Als uw organisatie upgradet naar een Google Workspace-versie met Google Vault-licenties voor alle gebruikers in uw organisatie en u al bewaarregels heeft ingesteld in Vault, vallen alle gegevens onmiddellijk onder de toepasselijke regels. Als uw organisatie eerder Vault-licenties als add-ons heeft gekocht en u bewaarregels heeft die gegevens verwijderen, kunnen gebruikers die eerder geen Vault-licentie hadden, gegevens kwijtraken.
Opmerking: Als u geen bewaarregels heeft ingesteld in Vault, al add-onlicenties voor Vault aan iedereen heeft toegewezen of upgradet vanuit een versie die ook Vault bevat, verandert er niets in het gedrag na de upgrade. Je kunt doorgaan zonder extra voorzorgsmaatregelen.
| Inclusief Vault-licenties | Add-on-licenties voor Vault beschikbaar |
|---|---|
|
Voor informatie over compatibele versies neemt u contact op met Google Sales. |
Risico van gegevensverlies bij Vault-licenties voor een deel van het domein
Als niet iedereen in uw organisatie een Vault-licentie heeft en u upgradet naar een versie die Vault bevat, valt iedereen onder uw huidige beleid voor het bewaren en verwijderen van gegevens.
- Uw standaard bewaarregels worden toegepast op alle gebruikers in uw organisatie. Dit kan leiden tot de onverwachte en permanente verwijdering van gebruikersgegevens die niet worden beschermd door aangepaste regels.
- Aangepaste bewaarregels die op een organisatie-eenheid worden toegepast, gelden voor alle gebruikers in die organisatie-eenheid en de onderliggende organisatie-eenheden.
- Bewaringen die op de organisatie-eenheid op het hoogste niveau zijn toegepast, worden toegepast op alle gebruikers in uw organisatie.
Opmerking: Als u later downgradet naar een versie zonder Vault, heeft u geen toegang meer tot Vault en de bijbehorende gegevens.
Gegevensverlies voorkomen voor gebruikers die net een licentie hebben gekregen
Controleer uw huidige bewaarregels om na te gaan of ze juist zijn ingesteld voor een Vault-organisatie met een volledige licentie. Breng de nodige wijzigingen aan in je bewaarinstellingen voordat je upgradet, anders kun je content definitief kwijtraken.
Als u wilt upgraden voordat u uw bewaarbeleid helemaal heeft doorgenomen, kunt u aangepaste bewaarregels maken voor elke Google-service met een onbeperkte bewaarperiode en deze toepassen op uw hele organisatie. Deze regels voorkomen dat gegevens worden verwijderd totdat je ze verwijdert.
- Log in op vault.google.com.
- Klik op Bewaren
Aangepaste regels. - Klik op Maken.
- Selecteer de volgende opties, indien van toepassing:
- Service: selecteer een service waarvoor u de gegevens wilt beveiligen.
- Bereik: selecteer de organisatie-eenheid op het hoogste niveau. Selecteer bij Groepen de optie Alle groepen.
- Verzenddatum: laat dit veld leeg, zodat de regel geldt voor alle beschikbare gegevens.
- Zoekwoorden: laat dit veld leeg, zodat de regel geldt voor alle beschikbare gegevens.
- Concepten uitsluiten: vink dit vakje niet aan, zodat de regel geldt voor alle beschikbare gegevens.
- Bewaarperiode: selecteer Onbeperkt.
- Klik op Maken.
- Herhaal dit voor elke service waarvan u alle gegevens wilt bewaren.
- Controleer de licentie- en bewaarregels nadat u de upgrade heeft uitgevoerd. Meer informatie
Na de upgrade
- Bevestig dat alle add-onlicenties zijn verwijderd om kosten voor deze licenties te voorkomen. Zo niet, verwijder dan alle add-onlicenties voor Google Vault. In sommige gevallen blijven de add-onlicenties voor Vault toegewezen na de upgrade.
- Neem uw bewaarregels door om te zorgen dat ze voldoen aan de vereisten van uw organisatie. Als u uit voorzorg regels voor onbeperkte bewaartermijnen heeft gemaakt, controleert u deze en verwijdert u ze zo nodig.