Si estableces reglas de retención o conservaciones en tus datos de Google Workspace con Google Vault, tu organización puede perder datos cuando cambies la edición de Google Workspace. Los datos no están protegidos en las siguientes situaciones:
- Cambias a una edición que no incluye Vault. Para obtener una lista de las ediciones compatibles, consulta Compatibilidad con ediciones en esta página.
- Cambias a una edición que no incluye un servicio compatible con Vault.
- Cambias de una edición que incluye una licencia de Vault a una que tiene disponibles licencias de complementos de Vault.
- Cancelas tu suscripción a Google Workspace por completo.
Verifica si tienes reglas de retención o conservaciones de datos
En el caso de las organizaciones grandes, pide a tus equipos de operaciones comerciales y legales que revisen si establecieron reglas de retención o aplicaron conservaciones a los datos.
En el caso de las organizaciones pequeñas, puedes omitir estos pasos si nunca configuraste nada en Vault. Si no lo sabes, revisa la configuración de Vault:
- Ve a https://vault.google.com y accede con tu cuenta de administrador avanzado de Google Workspace.
- Haz clic en Informes.
- Haz clic en Conservaciones de dominio, Conservaciones de usuario y Conservaciones de grupo. Si alguna de estas páginas muestra conservaciones, debes seguir las instrucciones que se indican a continuación para exportar los datos de tu organización.
- Haz clic en Menú
Retención. - En la página Reglas predeterminadas, confirma que todos los valores sean Sin retención predeterminada o No establecido. Si alguna regla predeterminada tiene otros valores, debes seguir las instrucciones que se indican a continuación para exportar los datos de tu organización.
- Haz clic en Reglas de retención personalizadas. Si se establecen reglas de retención personalizadas, debes seguir las instrucciones que se indican a continuación para exportar los datos de tu organización.
Qué sucede cuando cambias o cancelas tu plan
Cuando cambias o cancelas el plan, ocurre lo siguiente:
Todas las reglas de retención y conservaciones están inhabilitadas: Sin la protección de las reglas de retención y las conservaciones, los datos de los usuarios o administradores están sujetos a los procesos de eliminación estándar. Los datos borrados hace más de 30 días se pueden borrar de forma definitiva de todos los sistemas de Google de inmediato. No se pueden recuperar los datos que se hayan borrado definitivamente.
Se borrará la configuración de Vault: 30 días después de que cambies a una edición que no incluya Vault o canceles tu suscripción, se borrarán todas las reglas de retención, los asuntos y las conservaciones. Si vuelves a comprar Vault más de 30 días después de cambiar o cancelar, debes configurarlo como si fueras un cliente nuevo.
Se borran tus datos de auditoría de Vault: Aproximadamente 30 días después de que cambies a una edición que no incluya Vault o canceles tu suscripción, se borrarán tus datos de auditoría. Los datos de auditoría son un registro de todas las acciones que realizan los usuarios de Vault, como buscar datos y establecer reglas de retención.
Antes de cambiar o cancelar
- Exporta los datos de tu organización con la herramienta de exportación de datos. La exportación incluye datos que se borraron, pero que se conservaron por una regla de retención o conservación de Vault.
- Exporta los datos de auditoría de Vault de tu organización desde el informe de auditoría de Vault.
- Determina si necesitas implementar la retención de mensajes de correo electrónico y chat para tu organización.
- Si cambias a una edición que tiene una licencia de complemento de Vault, se deben asignar tanto la licencia de complemento de Vault como el SKU de Workspace inferior antes de que se anule la asignación de la licencia anterior. De lo contrario, corres el riesgo de perder datos porque cambiaste a una edición que no incluye una licencia de Vault.
No puedes guardar la configuración de Vault, incluidas las reglas de retención y las conservaciones. Sin embargo, si vuelves a comprar Vault en un plazo de 30 días, se restablecerán la configuración y los datos de auditoría de Vault.
Compatibilidad con ediciones
| Licencias de Vault incluidas | Licencias de complementos de Vault disponibles |
|---|---|
|
Para obtener información sobre las ediciones compatibles, comunícate con el equipo de Ventas de Google. |