תחילת העבודה: מדריך למנהלי מערכת להגדרת Workspace Studio

‫Google Workspace Studio מאפשר למשתמשים ליצור 'תהליכים' שמבצעים אוטומציה של משימות עבודה שגרתיות באפליקציות של Google Workspace, כולל Gmail,‏ Drive ו-Chat, ובשירותים של צד שלישי. משתמשים עם גישה ל-Gemini יכולים ליצור תהליכי עבודה על ידי תיאור של מה שהם רוצים לעשות.

רצפי פעולות יכולים לפעול בשם המשתמשים, לנסח אימיילים, ליצור ולעדכן קבצים, ליצור משימות ועוד. אם התהליכים לא מוגדרים בצורה טובה, הם עלולים לערוך או למחוק נתונים בטעות, או לשלוח התראות מוגזמות. אדמינים יכולים לנהל את הסיכונים האלה באמצעות מדיניות ומעקב.

במדריך הזה מפורטות שיטות מומלצות לאדמינים להגדרה, לתמיכה ולניהול של Workspace Studio, כדי למקסם את הפרודוקטיביות תוך שמירה על אבטחה ושליטה.

שלב 1. הגדרת Workspace Studio לארגון

לפני שמאפשרים למשתמשים להשתמש ב-Workspace Studio, מומלץ להגדיר גישה ואמצעי הגנה כדי לוודא שרצפי הפעולות מתנהלים כמצופה והנתונים נשארים מאובטחים.

1. ניהול הגישה ל-Studio

  • כדי למצוא את ההגדרה: במסוף Admin ואז תפריט ואז אפליקציות ואז Google Workspace ואז Workspace Studio.
  • פעולה: בודקים שסטטוס השירות מוגדר למופעל ביחידות הארגוניות ובקבוצות הרלוונטיות.
  • המלצה: יוצרים יחידה ארגונית בת שהגישה ל-Studio מושבתת בה. כך אפשר להעביר אליה במהירות משתמש כדי להפסיק רצף פעולות שהוא הבעלים שלו.

מידע נוסף: הפעלה או השבתה של Google Workspace Studio בארגון

2. ניהול הגישה לתכונות של Studio

אתם יכולים לקבוע אם משתמשים יכולים להשתמש ב-Gemini כדי ליצור רצפי פעולות, להשתמש בפעולות מבוססות-AI ברצפי הפעולות שלהם, להשתמש בפעולות בשירותים אחרים של Workspace ולהשתמש בשילובים או בפעולות בהתאמה אישית.

המלצות:

  • משתמשים שיש להם גישה ל-Gemini ל-Google Workspace יכולים להשתמש בתכונות של Gemini ב-Studio.
  • המשתמשים יכולים להשתמש בשלבים לשירותי Workspace שיש להם גישה אליהם. כדאי לחסום שלבים בשירות רק אם יש סיכון לניצול לרעה.
  • אתם יכולים להשתמש ברשימת ההיתרים של Google Workspace Marketplace כדי לקבוע באילו שילובים ובאילו שלבים בהתאמה אישית שפורסמו המשתמשים יכולים להשתמש.

הוראות מפורטות: ניהול הגישה לשלבים ולתבניות ב-Workspace Studio

3. ניהול המשתמשים שיכולים לשתף תהליכי עבודה

כשמאפשרים לאנשים לשתף תהליכי עבודה עם אחרים בתוך הארגון, הם יכולים לשתף תהליכי עבודה שימושיים שמגדילים את הפרודוקטיביות הכוללת וחוסכים זמן לאנשים אחרים שלא צריכים ליצור מחדש את אותם תהליכי עבודה.

  • איך השיתוף עובד: כשמשתמש משתף רצף פעולות, הנמען לוחץ על קישור כדי לקבל עותק של רצף הפעולות. העותק כולל את ההגדרה של הבעלים, כמו טקסט שהוזן, כתובות אימייל וקישורים לקבצים ב-Drive. הנמען לא מקבל גישה לנתונים הפרטיים של הבעלים, כמו אימיילים או קובצי Drive, אלא רק לתוכן שכבר יש לו גישה אליו.
  • איפה נמצאת ההגדרה: מסוף Admin ואז אפליקציות ואז Google Workspace ואז Workspace Studio ואז הגדרות שיתוף.
  • המלצה: כדאי לאפשר שיתוף של תבניות זרימה סטנדרטיות עם יחידות ארגוניות וקבוצות מהימנות.

מידע נוסף: איך מאפשרים לאנשים לשתף תהליכים ב-Workspace Studio

4. הגדרת התראות

אתם יכולים ליצור כללי פעילות כדי לקבל התראות על פעילות ספציפית ב-Studio, למשל:

  • התראה בתדירות גבוהה: זיהוי של תהליכים שיכול להיות שהם חוזרים על עצמם או פועלים בצורה מוגזמת.

    • תנאי: יצירת כלל עבור אירועים ביומן הכללים שבהם האירוע הוא התחלת הפעלה.
    • סף: מגדירים את הכלל כך שתישלח התראה אם המספר יעלה על 100 תוך שעה.
    • פעולה: שליחת אימייל לכל האדמינים.

  • התראה על שימוש ב-AI: מעקב אחרי השימוש ב-AI גנרטיבי באוטומציות.

    • תנאי: יוצרים כלל שבו שם השלב מכיל "Ask Gemini", ואפשר גם שלבים אחרים מבוססי-AI. רשימה של כל השלבים הזמינים מופיעה במאמר מדריך למתחילים ולשלבים ב-Workspace Studio.
    • פעולה: שליחת התראה לסופר-אדמין.

איך מגדירים התראות על פעילות ב-Workspace Studio

שלב 2. תמוך במשתמשים שלך

עוזרים למשתמשים ליצור רצפי פעולות, להבין את המגבלות ולפתור בעיות ברצפי הפעולות.

1. התחלת השימוש

  • כדי ליצור את התהליך הראשון, המשתמשים צריכים להיכנס לכתובת studio.workspace.google.com.
  • כדאי לעודד את המשתמשים לעיין במדריכים שבמרכז העזרה של Workspace Studio כדי ללמוד איך ליצור רצפים של פעולות ולהשתמש בשלבים.

2. הסבר על המגבלות

ב-Workspace Studio יש את המגבלות הבאות:

  • מגבלת תהליכים: המשתמשים יכולים ליצור עד 25 תהליכים, כולל תהליכים פעילים ותהליכים שהופסקו.
  • מגבלת השלבים: לכל Flow יכולים להיות עד 20 שלבים.
  • גרסת Gmail למתחילים: אפשר להפעיל עד 25 תהליכים פעילים מאימיילים חדשים.
  • הפעלות יומיות: יש מגבלה יומית על מספר ההפעלות הכולל של תהליכים לכל משתמש. אם משתמש מגיע למגבלה הזו, כל התהליכים מושהים עד למחזור הבא של 24 שעות. במהלך הזמן הזה, תהליכים לא יתחילו הרצות חדשות.

מידע נוסף: מידע על המגבלות של Google Workspace Studio

3. פתרון בעיות נפוצות

כדאי להכיר את הבעיות הנפוצות יותר שמשתמשים עלולים להיתקל בהן ב-Workspace Studio.

שלב 3. מעקב אחרי הפעילות ב-Studio וניהול שלה

יש לכם כלים חזקים לחקירה ולשליטה בפעילות של זרימות.

1. בדיקת הפעילות

אתם יכולים להשתמש בכלי לביקורת ולחקירה או בכלי לחקירת אבטחה כדי לבדוק מה בוצע בתהליכי העבודה.

  • מקור נתונים: בוחרים באפשרות אירועים של רישום כללים.
  • מסננים: אפשר לסנן לפי משתמש (כתובת אימייל של המשתמש), מזהה התהליך, אירוע, שם השלב ועוד.
  • תרחיש לדוגמה: איתור הבעלים של תהליך שמריץ שלב Ask Gemini כמה פעמים בדקה.

מידע נוסף: אירועים ביומן של Workspace Studio

2. הפסקת רצף פעולות

אם זרימת העבודה מתנהגת בצורה לא צפויה, אפשר לעצור אותה. יש כמה אפשרויות:

  • אפשרות 1 – המשתמש מפסיק את ההקלטה. מבקשים מהמשתמש להשבית את התהליך או לערוך את ההגדרה שלו.
  • אפשרות 2 – צוות התמיכה מפסיק את המינוי
    1. משתמשים בכלי חקירה כדי לקבל את מזהה התהליך של התהליך הבעייתי.
    2. כדי לעצור את התהליך, צריך לפנות לצוות התמיכה למשתמשי Google Workspace ולציין את מזהה התהליך.
  • אפשרות 3 – עצירת חירום
    1. מעבירים את המשתמש ליחידה ארגונית שהגישה ל-Studio מושבתת בה.
    2. הפעולה הזו תעצור באופן מיידי את כל התהליכים של המשתמש.

איך מפסיקים רצף פעולות ב-Workspace Studio בתור אדמין