Si configuras reglas de retención o conservaciones en tus datos de Google Workspace con Google Vault, tu organización puede perder datos cuando cambias de edición de Google Workspace. Los datos no están protegidos en las siguientes situaciones:
- Cambias a una edición que no incluye Vault. Para obtener una lista de las ediciones compatibles, consulta Compatibilidad con las ediciones en esta página.
- Cambias a una edición que no incluye un servicio compatible con Vault.
- Cambias de una edición que incluye una licencia de Vault a una edición que tiene licencias complementarias de Vault disponibles.
- Cancelas por completo tu suscripción a Google Workspace.
Cómo verificar si tienes reglas de retención o conservaciones de datos
En el caso de las organizaciones grandes, pídele a tus equipos de operaciones legales y comerciales que revisen si configuraron reglas de retención o conservaron datos.
En el caso de las organizaciones pequeñas, puedes omitir estos pasos si nunca configuraste nada en Vault. Si no estás seguro, revisa la configuración de Vault:
- Ve a https://vault.google.com y accede con tu cuenta de administrador avanzado de Google Workspace.
- Haz clic en Informes.
- Haz clic en Conservaciones de dominio, Conservaciones de usuario y Conservaciones de grupo. Si alguna de estas páginas muestra conservaciones, debes seguir las instrucciones que se indican a continuación para exportar los datos de tu organización.
- Haz clic en Menú
Retención. - En la página Reglas predeterminadas, confirma que todos los valores sean Sin retención predeterminada o Sin configurar. Si alguna regla predeterminada tiene otros valores, debes seguir las instrucciones que se indican a continuación para exportar los datos de tu organización.
- Haz clic en Reglas de retención personalizadas. Si se configuró alguna regla de retención personalizada, debes seguir las instrucciones que se indican a continuación para exportar los datos de tu organización.
Qué sucede cuando cambias o cancelas
Cuando cambias o cancelas, sucede lo siguiente:
Se inhabilitan todas las reglas de retención y conservaciones: Sin la protección de las reglas de retención y las conservaciones, los datos de los usuarios o administradores están sujetos a los procesos de eliminación estándar. Los datos borrados hace más de 30 días se pueden borrar de inmediato de todos los sistemas de Google. No se pueden recuperar los datos que se hayan borrado definitivamente.
Se borra la configuración de Vault: 30 días después de cambiar a una edición que no incluye Vault o cancelar tu suscripción, se borran todas las reglas de retención, los asuntos y las conservaciones. Si vuelves a comprar Vault más de 30 días después de cambiar o cancelar, debes configurarlo como si fueras un cliente nuevo.
Se borran los datos de auditoría de Vault: Aproximadamente 30 días después de cambiar a una edición que no incluye Vault o cancelar tu suscripción, se borran tus datos de auditoría. Los datos de auditoría son un registro de todas las acciones que realizan los usuarios de Vault, como buscar datos y configurar reglas de retención.
Antes de cambiar o cancelar
- Exporta los datos de tu organización con la Herramienta de exportación de datos. La exportación incluye datos que se borran, pero que se conservan mediante una regla de retención o una conservación de Vault.
- Exporta los datos de auditoría de Vault de tu organización desde el informe de auditoría de Vault.
- Determina si necesitas implementar la retención de correos electrónicos y mensajes de chat para tu organización.
- Si cambias a una edición que tiene una licencia complementaria de Vault, se deben asignar tanto la licencia complementaria de Vault como la SKU de Workspace inferior antes de anular la asignación de la licencia anterior. De lo contrario, corres el riesgo de perder datos porque cambiaste a una edición que no incluye una licencia de Vault.
No puedes guardar la configuración de Vault, incluidas las reglas de retención y las conservaciones. Sin embargo, si vuelves a comprar Vault en un plazo de 30 días, se restablecerán la configuración de Vault y los datos de auditoría.
Compatibilidad con las ediciones
| Licencias de Vault incluidas | Licencias complementarias de Vault disponibles |
|---|---|
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Para obtener información sobre las ediciones compatibles, comunícate con el equipo de Ventas de Google. |