Os apps com acesso antecipado são serviços e produtos desenvolvidos por equipes do Google que ainda não são um serviço principal ou adicional do Google Workspace. Com a configuração "Apps com acesso antecipado", você tem a opção de disponibilizar esses produtos e serviços para as pessoas da sua organização.
Alguns desses apps acabam se tornando serviços principais ou adicionais do Google Workspace. Quando isso acontece, o novo serviço passa a ter uma configuração própria e uma página na Central de Ajuda e deixa de ser gerenciado na configuração "Apps com acesso antecipado".
Controlar quem pode usar os apps com acesso antecipado
Os administradores controlam quem usa esses apps:
- Os apps com acesso antecipado ficam desativados por padrão em todas as edições.
- Você só pode ativar ou desativar todos eles juntos, e não separadamente.
- Edições do Google Workspace for Education: os usuários com menos de 18 anos não podem usar apps com acesso antecipado com as contas do Google Workspace for Education. Isso é válido mesmo quando a configuração "Apps com acesso antecipado" está ativada. Saiba mais em Controlar o acesso aos Serviços do Google por idade.
- O acesso desses apps aos serviços principais também fica desativado por padrão.
Antes de começar:se necessário, aprenda a aplicar a configuração a um departamento ou grupo.
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No Admin Console do Google, acesse Menu
Apps Serviços adicionais do Google.Exige o privilégio de administrador "Configurações do serviço".
Na lista de todos os serviços, role a tela e clique em Apps com acesso antecipado. A página Configurações dos apps com acesso antecipado é aberta.
Na página Configurações dos apps com acesso antecipado, clique em Status do serviço.
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Para ativar ou desativar um serviço para todos na organização, clique em Ativar para todos ou Desativar para todos e depois em Salvar.
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(Opcional) Para ativar ou desativar um serviço em uma unidade organizacional:
- Selecione a unidade organizacional à esquerda.
- Para mudar o status do serviço, selecione Ativado ou Desativado.
- Escolha uma opção:
- Se o status do serviço estiver definido como Herdado e você quiser manter a configuração atualizada, mesmo que a configuração mãe seja alterada, clique em Substituir.
- Caso o status do serviço esteja definido como Substituído, clique em Herdar para reverter e usar a configuração mãe ou clique em Salvar para manter a nova configuração, mesmo que a configuração mãe seja alterada.
Saiba mais sobre estrutura organizacional.
- (Opcional) Se você quiser ativar um serviço para alguns usuários em uma ou várias unidades organizacionais, selecione um grupo de acesso. Saiba mais em Personalizar o acesso ao serviço usando grupos de acesso.
Gerenciar como os apps com acesso antecipado usam os serviços principais
Quando os apps com acesso antecipado estão ativados, eles têm acesso mínimo aos dados necessários do Google Workspace. Talvez esse acesso não seja suficiente para todos os recursos dos apps.
Para que esses apps possam acessar os serviços principais no Google Workspace, ative Permissões de acesso a dados importantes para todos ou alguns usuários na sua organização. Assim, os apps podem realizar ações como exportar para o Gmail e salvar no Google Drive.
Antes de começar:se necessário, aprenda a aplicar a configuração a um departamento ou grupo.
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No Admin Console do Google, acesse Menu
Apps Serviços adicionais do Google.Exige o privilégio de administrador "Configurações do serviço".
- Na lista de todos os serviços, role e clique em Apps com acesso antecipado. A página Configurações dos apps com acesso antecipado é aberta.
- Na página Configurações dos apps com acesso antecipado, clique em Permissões de acesso a dados importantes.
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(Opcional) Para aplicar a configuração apenas a alguns usuários, selecione uma unidade organizacional (geralmente usada para departamentos) ou um grupo de configuração (avançado) na lateral.
As configurações do grupo substituem as unidades organizacionais. Saiba mais
- Clique em Permitir que os usuários da organização acessem o Google Workspace e os dados do cliente usando apps com acesso antecipado.
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Clique em Salvar. Também é possível clicar em Substituir em uma unidade organizacional.
Para restaurar depois o valor herdado, clique em Herdar (ou Cancelar configuração para um grupo).
Quando um app com acesso antecipado ganha o próprio controle de ativação/desativação
O Google vai avisar quando um app com acesso antecipado estiver programado para ser encerrado ou se tornar um Serviço do Google. Se um app com acesso antecipado se tornar um Serviço do Google:
- O serviço é ativado automaticamente para os usuários em uma destas condições:
- A preferência por novos produtos está definida como Ativada quando lançada (Admin Console > Conta > Configurações da conta > Preferências).
- O status do serviço é definido como Ativado para todos (Admin Console > Apps > Serviços adicionais do Google > Apps com acesso antecipado).
- Para desativar o app automaticamente quando ele se tornar um serviço, desative a preferência por novos produtos e a configuração de status do serviço.
- Quando o serviço se tornar um serviço adicional do Google, você poderá gerenciar o acesso na configuração de status do serviço no Admin Console.