Когда ваша организация переходит на версию Google Workspace, включающую лицензии Google Vault для всех пользователей, и если вы уже настроили правила хранения данных в Vault, то все данные немедленно подпадают под действие соответствующих правил. Если ваша организация ранее приобрела лицензии Vault в качестве дополнительных модулей и у вас есть правила хранения данных, которые удаляют данные, пользователи, у которых ранее не было лицензии Vault, могут потерять свои данные.
Примечание: Если вы не установили никаких правил хранения в Vault, уже назначили всем пользователям лицензии на дополнение Vault или выполняете обновление с версии, которая также включает Vault, то при обновлении поведение системы не изменится. Вы можете продолжить без дополнительных мер предосторожности.
| В комплект входят лицензии на хранилище. | Доступны дополнительные лицензии для хранилища. |
|---|---|
| Для получения информации о совместимых версиях, Свяжитесь с отделом продаж Google . |
Риск потери данных при частичном лицензировании Vault.
Если не у всех сотрудников вашей организации есть лицензия Vault, и вы переходите на версию, включающую Vault, то на всех пользователей начинают распространяться ваши текущие политики хранения и удаления данных.
- Ваши правила хранения данных по умолчанию будут применяться ко всем пользователям вашей организации. Это может привести к неожиданному и безвозвратному удалению любых пользовательских данных, не защищенных пользовательскими правилами.
- Любые пользовательские правила хранения данных, применяемые к организационному подразделению, будут применяться ко всем пользователям в этом организационном подразделении и его дочерних организационных подразделениях.
- Любые ограничения, наложенные на высшее организационное подразделение, будут применены ко всем пользователям вашей организации.
Примечание: Если вы впоследствии перейдете на версию, в которой отсутствует Vault, вы потеряете доступ к Vault и его данным.
Предотвратите потерю данных для новых пользователей, получивших лицензию.
Проверьте текущие правила хранения, чтобы убедиться, что они соответствуют требованиям организации, использующей Vault с полной лицензией. Внесите необходимые изменения в настройки хранения перед обновлением, иначе вы можете безвозвратно потерять контент.
Если вы хотите обновить систему перед полным пересмотром политик хранения данных, вы можете создать пользовательские правила хранения для каждой службы Google с неограниченным сроком хранения и применить их ко всей организации. Эти правила предотвратят удаление данных до тех пор, пока вы их не удалите.
- Войдите на vault.google.com .
- Удержание кликов
Пользовательские правила . - Нажмите «Создать» .
- Выберите один из следующих вариантов, если применимо:
- Сервис — Выберите сервис, для которого вы хотите защитить данные.
- Область действия — Выберите высшее организационное подразделение. Для групп выберите «Все группы» .
- Дата отправки — Оставьте это поле пустым, чтобы применить ко всем доступным данным.
- Условия — Оставьте это поле пустым, чтобы применить ко всем доступным данным.
- Исключить черновики — Оставьте этот флажок снятым, чтобы применить его ко всем доступным данным.
- Срок хранения — выберите «Бессрочно» .
- Нажмите «Создать» .
- Повторите эти действия для каждого сервиса, для которого вы хотите защитить все данные.
- После обновления ознакомьтесь с правилами лицензирования и хранения данных. Узнайте больше.
После обновления
- Убедитесь, что все дополнительные лицензии удалены , чтобы избежать списания средств за эти лицензии . В противном случае удалите все дополнительные лицензии Google Vault . В некоторых случаях дополнительные лицензии для Vault могут остаться назначенными после обновления.
- Проверьте правила хранения данных, чтобы убедиться в их соответствии требованиям вашей организации. Если вы создали правила бессрочного хранения в качестве меры предосторожности, проверьте их и удалите при необходимости.