Requisiti e consigli per la configurazione
- Per completare i passaggi di questa guida, devi essere un super amministratore di Google Workspace per la tua organizzazione.
- Per essere un amministratore di Vault, devi disporre di una licenza Google Workspace che includa Google Vault. Se la tua licenza Google Workspace non include Vault, dovrai acquistare una licenza del componente aggiuntivo Google Vault. Scopri di più sul componente aggiuntivo Google Vault.
- Verifica che la tua organizzazione non gestisca lo spazio di archiviazione di email e messaggi chat. Se questa funzionalità è configurata per eliminare automaticamente i messaggi, interferisce con le regole di conservazione di Vault. Accedi alla Console di amministrazione e modifica questa impostazione in Non eliminare automaticamente i messaggi email e chat.
- Valuta l'opportunità di attivare l'archiviazione completa dei messaggi. Altri prodotti Google potrebbero inviare email per conto di un utente. Questa impostazione assicura che una copia di questi messaggi venga archiviata nella casella di posta Gmail dell'utente e sia disponibile per Vault. Scopri di più
- Considera la possibilità di attivare la cronologia chat per la tua organizzazione. Le regole di conservazione e le archiviazioni a fini legali si applicano sempre agli spazi di Chat. Tuttavia, si applicano ai messaggi diretti solo se la cronologia è attiva.
- Può essere utile attivare l'archiviazione dei messaggi in Google Groups for Business per i gruppi di interesse. Vault può bloccare, conservare e cercare i messaggi solo nei gruppi per cui è attiva l'archiviazione. Tuttavia, i proprietari dei gruppi possono modificare questa impostazione per i propri gruppi. Se un proprietario del gruppo disattiva l'archiviazione, i messaggi del gruppo sono comunque disponibili nelle caselle postali degli utenti.
Passaggio 1: Se necessario, acquista licenze di Vault
Vault è incluso nella maggior parte delle versioni di Google Workspace, ma è un componente aggiuntivo per alcune. Puoi acquistare e assegnare licenze a tutti (licenze per l'intera organizzazione) o solo a un sottoinsieme di persone (licenze parziali per l'organizzazione).
- Acquistare licenze di Vault per la tua organizzazione. Devi avere una licenza Vault per ogni utente che deve poter conservare e cercare i dati. Devi anche avere una licenza Vault per ogni amministratore di Vault. Per stabilire a chi assegnare una licenza Vault, parla con i dipendenti dell'organizzazione che ne comprendono il funzionamento e i requisiti legali.
- Assegna le licenze Vault agli utenti e agli amministratori.
Passaggio 2: Specificare chi può accedere a Vault
Per consentire agli utenti di accedere a Vault, attiva Vault per tutti gli utenti o per quelli selezionati. Scopri come
Nota:
- Questa impostazione non influisce su quali account possono essere interessati dalle conservazioni, dai blocchi o dalle ricerche di Vault. Tutti gli account utente con Google Workspace e una licenza Vault possono essere conservati, bloccati e sottoposti a ricerca.
- Questa impostazione non influisce su quali account possono modificare le regole di conservazione, cercare dati o eseguire altre funzioni di Vault. Per utilizzare Vault, gli utenti devono disporre dei privilegi Vault appropriati.
- Se attivi Vault per tutti gli utenti della tua organizzazione, l'icona di Vault viene visualizzata nell'elenco delle app di tutti gli utenti. Se la tua organizzazione ha configurato unità organizzative, ti consigliamo di limitare l'accesso alle unità organizzative che dispongono dei privilegi Vault.
Passaggio 3: (Facoltativo) Concedi i privilegi per Vault agli utenti autorizzati
Concedi i privilegi agli utenti che vuoi autorizzare a creare regole di conservazione, applicare blocchi o eseguire indagini. Inizialmente, solo i super amministratori con una licenza Vault possono utilizzare le funzionalità di Vault. Scopri come
Passaggio 4. Accedi a Vault
Se hai acquistato Vault di recente o hai iniziato la prova di 30 giorni, ti consigliamo di attendere 30-60 minuti prima di accedere a Vault. Se accedi subito dopo l'acquisto, potresti non riuscire ad accedere a tutte le funzionalità di Vault.
- Vai a vault.google.com.
- Accedi con il tuo nome utente e la password di Google Workspace.
Gli altri utenti autorizzati della tua organizzazione possono accedere a Vault allo stesso modo dopo che hai concesso loro l'accesso.
Passaggio 5: Configura le regole di conservazione predefinite dell'organizzazione
Configura regole di conservazione per stabilire per quanto tempo verranno conservati i dati prima che possano essere eliminati dagli account utente e da tutti i sistemi Google. Quando configuri le regole di conservazione, ti consigliamo di consultare l'ufficio legale dell'organizzazione.
Prima di iniziare, scopri come funziona la conservazione. I seguenti passaggi descrivono come impostare le regole di conservazione predefinite, ma in alternativa puoi impostare regole di conservazione personalizzate.
Per conservare i dati che corrispondono a condizioni specifiche per un determinato periodo di tempo, crea una regola di conservazione personalizzata. Per conservare tutti i dati dei servizi per tutti gli account concessi in licenza per un determinato periodo di tempo, crea una regola di conservazione predefinita.
- In Vault, fai clic su Conservazione dei dati. Se l'opzione Conservazione dei dati non è presente nell'elenco, chiedi a un super amministratore di Google Workspace di assegnarti i privilegi di Vault ("Gestisci criteri di conservazione").
- Nella scheda Regole predefinite, fai clic su un servizio, come Drive
o Gmail 
. Scegli per quanto tempo vuoi conservare i messaggi o i file:
- Per conservare i dati in modo permanente, seleziona Sempre.
- Per conservare i dati per un determinato periodo di tempo, seleziona Periodo di conservazione e inserisci il numero di giorni (compreso tra 1 e 36.500). Il periodo di conservazione viene calcolato
in base ai seguenti orari di inizio:
- Messaggi di Gmail, Gruppi e Chat: giorni a partire dal momento in cui il messaggio è stato inviato o ricevuto.
- Drive: giorni dalla creazione o dall'ultima modifica del file.
- Voice: giorni trascorsi da quando i dati sono stati inviati o ricevuti.
Se imposti un periodo di conservazione, scegli l'operazione da eseguire sui dati dopo la scadenza del periodo di conservazione:
- Per eliminare definitivamente solo i dati che gli utenti hanno già eliminato, scegli la prima opzione.
- Per eliminare definitivamente tutti i dati, scegli la seconda opzione. Questa regola può eliminare definitivamente i dati che gli utenti si aspettano di conservare, ad esempio i messaggi nella Posta in arrivo di Gmail o i file in Drive.
Fai clic su Crea. Se imposti un periodo di conservazione, Vault ti chiede di confermare di aver compreso gli effetti di questa regola di conservazione. Seleziona le caselle e fai clic su Accetta per creare la regola.
Ripeti questa procedura per tutti i servizi per i quali vuoi impostare regole di conservazione predefinite.
Passaggio 6: Configura l'approvazione da più parti per le esportazioni di Vault
Gli amministratori di Vault hanno accesso a dati altamente sensibili a livello di dominio. Per assicurarti che le esportazioni di dati siano gestite correttamente ed eseguite solo da utenti autorizzati, puoi attivare l'approvazione da più parti per tutte le esportazioni di Vault nella tua organizzazione.
Come funziona l'approvazione da più parti per le esportazioni di Vault?
- Un amministratore esegue una ricerca e tenta di avviare un'esportazione.
- Una notifica viene inviata a un secondo amministratore della tua organizzazione per informarlo che un altro amministratore ha effettuato una richiesta di esportazione.
- Il secondo amministratore esamina la richiesta nella Console di amministrazione e, se tutto sembra a posto, la approva.
- Una volta approvata la richiesta, inizia l'esportazione dei dati.
- Il primo amministratore può quindi controllare lo stato e scaricare l'esportazione.
Attiva o disattiva l'approvazione da più parti per le esportazioni di Vault
Per questa attività, devi aver eseguito l'accesso come super amministratore.-
Nella Console di amministrazione Google, vai a Menu
Sicurezza
Autenticazione
Impostazioni di approvazione da più parti.Per questa attività, devi aver eseguito l'accesso come super amministratore.
- Fai clic su Approvazione da più parti per le impostazioni di Vault.
Per attivare l'approvazione da più parti per le esportazioni di Vault, seleziona la casella Crea esportazione e poi fai clic su Salva.
Nota:le modifiche apportate all'impostazione di creazione dell'esportazione di Vault nella Console di amministrazione creano una richiesta MPA solo se l'approvazione da più parti è attivata anche per l'organizzazione. Scopri di più sull'approvazione da più parti per le azioni sensibili.
Per disattivare l'approvazione da più parti per le esportazioni di Vault, deseleziona la casella Google Vault: crea esportazione e fai clic su Salva.
Come faccio ad approvare una richiesta di esportazione dei dati di Vault?
Se sei il richiedente o l'approvatore di una richiesta di esportazione di Vault con approvazione da più parti, puoi visualizzare le richieste passate o in attesa nella pagina di approvazione da più parti.
Apri la scheda Richieste inviate, quindi fai clic su una richiesta per visualizzare una pagina dei dettagli. Nella pagina dei dettagli di una richiesta, i richiedenti possono annullare la richiesta, mentre gli approvatori possono approvarla o rifiutarla.
A questo punto Google Vault è configurato. Vault conserva i dati della tua organizzazione come specificato nelle regole di conservazione che hai configurato.
Note importanti:
- Cosa succede dopo aver impostato le regole di conservazione predefinite: a meno che non si applichi una regola personalizzata o un'archiviazione a fini legali, i dati vengono conservati in base alla regola di conservazione predefinita.
- Cosa succede quando un utente elimina un messaggio o un file: il messaggio o il file viene rimosso dall'account dell'utente. Tuttavia, quando si applica la regola di conservazione predefinita o una regola personalizzata, il messaggio o il file rimane disponibile in Vault per il resto del periodo di conservazione. I messaggi eliminati e i file conservati in Vault non vengono conteggiati ai fini del calcolo della quota di spazio di archiviazione dell'utente.