcı, sahibin e-postalar veya Drive dosyaları gibi özel verilerine erişemez. Yalnızca erişebildiği içeriklere erişebilir.
Ayarı bulma: Yönetici Konsolu Uygulamalar Google Workspace Workspace Studio Paylaşım ayarları.
Öneri: Standartlaştırılmış akış şablonlarını dağıtabilmeleri için güvenilir kuruluş birimleri ve gruplar için paylaşıma izin verin.

Daha fazla bilgi: Kullanıcıların Workspace Studio'da akış paylaşmasına izin verme

4. Uyarıları ayarlama

Aşağıdaki gibi belirli Studio etkinlikleriyle ilgili bildirim almak için etkinlik kuralları oluşturabilirsiniz:

Yüksek sıklıklı uyarı: Döngüye giren veya aşırı çalışan akışları algılar.
- Koşul: Etkinliğin Start run olduğu Kural günlüğü etkinlikleri için bir kural oluşturun.
- Eşik: Sayı 1 saat içinde 100'ü aşarsa uyarı verecek şekilde kuralı ayarlayın.
- İşlem: Tüm yöneticilere e-posta gönderin.
Yapay zeka kullanım uyarısı: Otomasyonlarda üretken yapay zeka kullanımını izleyin.
- Koşul: Adım adı'nın "Gemini'a Sor"'u ve isteğe bağlı olarak diğer yapay zeka destekli adımları içerdiği bir kural oluşturun. Mevcut tüm adımların listesi için Workspace Studio'daki Başlatıcılar ve Adımlar Rehberi başlıklı makaleyi inceleyin.
- İşlem: Süper yöneticiye bildirim gönderin.

Nasıl yapılacağını öğrenin: Workspace Studio için etkinlik uyarılarını ayarlama

2. adım: Kullanıcılarınızı destekleme

Kullanıcılarınızın akış oluşturmasına, sınırları anlamasına ve akışlarıyla ilgili sorunları gidermesine yardımcı olun.

1. Başlarken

Kullanıcıları ilk akışlarını oluşturmak için studio.workspace.google.com adresine yönlendirin.
Kullanıcıları, akış oluşturma ve adım kullanma ile ilgili eğitici içerikler için Workspace Studio Yardım Merkezi'ni incelemeye teşvik edin.

2. Sınırları anlama

Workspace Studio'da aşağıdaki sınırlar uygulanır:

Akış sınırı: Kullanıcılar, etkin ve durdurulmuş olanlar da dahil olmak üzere en fazla 100 akış oluşturabilir.
Adım sınırı: Bir akışta en fazla 20 adım olabilir.
Gmail başlatıcısı: Yeni e-postalardan en fazla 25 etkin akış başlatılabilir.
Günlük çalıştırma sayısı: Kullanıcı başına toplam akış çalıştırma sayısı için günlük bir sınır vardır. Bir kullanıcı bu sınıra ulaşırsa tüm akışlar bir sonraki 24 saatlik döngüye kadar duraklatılır. Bu süre zarfında akışlar yeni çalıştırmalar başlatmaz.

Daha fazla bilgi: Google Workspace Studio sınırları hakkında bilgi

3. Sık karşılaşılan sorunları giderme

Kullanıcıların Workspace Studio ile ilgili olarak karşılaşabileceği daha yaygın sorunlar hakkında bilgi edinin.

Yönetici kılavuzu: Kullanıcılarınız için Workspace Studio ile ilgili sorunları giderme
Kullanıcı yardımı: Akışlarla ilgili sorunları giderme

3. Adım: Studio etkinliğini izleme ve yönetme

Akış etkinliğini incelemek ve kontrol etmek için güçlü araçlarınız vardır.

1. Etkinliği inceleme

Hangi akışların ne yaptığını incelemek için denetim ve inceleme aracını veya güvenlik incelemesi aracını kullanın.

Veri kaynağı: Kural günlüğü etkinlikleri'ni seçin.
Filtreler: İşlemi gerçekleştiren (kullanıcı e-postası), Akış kimliği, Etkinlik, Adım adı ve daha birçok ölçüte göre filtreleme yapabilirsiniz.
Kullanım alanı: Dakikada birkaç kez "Gemini'a sorun" adımını çalıştıran bir akışın sahibini bulma.

Daha fazla bilgi: Workspace Studio günlüğü etkinlikleri

2. Akışı durdurma

Bir akış düzensiz çalışıyorsa durdurabilirsiniz. Birkaç seçeneğiniz vardır:

1. seçenek: Kullanıcı durdurur. Kullanıcıdan akışı devre dışı bırakmasını veya kurulumunu düzenlemesini isteyin.
2. seçenek: Destek ekibi durdurur
1. Sorunlu akışın Akış Kimliği'ni almak için bir inceleme aracı kullanın.
2. Durdurulması için Google Workspace Destek Ekibi ile iletişime geçip akış kimliğini paylaşın.
3. seçenek: Acil durum durdurma
1. Kullanıcıyı, Studio erişiminin devre dışı bırakıldığı bir kuruluş birimine taşıyın.
2. Bu işlem, ilgili kullanıcının tüm akışlarını anında durdurur.

Nasıl yapılacağını öğrenin: Workspace Studio akışını yönetici olarak durdurma

Kullanmaya başlayın: Yöneticiler için Workspace Studio kurulum rehberi Koleksiyonlar ile düzeninizi koruyun İçeriği tercihlerinize göre kaydedin ve kategorilere ayırın.