Aktivitätsbenachrichtigungen für Workspace Studio einrichten

Als Administrator können Sie Benachrichtigungen zu Flow-Aktivitäten in Google Workspace Studio erhalten, z. B. wenn Flows häufig ausgeführt werden oder viele KI-Schritte verwendet werden. Sie können Benachrichtigungen in der Benachrichtigungszentrale von Workspace einrichten und per E-Mail oder in der Admin-Konsole benachrichtigt werden.

Auf dieser Seite wird beschrieben, wie Sie zwei häufig verwendete Benachrichtigungen einrichten.

Beispiel 1: Benachrichtigungen bei hoher Flow-Aktivität erhalten

Sie können eine Aktivitätsregel einrichten, um Administratoren zu benachrichtigen, wenn Flows innerhalb kurzer Zeit ungewöhnlich oft ausgeführt werden. Mithilfe dieser Benachrichtigungen können Sie potenzielle Schleifen, Fehlkonfigurationen oder Probleme mit der Kontingentnutzung schnell erkennen.

In diesem Beispiel wird gezeigt, wie Sie eine Aktivitätsregel erstellen, die eine Benachrichtigung sendet, wenn das Ereignis „Start run“ (Ausführung starten) innerhalb einer Stunde mehr als 100 Mal auftritt.

  1. Öffnen Sie in der Admin-Konsole das Dreistrich-Menü und dann Regeln.

  2. Klicken Sie oben in der Tabelle mit den Regeln auf Regel erstellen und dann Aktivität.
  3. Geben Sie einen Regelnamen ein, z. B. „Hohe Workspace Studio-Flow-Aktivität“.
  4. Optional: Geben Sie eine Beschreibung ein, z. B. „Benachrichtigung, wenn Flows innerhalb einer Stunde mehr als 100 Mal ausgeführt werden“.
  5. Klicken Sie auf Weiter.
  6. Klicken Sie auf Datenquelle und wählen Sie Workspace Studio-Protokollereignisse aus. Wenn diese Option nicht angezeigt wird, prüfen Sie, ob Sie eine unterstützte Version haben und die Berechtigung zum Aufrufen von Workspace Studio-Ereignisprotokollen.
  7. Fügen Sie eine Bedingung mit den folgenden Werten hinzu:
    • Attribut:Wählen Sie Ereignis aus.
    • Operator:Lassen Sie die Einstellung Ist unverändert.
    • Wert:Wählen Sie Start run (Ausführung starten) aus.
  8. Klicken Sie auf Weiter.
  9. Wählen Sie im Abschnitt Aktion und Benachrichtigung die Option Wenn die Häufigkeit des Ereignisses einen bestimmten Schwellenwert erreicht aus.
  10. Konfigurieren Sie die Schwellenwerte für die Häufigkeit:
    • Anzahl:Geben Sie 100 ein.
    • Zeitraum:Wählen Sie 1 Stunde aus.
    • Dadurch wird die Bedingung als „mehr als 100 Mal in einer Stunde“ definiert.
  11. Wählen Sie aus, wohin Benachrichtigungen gesendet werden sollen, und wählen Sie eine Schweregradstufe aus.
  12. Klicken Sie auf Weiter.
  13. Prüfen Sie die Einstellungen:
    • Quelle:Workspace Studio-Protokollereignisse
    • Bedingungen:Ereignis ist „Start run“ (Ausführung starten)
    • Schwellenwert:Wenn das Ereignis innerhalb einer Stunde mehr als 100 Mal auftritt
    • Benachrichtigungen:Ein (wenn Sie Benachrichtigungen in der Benachrichtigungszentrale erhalten möchten)
    • E-Mails: Ein (wenn Sie E-Mails senden möchten)
    • Regelstatus:Aktiv
  14. Klicken Sie auf Regel erstellen.

Beispiel 2: Benachrichtigungen erhalten, wenn Flows Gemini häufig verwenden

Sie können eine Aktivitätsregel einrichten, um Administratoren zu benachrichtigen, wenn Workspace Studio-Flows den Schritt Ask Gemini (Gemini fragen) verwenden. Mithilfe dieser Benachrichtigungen können Sie nachverfolgen, wie oft Flows diesen KI-basierten Schritt verwenden.

In diesem Beispiel wird gezeigt, wie Sie eine Aktivitätsregel erstellen, die eine Benachrichtigung sendet, wenn diese KI-basierten Schritte innerhalb von 24 Stunden mehr als 1.000 Mal verwendet werden.

  1. Öffnen Sie in der Admin-Konsole das Dreistrich-Menü und dann Regeln.

  2. Klicken Sie oben in der Tabelle mit den Regeln auf Regel erstellen und dann Aktivität.
  3. Geben Sie einen Regelnamen ein, z. B. „Workspace Studio – Benachrichtigung bei Verwendung von Gemini“.
  4. Optional: Geben Sie eine Beschreibung ein, z. B. „Benachrichtigung, wenn Flows Gemini innerhalb von 24 Stunden mehr als 1.000 Mal verwenden“.
  5. Klicken Sie auf Weiter.
  6. Klicken Sie auf Datenquelle und wählen Sie Workspace Studio-Protokollereignisse aus. Wenn diese Option nicht angezeigt wird, prüfen Sie, ob Sie eine unterstützte Version haben und die Berechtigung zum Aufrufen von Workspace Studio-Ereignisprotokollen.
  7. Fügen Sie eine Bedingung mit den folgenden Werten hinzu:
    • Attribut:Wählen Sie Ereignis aus.
    • Operator:Lassen Sie die Einstellung Ist unverändert.
    • Wert:Wählen Sie Start step (Schritt starten) aus.
  8. Klicken Sie auf Bedingung hinzufügen und richten Sie eine weitere Bedingung so ein:
    • Attribut:Wählen Sie Schrittname aus.
    • Operator:Wählen Sie Enthält aus.
    • Wert:Geben Sie „Ask Gemini“ (Gemini fragen) ein.
  9. Klicken Sie auf Weiter.
  10. Wählen Sie aus, wohin Benachrichtigungen gesendet werden sollen, und wählen Sie eine Schweregradstufe aus.
  11. Klicken Sie auf Weiter.
  12. Prüfen Sie die Einstellungen:
    • Quelle:Workspace Studio-Protokollereignisse
    • Bedingungen:Ereignis ist Schritt starten UND Schrittname enthält Ask Gemini (Gemini fragen)
    • Schwellenwert:Wenn das Ereignis innerhalb von 24 Stunden mehr als 1.000 Mal auftritt
    • Benachrichtigungen:Ein (wenn Sie Benachrichtigungen in der Benachrichtigungszentrale erhalten möchten)
    • E-Mails: Ein (wenn Sie E-Mails senden möchten)
    • Regelstatus:Aktiv
  13. Klicken Sie auf Regel erstellen.