Kullanmaya başlayın: Yöneticiler için Workspace Studio kurulum rehberi

Google Workspace Studio, kullanıcıların Gmail, Drive ve Chat gibi Google Workspace uygulamaları ile üçüncü taraf hizmetlerindeki rutin iş görevlerini otomatikleştiren "akışlar" oluşturmasına olanak tanır. Gemini'a erişimi olan kullanıcılar, yapmak istediklerini açıklayarak akışlar oluşturabilir.

Akışlar, kullanıcılar adına e-posta taslağı oluşturma, dosya oluşturma ve güncelleme, görev oluşturma gibi işlemler yapabilir. Kötü yapılandırılmış akışlar, verileri yanlışlıkla düzenleyebilir veya silebilir ya da aşırı bildirim gönderebilir. Yöneticiler, politika ve izleme yoluyla bu riskleri yönetebilir.

Bu kılavuzda, yöneticilerin güvenlik ve kontrolü korurken üretkenliği en üst düzeye çıkarmak için Workspace Studio'yu yapılandırma, destekleme ve yönetme ile ilgili en iyi uygulamalar yer almaktadır.

1. Adım Kuruluşunuz için Workspace Studio'yu ayarlama

Kullanıcıların Workspace Studio'yu kullanmasına izin vermeden önce, akışların beklendiği gibi çalışması ve verilerin güvende kalması için erişimi ve güvenlik önlemlerini yapılandırmanızı öneririz.

1. Studio'ya erişimi yönetme

  • Ayarı bulma: Yönetici Konsolu ardından Menü ardından Uygulamalar ardından Google Workspace ardından Workspace Studio.
  • İşlem: Uygun kuruluş birimleri ve gruplar için Hizmet durumu'nun AÇIK olarak ayarlandığından emin olun.
  • Öneri: Studio'ya erişimi devre dışı bırakılmış bir alt kuruluş birimi oluşturun. Bu sayede, bir kullanıcıyı hızlıca bu birime taşıyarak sahip olduğu akışı durdurabilirsiniz.

Daha fazla bilgi: Kuruluşunuz için Google Workspace Studio'yu etkinleştirme veya devre dışı bırakma

2. Studio özelliklerine erişimi yönetme

Kullanıcıların akış oluşturmak için Gemini'ı kullanıp kullanamayacağını, akışlarında yapay zeka destekli adımlardan yararlanıp yararlanamayacağını, diğer Workspace hizmetleri için adımları kullanıp kullanamayacağını ve entegrasyonları ya da özel adımları kullanıp kullanamayacağını kontrol edebilirsiniz.

Öneriler:

  • Google Workspace için Gemini'a erişimi olan kullanıcıların Studio'da Gemini özelliklerini kullanmasına izin verin.
  • Kullanıcıların, erişebildikleri Workspace hizmetleri için adımları kullanmasına izin verin. Bir hizmet için adımları yalnızca kötüye kullanım riski varsa engelleyin.
  • Kullanıcıların hangi entegrasyonları ve yayınlanan özel adımları kullanabileceğini kontrol etmek için Google Workspace Marketplace izin verilenler listesini kullanın.

Ayrıntılı talimatlar: Workspace Studio'da adımlara ve başlatıcılara erişimi yönetme

3. Akışları kimlerin paylaşabileceğini yönetme

Kullanıcıların akışları dahili olarak başkalarıyla paylaşmasına izin verdiğinizde, genel üretkenliği artıran ve aynı akışları yeniden oluşturmak zorunda kalmayan diğer kullanıcıların zamandan tasarruf etmesini sağlayan faydalı akışları paylaşabilirler.

  • Paylaşımın işleyiş şekli: Bir kullanıcı akış paylaştığında alıcı, akışın kopyasını almak için bir bağlantıyı tıklar. Kopya, sahibinin kurulumunu (ör. girilen metinler, e-posta adresleri ve Drive'daki dosyalara yönelik bağlantılar) içerir. Alıcı, sahibin e-postalar veya Drive dosyaları gibi özel verilerine erişemez, yalnızca zaten erişebildiği içeriklere erişebilir.
  • Ayarı bulma: Yönetici Konsolu ardından Uygulamalar ardından Google Workspace ardından Workspace Studio ardından Paylaşım ayarları.
  • Öneri: Standartlaştırılmış akış şablonlarını dağıtabilmeleri için güvenilir kuruluş birimleri ve gruplarla paylaşıma izin verin.

Daha fazla bilgi: Kullanıcıların Workspace Studio'da akış paylaşmasına izin verme

4. Uyarılar ayarlayın

Aşağıdakiler gibi belirli Studio etkinlikleri hakkında bildirim almak için etkinlik kuralları oluşturabilirsiniz:

  • Yüksek sıklık uyarısı: Döngüde olan veya aşırı çalışan akışları tespit edin.

    • Koşul: Etkinliğin Çalıştırmayı başlat olduğu Kural günlüğü etkinlikleri için bir kural oluşturun.
    • Eşik: Kuralı, sayı 1 saat içinde 100'ü aşarsa uyarı verecek şekilde ayarlayın.
    • İşlem: Tüm yöneticilere e-posta gönderilir.

  • Yapay zeka kullanım uyarısı: Otomasyonlarda üretken yapay zekanın kullanımını izleyin.

    • Koşul: Adım adı'nın "Gemini'a sorun" ifadesini ve isteğe bağlı olarak yapay zeka destekli diğer adımları içerdiği bir kural oluşturun. Mevcut tüm adımların listesi için Workspace Studio'daki Başlatıcılar ve Adımlar Rehberi başlıklı makaleyi inceleyin.
    • İşlem: Süper yöneticiye bildirim gönderilir.

Nasıl yapılacağını öğrenin: Workspace Studio için etkinlik uyarıları ayarlama

2. adım: Kullanıcılarınızı destekleme

Kullanıcılarınızın akış oluşturmasına, sınırları anlamasına ve akışlarıyla ilgili sorunları gidermesine yardımcı olun.

1. Başlarken

2. Sınırları anlama

Workspace Studio'da aşağıdaki sınırlar uygulanır:

  • Akış sınırı: Kullanıcılar, etkin ve durdurulmuş olanlar dahil olmak üzere en fazla 25 akış oluşturabilir.
  • Adım sınırı: Bir akışta en fazla 20 adım olabilir.
  • Gmail başlatıcısı: Yeni e-postalardan en fazla 25 etkin akış başlatılabilir.
  • Günlük çalıştırma sayısı: Kullanıcı başına toplam akış çalıştırma sayısı için günlük bir sınır vardır. Kullanıcı bu sınıra ulaşırsa bir sonraki 24 saatlik döngüye kadar tüm akışlar duraklatılır. Bu süre zarfında akışlar yeni çalıştırma başlatmaz.

Daha fazla bilgi: Google Workspace Studio sınırları hakkında bilgi edinin.

3. Sık karşılaşılan sorunları giderme

Kullanıcıların Workspace Studio'da karşılaşabileceği daha yaygın sorunlar hakkında bilgi edinin.

3. Adım: Studio etkinliğini izleme ve yönetme

Akış etkinliğini incelemek ve kontrol etmek için güçlü araçlara sahipsiniz.

1. Etkinliği inceleme

Akışların ne yaptığını incelemek için denetim ve inceleme aracını veya güvenlik incelemesi aracını kullanın.

  • Veri kaynağı: Kural günlüğü etkinlikleri'ni seçin.
  • Filtreler: İşlemi gerçekleştiren (kullanıcı e-postası), Akış kimliği, Etkinlik, Adım adı ve daha fazlasına göre filtreleme yapabilirsiniz.
  • Kullanım alanı: "Gemini'a sorun" adımını dakikada birkaç kez çalıştıran bir akışın sahibini bulma.

Daha fazla bilgi: Workspace Studio günlüğü etkinlikleri

2. Akışı durdurma

Bir akış düzensiz davranıyorsa akışı durdurabilirsiniz. Birkaç seçeneğiniz vardır:

  • 1. seçenek: Kullanıcı durdurur. Kullanıcıdan akışı devre dışı bırakmasını veya akışın ayarlarını düzenlemesini isteyin.
  • 2. seçenek: Destek ekibi durdurur
    1. Sorunlu akışın akış kimliğini almak için bir inceleme aracı kullanın.
    2. Google Workspace Destek Ekibi ile iletişime geçin ve akışın durdurulması için akış kimliğini sağlayın.
  • 3. seçenek: Acil durdurma
    1. Kullanıcıyı, Studio'ya erişimin devre dışı bırakıldığı bir kuruluş birimine taşıyın.
    2. Bu işlem, ilgili kullanıcı için tüm akışları hemen durdurur.

Nasıl yapılacağını öğrenin: Workspace Studio akışını yönetici olarak durdurma