Google Workspace 管理員可以控管 Workspace Studio 流程存取組織 Google 資料的方式和時間。這項設定可協助您在使用者工作效率、自動化功能，以及貴機構的安全、法規遵循和隱私權標準之間取得平衡。
根據預設，新建立的流程會以建立者的資料存取權限執行。也就是說，流程可以代表使用者自動讀取、修改及共用 Google 資料，例如雲端硬碟中的檔案、Gmail 中的電子郵件，以及 Google 文件中的內容。
管理流程的資料存取權，主要有以下原因：
- 防止資料意外外洩：限制流程存取權，可確保代理不會不慎分享機密或受限制的組織資料。
- 強制執行政策：您可以為整個組織設定預設存取層級，或指定特定組織單位 (OU)，以遵守資料治理法規。
- 控管 AI 輔助資料來源：如果工作流程使用 Gemini AI 步驟，您可以限制 AI 是否能搜尋內部 Workspace 資料、外部公開網站，或兩者皆可。
- 集中管理：您可以在 Google 管理控制台，查看、暫停或限制網域中個別流程的資料存取權。
查看所有流程的清單並管理資料存取權
您可以查看貴組織使用者建立的所有流程，並視需要變更或暫停他們存取 Google 資料的權限。使用 Studio 管理員設定，封鎖特定步驟的存取權。
- 在管理控制台中，依序點選「選單」圖示
「代理」「代理存取權管理」。 - 如要篩選清單，只顯示流程，請依序點選「類型」「Studio 流程」。
- 如要查看流程的詳細資訊、變更資料存取權、暫停資料存取權，或重新啟用流程，請按一下「動作」，然後點選對應的選項。
- 暫停資料存取權：禁止流程存取 Google 資料，並停止任何進行中或日後的執行作業。
- 變更存取權：封鎖存取權或限制特定範圍。流程仍可執行，但可能無法正常運作。
注意：只有許可清單測試人員新建立的流程，才會顯示在「Agent access management」(代理存取權管理) 頁面。現有流程會繼續照常運作。
設定工作流程的預設資料存取權
根據預設，工作流程可以存取與建立者相同的 Workspace 資料。您可以預設封鎖整個組織或組織單位的工作流程，禁止存取 Workspace 資料。
注意：封鎖 Workspace 資料存取權後，大部分流程都會停止執行。
- 在管理控制台中，依序點選「選單」圖示 「代理」「設定」。
- 按一下「Studio 工作流程的預設存取權」。
- (選用) 在左側選取要套用設定的組織單位。
- 如要預設為禁止存取，請選取「不允許代理存取」。
- 按一下「儲存」。如果您選擇了組織單位，請按一下「覆寫」。
管理工作流程特定步驟的存取權
管理員可以控管使用者能在流程中新增哪些步驟。詳情請參閱：
設定 Gemini 步驟可使用的來源
管理員可以控管 Gemini 在 Workspace Studio 流程中，能搜尋及使用哪些來源來生成回覆。如果流程包含 AI 輔助步驟，就可能發生這種情況。Gemini 搜尋的來源可以是公開網站上的資料，或使用者可存取的任何 Workspace 資料。
封鎖來源後，Studio 使用者會看到該來源選項變暗，無法使用。
注意：根據預設，系統會允許這兩個來源選項。
- 在 Google 管理控制台中，依序點選「選單」圖示 「應用程式」「Google Workspace」「Workspace Studio」。
- 按一下「Gemini 資料來源」。
- 勾選要允許 Gemini 搜尋的來源：
- 允許 Gemini 搜尋 Workspace 資料
允許 Gemini 搜尋公開網站
如果您取消勾選某個選項，且使用者的流程受到影響，使用者會在 Studio 活動記錄中看到通知。
按一下「儲存」。