Google Workspace Studio を使用すると、Gmail、ドライブ、Chat などの Google Workspace アプリやサードパーティ サービスにまたがるルーティン タスクを自動化する「フロー」を作成できます。Gemini にアクセスできるユーザーは、実行したい操作を説明することでフローを構築できます。
フローは、ユーザーに代わってメールの下書き、ファイルの作成と更新、タスクの作成などを行うことができます。フローの設定が不適切だと、意図しないデータの編集や削除、過剰な通知の送信が発生する可能性があります。管理者は、ポリシーとモニタリングを通じてこれらのリスクを管理できます。
このガイドでは、管理者が Workspace Studio を構成、サポート、管理して、セキュリティと管理を維持しながら生産性を最大化するためのベスト プラクティスについて説明します。
ステップ 1. 組織に Workspace Studio を設定する
ユーザーに Workspace Studio の使用を許可する前に、アクセスとガードレールを構成して、フローが想定どおりに動作し、データが安全に保たれるようにすることをおすすめします。
1. Studio へのアクセスを管理する
- 設定の場所: 管理コンソール
メニュー [アプリ] [Google Workspace] [Workspace Studio]。 - 対応策: 該当する組織部門とグループで [サービスのステータス] が [オン] に設定されていることを確認します。
- 推奨事項: Studio へのアクセスをオフにした子組織部門を作成します。これにより、ユーザーをその組織部門にすばやく移動して、そのユーザーが所有するフローを停止できます。
詳細: 組織で Google Workspace Studio を有効または無効にする
2. Studio の機能へのアクセスを管理する
ユーザーが Gemini を使用してフローを作成できるかどうか、フローで AI を活用したステップを使用できるかどうか、他の Workspace サービスのステップを使用できるかどうか、統合やカスタム ステップを使用できるかどうかを管理できます。
推奨事項:
- Gemini for Google Workspace にアクセスできるユーザーに、Studio で Gemini 機能を使用することを許可します。
- ユーザーがアクセスできる Workspace サービスの手順を使用できるようにします。不正行為のリスクがある場合にのみ、サービスのステップをブロックします。
- Google Workspace Marketplace の許可リストを使用して、ユーザーが使用できる統合と公開されたカスタム ステップを管理します。
詳細な手順: Workspace Studio の手順とスターターへのアクセスを管理する
3. フローを共有できるユーザーを管理する
管理者が社内でのユーザー間でのフローの共有を許可すると、ユーザーは総合的な生産性の向上に役立つフローを共有して、他のユーザーが同じフローを再作成する時間を節約できます。
- 共有の仕組み: ユーザーがフローを共有すると、受信者はリンクをクリックしてフローのコピーを取得します。コピーには、入力したテキスト、メールアドレス、ドライブ内のファイルへのリンクなど、所有者の設定が含まれます。委任されたユーザーは、オーナーの非公開データ（メールやドライブ ファイルなど）にはアクセスできません。アクセスできるのは、すでにアクセス権を持っているコンテンツのみです。
- 設定の場所: 管理コンソール [アプリ] [Google Workspace] [Workspace Studio] [共有設定]。
- 推奨事項: 信頼できる組織部門とグループに対して共有を許可し、標準化されたフロー テンプレートを配布できるようにします。
詳細: Workspace Studio でフローの共有をユーザーに許可する
4. アラートを設定する
アクティビティ ルールを作成すると、次のような Studio の特定のアクティビティに関する通知を受け取ることができます。
高頻度アラート: ループしている可能性のあるフローや、過剰に実行されている可能性のあるフローを検出します。
- 条件: イベントが [実行開始] であるルールのログイベントのルールを作成します。
- しきい値: 1 時間にカウントが 100 を超えた場合にアラートを送信するようにルールを設定します。
- アクション: すべての管理者にメールを送信する。
AI 使用状況アラート: 自動化における生成 AI の使用状況をモニタリングします。
- 条件: [ステップ名] に [Gemini に相談] が含まれるルールを作成します。必要に応じて、他の AI 搭載ステップも追加します。利用可能なステップの一覧については、Workspace Studio の開始条件とステップに関するガイドをご覧ください。
- アクション: 特権管理者に通知を送信する。
詳しくは、Workspace Studio のアクティビティ アラートを設定するをご覧ください。
ステップ 2. ユーザーをサポートする
ユーザーがフローを作成し、制限を理解し、フローのトラブルシューティングを行えるように支援します。
1. ご利用にあたって
- studio.workspace.google.com にアクセスして最初のフローを作成するようユーザーに案内します。
- フローの作成とステップの使用に関するチュートリアルについては、Workspace Studio ヘルプセンターを参照するようユーザーに案内してください。
2. 上限について
Workspace Studio には、次の上限が適用されます。
- フローの上限: ユーザーは、アクティブなフローと停止したフローを含めて、最大 25 個のフローを作成できます。
- ステップ数の上限: 1 つのフローに指定できるステップは最大 20 個です。
- Gmail 開始条件: 新しいメールから開始できるアクティブなフローは 25 個までです。
- 1 日の実行回数: ユーザーあたりのフローの合計実行回数には 1 日の上限があります。ユーザーがこの上限に達すると、次の 24 時間サイクルまで、すべてのフローが一時停止します。この間、フローは新しい実行を開始しません。
詳細: Google Workspace Studio の上限について
3. 一般的な問題のトラブルシューティング
Workspace Studio でユーザーが遭遇する可能性のある一般的な問題について理解します。
- 管理者向けガイド: ユーザーの Workspace Studio のトラブルシューティング
- ユーザー向けヘルプ: フローに関する問題のトラブルシューティング
ステップ 3: Studio のアクティビティをモニタリングして管理する
フロー アクティビティを調査して制御するための堅牢なツールが用意されています。
1. アクティビティを調査する
監査と調査ツールまたはセキュリティ調査ツールを使用して、フローが実行した内容を確認します。
- データソース: [ルールのログのイベント] を選択します。
- フィルタ: アクター（ユーザーのメールアドレス）、フロー ID、イベント、ステップ名などでフィルタできます。
- ユースケース: 1 分間に数回 Gemini に相談 ステップを実行するフローの所有者を見つけます。
2. フローを停止する
フローが不規則に動作している場合は、停止できます。いくつかの方法があります。
- オプション 1 - ユーザーが停止する。フローをオフにするか、設定を編集するようユーザーに依頼します。
- オプション 2 - サポートが停止する
- 調査ツールを使用して、問題のあるフローのフロー ID を取得します。
- Google Workspace サポートに連絡し、フロー ID を提供して停止してもらいます。
- オプション 3 - 緊急停止
- Studio へのアクセスが無効になっている組織部門にユーザーを移動します。
- これにより、そのユーザーのすべてのフローが直ちに停止します。
詳しくは、管理者として Workspace Studio フローを停止するをご覧ください。