Hantera Workspace Studio-flödens åtkomst till Google-data

Som Google Workspace-administratör hanterar du hur och när Workspace Studio-flöden får åtkomst till organisationens Google-data. Den här inställningen hjälper dig att balansera användarproduktivitet och automatisering med organisationens säkerhets-, efterlevnads- och sekretessstandarder.

Som standard körs nyskapade flöden med samma dataåtkomstbehörigheter som användaren som skapade dem. Det betyder att ett flöde automatiskt kan läsa, ändra och dela Google-data, till exempel filer i Drive, e-postmeddelanden i Gmail och innehåll i Dokument, för en användares räkning.

Det är viktigt att hantera flödens åtkomst till data av dessa skäl:

  • Förhindra oavsiktlig dataexponering: Att begränsa flödesåtkomst säkerställer att agenter inte oavsiktligt delar känsliga eller begränsade organisationsdata.
  • Påtvingad policyefterlevnad: Du kan ställa in standardåtkomstnivåer för hela organisationen eller rikta in dig på specifika organisationsenheter (OU:er) för att följa reglerna för datastyrning.
  • Styr AI-drivna datakällor: För flöden som använder Gemini AI-steg kan du begränsa om AI:n får söka i interna arbetsytedata, externa offentliga webbplatser eller båda.
  • Behåll centraliserad översikt: Din Google-administratörskonsol är en enda plats för att granska, pausa eller begränsa dataåtkomst för enskilda flöden som skapats över din domän.

Se en lista över alla flöden och hantera dataåtkomst

Du kan granska alla flöden som skapats av användare i din organisation och, om det behövs, ändra eller pausa deras åtkomst till Google-data. Använd Studio-administratörsinställningarna för att blockera åtkomst till specifika steg.

  1. Gå till Meny i administratörskonsolen och sedan Agenter och sedan Hantering av agentåtkomst .
  2. Om du vill filtrera listan till endast flöden klickar du på Typ och sedan Studioflöde .
  3. För att se mer information om flödet, ändra dataåtkomst, pausa dataåtkomst eller återaktivera ett flöde, klicka på Åtgärder och motsvarande alternativ.
    1. Pausa dataåtkomst – Blockerar flödets åtkomst till Google-data och stoppar alla pågående eller framtida körningar.
    2. Ändra åtkomst – Blockera åtkomst eller begränsa till vissa omfång. Flödet kan fortfarande köras, men kanske inte fungerar som förväntat.

Obs ! Endast nyligen skapade flöden av godkända testare visas på sidan för agentåtkomsthantering . Befintliga flöden fortsätter att fungera som tidigare.

Ange standardåtkomst för data för flöden

Som standard har flöden åtkomst till samma arbetsytedata som skaparen. Du kan blockera åtkomst till arbetsytedata för flöden som standard istället för hela organisationen eller en organisationsenhet.

Obs ! Om du blockerar åtkomst till arbetsytedata kommer de flesta flöden att sluta köras.

  1. Gå till Meny i administratörskonsolen och sedan Agenter och sedan Inställningar .
  2. Klicka på Standardåtkomst för Studio-flöden .
  3. (Valfritt) Till vänster väljer du en organisationsenhet som inställningen ska tillämpas på.
  4. Om du vill blockera åtkomst som standard väljer du Tillåt inte agentåtkomst .
  5. Klicka på Spara . Om du valde en organisationsenhet klickar du på Åsidosätt .
Ändringar kan ta upp till 24 timmar men sker vanligtvis snabbare. Läs mer

Hantera åtkomst till specifika steg för flöden

Som administratör kan du styra vilka steg användare kan lägga till i sina flöden. För mer information, se:

Ange vilka källor Gemini-steg kan använda

Som administratör kan du styra de källor som Gemini kan söka i och använda för att skapa svar i Workspace Studio-flöden. Detta kan inträffa när ett flöde innehåller AI-drivna steg. Källorna som Gemini söker i kan vara data på offentliga webbplatser eller vilken Workspace-data som helst som en användare har åtkomst till.

När du blockerar en källa ser Studio-användare att källalternativet är nedtonat och otillgängligt.

Obs: Som standard är båda källalternativen tillåtna.

  1. I Googles administratörskonsol, gå till Meny och sedan Appar och sedan Google Workspace och sedan Arbetsyta Studio .
  2. Klicka på Gemini-datakällor .
  3. Markera rutan för de källor du vill tillåta Gemini att söka i:
  4. Tillåt Gemini att söka i arbetsytedata

  5. Tillåt Gemini att söka på offentliga webbplatser

    Om du avmarkerar ett alternativ och en användares flöde påverkas ser användaren ett meddelande i Studios aktivitetslogg .

  6. Klicka på Spara .