Начало работы: руководство по настройке Workspace Studio для администраторов

Google Workspace Studio позволяет пользователям создавать "процессы", которые автоматизируют рутинные рабочие задачи в приложениях Google Workspace, включая Gmail, Диск и Chat, а также в сторонних сервисах. Пользователи с доступом к Gemini могут создавать потоки, описывая, что они хотят сделать.

Потоки могут действовать от имени пользователей, создавая черновики писем, создавая и обновляя файлы, создавая задачи и выполняя другие действия. Неправильно настроенные процессы могут непреднамеренно изменить или удалить данные или отправить слишком много уведомлений. Администраторы могут управлять этими рисками с помощью правил и мониторинга.

В этом руководстве приведены рекомендации для администраторов по настройке, поддержке и управлению Workspace Studio, которые помогут максимально повысить продуктивность, сохраняя при этом безопасность и контроль.

Шаг 1. Как настроить Workspace Studio для организации

Прежде чем разрешить пользователям работать с Workspace Studio, рекомендуем настроить доступ и ограничения, чтобы рабочие процессы выполнялись правильно, а данные оставались в безопасности.

1. Как управлять доступом к Творческой студии

  • Как найти настройку: в консоли администратора > нажмите на значок меню > "Приложения" > Google Workspace > Workspace Studio.
  • Действие. Убедитесь, что для параметра Статус сервиса задано значение ВКЛ для нужных организационных подразделений и групп.
  • Рекомендация. Создайте дочернее организационное подразделение, для которого доступ к Studio отключен. Это позволит вам быстро переместить в него пользователя, чтобы остановить принадлежащий ему поток.

Подробнее о том, как включить или отключить Google Workspace Studio для организации…

2. Как управлять доступом к функциям Творческой студии

Вы можете разрешить или запретить пользователям создавать процессы с помощью Gemini, использовать в процессах шаги на основе ИИ, шаги для других сервисов Workspace, а также интеграции и настраиваемые шаги.

Рекомендации

  • Разрешить пользователям, у которых есть доступ к Gemini для Google Workspace, использовать функции Gemini в Studio.
  • Разрешить пользователям использовать шаги для сервисов Workspace, к которым у них есть доступ. Блокируйте шаги для сервиса, только если есть риск злоупотребления.
  • Используйте белый список Google Workspace Marketplace, чтобы управлять тем, какие интеграции и опубликованные настраиваемые шаги могут использовать пользователи.

Подробные инструкции: Как управлять доступом к шагам и условиям в Workspace Studio.

3. Как управлять доступом к потокам

Если вы разрешите сотрудникам делиться процессами с коллегами, они смогут делиться полезными процессами, которые повышают общую производительность и экономят время других сотрудников, которым не придется заново создавать те же процессы.

  • Как работает общий доступ. Когда пользователь делится процессом, получатель нажимает на ссылку, чтобы получить копию процесса. В копии сохраняются настройки владельца, например введенный текст, адреса электронной почты и ссылки на файлы на Диске. Получатель не получит доступ к личным данным владельца, таким как электронные письма или файлы на Диске, а только к контенту, к которому у него уже есть доступ.
  • Где найти этот параметр: консоль администратора > "Приложения" > Google Workspace > Workspace Studio > "Настройки доступа".
  • Рекомендация. Разрешите доступ для доверенных организационных подразделений и групп, чтобы они могли распространять стандартизированные шаблоны процессов.

Подробнее о том, как разрешить пользователям делиться потоками в Workspace Studio…

4. Настройте оповещения

Вы можете создать правила активности, чтобы получать уведомления об определенных действиях в Студии, например:

  • Оповещение о высокой частоте. Обнаруживайте потоки, которые могут зацикливаться или выполняться слишком часто.

    • Условие: создайте правило для событий журнала правил, где событие – Начало выполнения.
    • Пороговое значение: задайте правило, согласно которому оповещение будет отправляться, если количество превысит 100 за 1 час.
    • Действие: отправить электронное письмо всем администраторам.

  • Оповещение об использовании ИИ. Отслеживайте использование генеративного ИИ в автоматизациях.

    • Условие: создайте правило, в котором Название шага содержит Спросить Gemini и, при необходимости, другие шаги на основе ИИ. Полный список доступных шагов приведен в руководстве по условиям и шагам в Workspace Studio.
    • Действие: отправить уведомление суперадминистратору.

Подробнее о том, как настроить оповещения о событиях для Workspace Studio…

Шаг 2. Организуйте поддержку пользователей

Помогите пользователям создавать процессы, разберитесь с ограничениями и устраните неполадки в процессах.

1. Начало работы

  • Попросите пользователей перейти на сайт studio.workspace.google.com и создать первый процесс.
  • Порекомендуйте пользователям ознакомиться со Справочным центром Workspace Studio, чтобы узнать, как создавать процессы и использовать шаги.

2. Ограничения

В Workspace Studio действуют следующие ограничения:

  • Ограничение на количество потоков. Пользователи могут создать не более 25 потоков, включая активные и остановленные.
  • Ограничение на количество шагов. В потоке может быть не более 20 шагов.
  • Условие Gmail. Не более 25 активных процессов могут запускаться новыми письмами.
  • Ежедневные запуски. Существует дневное ограничение на общее количество запусков потоков на пользователя. Если пользователь достигнет этого лимита, все потоки будут приостановлены до следующего 24-часового цикла. В течение этого времени новые запуски процессов не начинаются.

Подробнее об ограничениях Google Workspace Studio…

3. Устранение распространенных неполадок

Ознакомьтесь с распространенными проблемами, с которыми могут столкнуться пользователи Workspace Studio.

Шаг 3. Как отслеживать действия в Творческой студии и управлять ими

У вас есть надежные инструменты для изучения и контроля активности потоков.

1. Как изучить действия

Чтобы посмотреть, какие действия были выполнены в рамках потоков, используйте инструмент аудита и анализа или инструмент "Анализ безопасности".

  • Источник данных. Выберите События журнала правил.
  • Фильтры. Вы можете отфильтровать данные по исполнителю (адресу электронной почты пользователя), идентификатору процесса, событию, названию шага и другим параметрам.
  • Пример использования. Найти владельца процесса, в котором шаг "Спросить Gemini" выполняется несколько раз в минуту.

Подробнее о событиях журнала Workspace Studio…

2. Как остановить поток

Если поток работает некорректно, вы можете его остановить. Вот что можно сделать:

  • Вариант 1. Пользователь останавливает ее. Попросите пользователя отключить поток или изменить его настройки.
  • Вариант 2. Служба поддержки отключает показ рекламы
    1. С помощью инструмента "Анализ безопасности" получите идентификатор потока, в котором возникла проблема.
    2. Обратитесь в службу поддержки Google Workspace и сообщите идентификатор потока, чтобы остановить его.
  • Вариант 3. Экстренная остановка
    1. Переместите пользователя в организационное подразделение, у которого нет доступа к Студии.
    2. Это немедленно остановит все потоки для этого пользователя.

Подробнее о том, как администратору остановить процесс Workspace Studio…