הגדרה של Vault לארגון

דרישות והמלצות להגדרה

• כדי לבצע את השלבים במדריך הזה, אתם צריכים להיות סופר-אדמינים ב-Google Workspace בארגון שלכם.
• כדי להיות אדמין ב-Vault, צריך רישיון ל-Google Workspace שכולל את Google Vault. אם הרישיון שלכם ל-Google Workspace לא כולל את Vault, תצטרכו לקבל רישיון לתוסף Google Vault. מידע נוסף על התוסף של Google Vault
• מוודאים שהארגון לא מנהל את האחסון של האימיילים והודעות הצ'אט. אם התכונה הזו מוגדרת למחיקה אוטומטית של הודעות, היא מפריעה לכללי השמירה ב-Vault. נכנסים למסוף Admin ומשנים את ההגדרה הזו ללא למחוק אוטומטית הודעות אימייל והודעות צ'אט.
• כדאי להפעיל את אחסון כל ההודעות. יכול להיות שמוצרים אחרים של Google ישלחו אימיילים בשם המשתמש. ההגדרה הזו מבטיחה שעותק של ההודעות האלה יאוחסן בתיבת הדואר של המשתמש ב-Gmail ויהיה זמין ל-Vault. מידע נוסף
• כדאי להפעיל את היסטוריית הצ'אט בארגון. כללי השמירה וההחזקות לצורך משפטי תמיד חלים על מרחבים משותפים ב-Chat. עם זאת, בצ'אטים אישיים הן חלות רק כשההיסטוריה פועלת.
• כדאי להפעיל את העברת ההודעות לארכיון ב-Google Groups for Business בקבוצות הרלוונטיות. ‫Vault יכול להחזיק לצורך משפטי, לשמור ולחפש הודעות רק בקבוצות שהעברת ההודעות לארכיון מופעלת בהן. עם זאת, בעלי הקבוצות יכולים לשנות את ההגדרה הזו בקבוצות שלהם. אם בעלי הקבוצה משביתים את ההעברה לארכיון, ההודעות מהקבוצה עדיין זמינות בתיבות הדואר של המשתמשים.

שלב 1. אם צריך, קונים רישיונות ל-Vault

‫Vault כלול ברוב המהדורות של Google Workspace, אבל בחלק מהמהדורות הוא תוסף. אתם יכולים לקנות ולהקצות רישיונות לכולם (רישוי לכל הארגון) או רק לחלק מהאנשים (רישוי חלקי לארגון).

1. רכישת רישיונות ל-Vault לארגון אתם צריכים רישיון ל-Vault לכל משתמש שאתם רוצים לשמור ולחפש את הנתונים שלו. אתם צריכים גם רישיון ל-Vault לכל אדמין ב-Vault. כדי להחליט מי צריך רישיון ל-Vault, כדאי להתייעץ עם אנשים בארגון שמבינים את הדרישות העסקיות והמשפטיות שלו.
2. מקצים רישיונות Vault למשתמשים ולאדמינים.

שלב 2. איך קובעים מי יכול להיכנס ל-Vault

כדי לאפשר למשתמשים להיכנס ל-Vault, צריך להפעיל את Vault לכל המשתמשים או למשתמשים נבחרים. כך עושים זאת

שימו לב:

• ההגדרה הזו לא משפיעה על החשבונות שאפשר לשמור, להחזיק ולחפש ב-Vault. אפשר לשמור, להחזיק ולחפש בכל חשבונות המשתמשים עם Google Workspace ורישיון Vault.
• להגדרה הזו אין השפעה על החשבונות שיכולים לשנות את כללי השמירה, לחפש נתונים או לבצע פעולות אחרות ב-Vault. כדי לעבוד עם Vault, למשתמשים צריכות להיות הרשאות מתאימות ל-Vault.
• אם מפעילים את Vault לכל המשתמשים בארגון, הסמל של Vault מופיע ברשימת האפליקציות של כולם. אם בארגון שלכם הוגדרו יחידות ארגוניות, מומלץ להגביל את הגישה ליחידות ארגוניות שיש להן הרשאות ב-Vault.

שלב 3. (אופציונלי) הענקת הרשאות ב-Vault למשתמשים מורשים

אתם יכולים לתת הרשאות למשתמשים שאתם רוצים שיצרו כללי שמירה, יגדירו החזקות לצורך משפטי או יבצעו חקירות. בהתחלה, רק סופר-אדמינים עם רישיון ל-Vault יכולים להשתמש בתכונות של Vault. כך עושים זאת

שלב 4. כניסה ל-Vault

אם רכשתם את Vault לאחרונה או התחלתם את תקופת הניסיון ל-30 יום, מומלץ להמתין 30-60 דקות לפני שתיכנסו ל-Vault. אם תיכנסו לחשבון מיד אחרי הרכישה, יכול להיות שלא תהיה לכם גישה לכל Vault.

1. נכנסים אל vault.google.com.
2. נכנסים באמצעות שם המשתמש והסיסמה ב-Google Workspace.

משתמשים מורשים אחרים בארגון יכולים להיכנס ל-Vault באותו אופן אחרי שאתם נותנים להם גישה.

שלב 5. הגדרת כללי ברירת המחדל לשמירה בארגון

אתם יכולים להגדיר כללי שמירה כדי לקבוע כמה זמן הנתונים יישמרו לפני שיהיה אפשר למחוק אותם סופית מחשבונות המשתמשים ומכל המערכות של Google. מומלץ להתייעץ עם הצוות המשפטי של הארגון כשמגדירים כללי שמירה.

לפני שמתחילים, כדאי לקרוא איך שמירת הנתונים פועלת. בשלבים הבאים מוסבר איך להגדיר כללי ברירת מחדל לשמירה, אבל אתם יכולים להגדיר כללי שמירה בהתאמה אישית במקום זאת.

כדי לוודא שהנתונים תואמים לתנאים מסוימים לתקופת זמן מסוימת, אפשר ליצור כלל שמירה מותאם אישית. כדי לשמור את כל נתוני השירות של כל החשבונות עם הרישיון לתקופת זמן מסוימת, אפשר ליצור כלל ברירת מחדל לשמירה.

1. ב-Vault, לוחצים על שמירה. אם האפשרות שמירה לא מופיעה, צריך לבקש מסופר-אדמין ב-Google Workspace לתת לכם הרשאות ב-Vault ("ניהול מדיניות שמירת נתונים").
2. בכרטיסייה כללי ברירת מחדל, לוחצים על שירות, כמו Drive או Gmail .

3. בוחרים כמה זמן לשמור את ההודעות או הקבצים:

   • כדי לשמור נתונים באופן סופי, בוחרים באפשרות ללא הגבלת זמן.
   • כדי לשמור נתונים למשך זמן מוגדר, בוחרים באפשרות תקופת שמירה ומזינים את מספר הימים, מ-1 עד 36,500. תקופת השמירה מחושבת לפי שעות ההתחלה הבאות:
     • הודעות ב-Gmail, בקבוצות Google וב-Chat – מספר הימים שעברו מאז שההודעה נשלחה או התקבלה.
     • ‫Drive – מספר הימים שעברו מאז שהקובץ נוצר או שונה לאחרונה.
     • ‫Voice – ימים מהמועד שבו הנתונים נשלחו או התקבלו.

4. אם מגדירים תקופת שמירה, צריך לבחור מה לעשות עם הנתונים אחרי שתקופת השמירה מסתיימת:

   • כדי למחוק לצמיתות רק את הנתונים שהמשתמשים כבר מחקו, בוחרים באפשרות הראשונה.
   • כדי למחוק את כל הנתונים, בוחרים באפשרות השנייה. הכלל הזה עלול למחוק באופן סופי נתונים שהמשתמשים מצפים לשמור, כמו הודעות בתיבת הדואר הנכנס שלהם ב-Gmail או קבצים ב-Drive.

5. לוחצים על יצירה. אם מגדירים תקופת שמירה, Vault מבקש לאשר שהבנתם את ההשפעות של כלל השמירה הזה. מסמנים את התיבות ולוחצים על אישור כדי ליצור את הכלל.

6. חוזרים על התהליך הזה בכל השירותים שרוצים להגדיר להם כללי ברירת מחדל לשמירה.

שלב 6. (אופציונלי) הגדרת אישור ממספר משתמשים לייצוא מ-Vault

לאדמינים ב-Vault יש גישה לנתונים רגישים מאוד ברמת הדומיין. כדי לוודא שהייצוא של הנתונים מנוהל בצורה נכונה ומתבצע רק על ידי משתמשים מורשים, אתם יכולים להפעיל אישור על ידי מספר משתמשים (MPA) לכל פעולות הייצוא ב-Vault בארגון שלכם.

איך פועל אישור על ידי מספר גורמים (MPA) לייצוא מ-Vault?

1. אדמין מבצע חיפוש ומנסה להתחיל ייצוא.
2. אדמין נוסף בארגון יקבל הודעה על כך שאדמין אחר שלח בקשת ייצוא.
3. האדמין השני בודק את הבקשה במסוף Admin, ואם הכול תקין, הוא מאשר אותה.
4. אחרי שהבקשה תאושר, ייצוא הנתונים יתחיל.
5. האדמין הראשון יכול לבדוק את הסטטוס ולהוריד את הייצוא.

הפעלה או השבתה של MPA לייצוא מ-Vault

כדי לעשות את הפעולה הזאת, אתם צריכים להיות מחוברים לחשבון בתור סופר-אדמינים.

1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט אבטחה אימות הגדרות לאישור על ידי מספר משתמשים.

   מעבר אל "הגדרות של קבלת אישור ממספר משתמשים"

   כדי לעשות את הפעולה הזאת, אתם צריכים להיות מחוברים לחשבון בתור סופר-אדמינים.

2. לוחצים על קבלת אישור ממספר משתמשים להגדרות של Vault.

3. כדי להפעיל את MPA לייצוא נתונים מ-Vault, מסמנים את התיבה יצירת ייצוא ולוחצים על שמירה.

   הערה: שינויים בהגדרה של יצירת ייצוא ב-Vault במסוף Admin ייצרו בקשת MPA רק אם MPA מופעל גם בארגון. מידע נוסף על MPA לפעולות רגישות

4. כדי להשבית את ה-MPA לייצוא מ-Vault, מבטלים את הסימון של התיבה Google Vault: יצירת ייצוא ולוחצים על שמירה.

איך מאשרים בקשה לייצוא נתונים מ-Vault?

אם אתם המבקשים או המאשרים של בקשת ייצוא MPA ב-Vault, אתם יכולים לראות בקשות בהמתנה או בקשות קודמות בדף האישור של MPA.

פותחים את הכרטיסייה Requests submitted ולוחצים על בקשה כדי להציג את דף הפרטים שלה. בדף פרטי הבקשה, המשתמשים ששלחו את הבקשה יכולים לבטל אותה, והמשתמשים שמאשרים יכולים לאשר או לדחות אותה.

ההגדרה של Google Vault הסתיימה. ‫Vault שומר את הנתונים של הארגון בהתאם לכללי השמירה שהגדרתם.

הערות חשובות:

• מה קורה אחרי שמגדירים כללי שמירה כברירת מחדל: הנתונים נשמרים לפי כלל השמירה שמוגדר כברירת מחדל, אלא אם חל עליהם כלל מותאם אישית או החזקה לצורך משפטי.
• מה קורה כשמשתמש מוחק הודעה או קובץ: ההודעה או הקובץ מוסרים מהחשבון של אותו משתמש. עם זאת, כשכלל ברירת המחדל לשמירה או כלל מותאם אישית חלים, ההודעה או הקובץ עדיין זמינים ב-Vault למשך שארית תקופת השמירה. הודעות וקבצים שנמחקו וששמורים ב-Vault, לא נחשבים כחלק ממכסת האחסון של המשתמש.