Mengelola akses alur Workspace Studio ke data Google

Sebagai administrator Google Workspace, Anda mengelola cara dan waktu alur Workspace Studio mengakses data Google organisasi Anda. Setelan ini membantu Anda menyeimbangkan produktivitas dan otomatisasi pengguna dengan standar keamanan, kepatuhan, dan privasi organisasi Anda.

Secara default, alur yang baru dibuat berjalan dengan hak istimewa akses data yang sama dengan pengguna yang membuatnya. Artinya, alur dapat otomatis membaca, mengubah, dan membagikan data Google, seperti file di Drive, email di Gmail, dan konten di Dokumen, atas nama pengguna.

Mengelola akses alur ke data penting karena alasan berikut:

  • Mencegah eksposur data yang tidak disengaja: Membatasi akses alur memastikan bahwa agen tidak secara tidak sengaja membagikan data organisasi yang sensitif atau dibatasi.
  • Kepatuhan kebijakan yang diterapkan: Anda dapat menetapkan tingkat akses default untuk seluruh organisasi atau menargetkan unit organisasi (OU) tertentu agar mematuhi peraturan tata kelola data.
  • Mengontrol sumber data yang didukung AI: Untuk alur yang menggunakan langkah AI Gemini, Anda dapat membatasi apakah AI diizinkan untuk menelusuri data Workspace internal, situs publik eksternal, atau keduanya.
  • Mempertahankan pengawasan terpusat: Konsol Google Admin Anda adalah satu tempat untuk meninjau, menjeda, atau membatasi akses data untuk setiap alur yang dibuat di seluruh domain Anda.

Melihat daftar semua alur dan mengelola akses data

Anda dapat meninjau semua alur yang dibuat oleh pengguna di organisasi Anda dan, jika perlu, mengubah atau menjeda akses mereka ke data Google. Gunakan setelan admin Studio untuk memblokir akses ke langkah-langkah tertentu.

  1. Di konsol Admin, buka Menu lalu Agen lalu Pengelolaan akses agen.
  2. Untuk memfilter daftar hanya ke alur, klik Jenis lalu Alur Studio.
  3. Untuk melihat informasi selengkapnya tentang alur, mengubah akses data, menjeda akses data, atau mengaktifkan kembali alur, klik Tindakan dan opsi yang sesuai.
    1. Menjeda akses data–Memblokir akses alur ke data Google dan menghentikan semua proses yang sedang berlangsung atau yang akan datang.
    2. Ubah akses–Blokir akses atau batasi ke cakupan tertentu. Alur masih dapat berjalan, tetapi mungkin tidak berfungsi seperti yang diharapkan.

Catatan: Hanya alur yang baru dibuat oleh penguji yang diizinkan yang akan ditampilkan di halaman Pengelolaan akses agen. Alur yang ada akan terus beroperasi seperti sebelumnya.

Menetapkan akses data default untuk alur

Secara default, alur memiliki akses ke data Workspace yang sama dengan pembuatnya. Anda dapat memblokir akses ke data Workspace untuk alur secara default, bukan untuk seluruh organisasi atau unit organisasi.

Catatan: Memblokir akses ke data Workspace akan menyebabkan sebagian besar alur berhenti berjalan.

  1. Di konsol Admin, buka Menu lalu Agen lalu Setelan.
  2. Klik Akses default untuk alur Studio.
  3. (Opsional) Di sebelah kiri, pilih unit organisasi tempat Anda ingin menerapkan setelan.
  4. Untuk memblokir akses secara default, pilih Jangan izinkan akses ke agen.
  5. Klik Simpan. Jika Anda memilih unit organisasi, klik Ganti.
Perubahan dapat membutuhkan waktu hingga 24 jam, tetapi biasanya berlangsung lebih cepat. Pelajari lebih lanjut

Mengelola akses ke langkah tertentu untuk alur

Sebagai administrator, Anda dapat mengontrol langkah-langkah yang dapat ditambahkan pengguna ke alur mereka. Untuk mengetahui detailnya, baca artikel berikut:

Menetapkan sumber yang dapat digunakan langkah-langkah Gemini

Sebagai administrator, Anda dapat mengontrol sumber yang dapat dicari dan digunakan Gemini untuk membuat respons dalam alur Workspace Studio. Hal ini dapat terjadi saat alur menyertakan langkah-langkah yang didukung AI. Sumber yang dicari Gemini dapat berupa data di situs publik atau data Workspace yang dapat diakses pengguna.

Saat Anda memblokir sumber, pengguna Studio akan melihat opsi sumber diredupkan dan tidak tersedia.

Catatan: Secara default, kedua opsi sumber diizinkan.

  1. Di konsol Google Admin, buka Menu lalu Aplikasi lalu Google Workspace lalu Workspace Studio.
  2. Klik Sumber data Gemini.
  3. Centang kotak untuk sumber yang ingin Anda izinkan untuk ditelusuri oleh Gemini:
  4. Mengizinkan Gemini menelusuri data Workspace

  5. Izinkan Gemini menelusuri situs publik

    Jika Anda menghapus centang pada opsi dan alur pengguna terpengaruh, pengguna akan melihat notifikasi di log aktivitas Studio.

  6. Klik Simpan.