Wanneer uw organisatie overstapt naar een Google Workspace-editie met Google Vault-licenties voor alle gebruikers, en u al bewaarregels in Vault hebt ingesteld, zijn alle gegevens direct onderworpen aan die regels. Als uw organisatie eerder Vault-licenties als add-ons heeft aangeschaft en u bewaarregels hebt ingesteld die gegevens verwijderen, kunnen gebruikers die voorheen geen Vault-licentie hadden, hun gegevens verliezen.
Opmerking: Als u geen bewaarregels in Vault hebt ingesteld, al Vault-add-onlicenties aan iedereen hebt toegewezen of een upgrade uitvoert vanaf een editie die ook Vault bevat, verandert er niets aan het gedrag na de upgrade. U kunt zonder extra voorzorgsmaatregelen doorgaan.
| Inclusief Vault-licenties | Vault-add-onlicenties beschikbaar |
|---|---|
| Voor informatie over compatibele edities, Neem contact op met de verkoopafdeling van Google . |
Risico op gegevensverlies bij gedeeltelijke Vault-licenties
Als niet iedereen in uw organisatie een Vault-licentie heeft en u upgradet naar een editie die Vault bevat, vallen alle gebruikers onder uw huidige beleid voor gegevensbewaring en -verwijdering.
- Uw standaard bewaarregels worden toegepast op alle gebruikers in uw organisatie. Dit kan leiden tot de onverwachte en permanente verwijdering van gebruikersgegevens die niet worden beschermd door aangepaste regels.
- Aangepaste bewaarregels die op een organisatie-eenheid worden toegepast, gelden voor alle gebruikers in die organisatie-eenheid en de daaraan verbonden sub-organisatie-eenheden.
- Alle blokkeringen die worden toegepast op de hoogste organisatie-eenheid, gelden voor alle gebruikers binnen uw organisatie.
Let op: als u later overstapt naar een editie zonder Vault, verliest u de toegang tot Vault en de bijbehorende gegevens.
Voorkom gegevensverlies voor nieuwe gebruikers met een licentie.
Controleer uw huidige bewaarregels om er zeker van te zijn dat ze correct zijn ingesteld voor een volledig gelicentieerde Vault-organisatie. Breng de nodige wijzigingen aan in uw bewaarinstellingen voordat u de upgrade uitvoert, anders kunt u uw gegevens permanent kwijtraken.
Als u wilt upgraden voordat u uw bewaarbeleid volledig hebt herzien, kunt u aangepaste bewaarregels maken voor elke Google-service met een onbeperkte bewaartermijn en deze toepassen op uw hele organisatie. Deze regels voorkomen dat gegevens worden verwijderd totdat u ze verwijdert.
- Meld u aan bij vault.google.com .
- Klikbehoud
Aangepaste regels . - Klik op 'Maken' .
- Selecteer de volgende opties, indien van toepassing:
- Service — Selecteer de service waarvoor u gegevens wilt beschermen.
- Bereik — Selecteer de hoogste organisatie-eenheid. Selecteer voor Groepen de optie Alle groepen .
- Verzenddatum — Laat dit veld leeg om de gegevens op alle beschikbare data toe te passen.
- Voorwaarden — Laat dit veld leeg om de voorwaarden op alle beschikbare gegevens toe te passen.
- Concepten uitsluiten — Laat dit vakje uitgevinkt om de optie op alle beschikbare gegevens toe te passen.
- Bewaartermijn — Selecteer Onbepaalde tijd .
- Klik op 'Maken' .
- Herhaal dit voor elke service waarvan u alle gegevens wilt beschermen.
- Na de upgrade dient u uw licentie- en bewaarregels te controleren. Lees meer.
Na de upgrade
- Controleer of alle add-onlicenties zijn verwijderd om kosten voor deze licenties te voorkomen . Zo niet, verwijder dan alle add-onlicenties voor Google Vault . In sommige gevallen kunnen de add-onlicenties voor Vault na de upgrade nog steeds toegewezen zijn.
- Controleer uw bewaarregels om er zeker van te zijn dat ze voldoen aan de eisen van uw organisatie. Als u uit voorzorg onbeperkte bewaarregels hebt ingesteld, controleer deze dan en verwijder ze indien nodig.