Las personas que no usan Calendario de Google o que no tienen una Cuenta de Google pueden reservar los recursos de Google Workspace de tu organización, como salas de reuniones o equipos. Esta función permite que los usuarios externos (por ejemplo, las personas que usan Microsoft Outlook) "inviten" tus recursos a sus reuniones, al igual que invitan a otros invitados.
Configura permisos de reserva para usuarios ajenos a Google
Puedes configurar qué usuarios ajenos a Google pueden reservar los recursos de tu organización.
La configuración de uso compartido del calendario de un recurso determina qué usuarios de Google pueden reservar un recurso. Puedes administrar la capacidad de los usuarios externos para reservar recursos en la Consola del administrador de Google.
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En la Consola del administrador de Google, ve a Menú
Directorio Edificios y recursos Descripción general.Es necesario tener el privilegio de administrador de Edificios y recursos.
- En la sección Administración de recursos, haz clic en Abrir.
- En la página Recursos, haz clic en el recurso que deseas configurar. También puedes seleccionar las filas correspondientes y hacer clic en Editar para configurar varios recursos a la vez.
- Haz clic en Permisos de reserva para usuarios ajenos a Google.
- (Opcional) Para quitar permisos, marca la casilla de uno o más usuarios o dominios y, luego, haz clic en Quitar.
Haz clic en Agregar usuarios ajenos a Google y, luego, ingresa las direcciones de correo electrónico o los nombres de dominio de los usuarios externos a los que quieres permitirles reservar el recurso.
Nota: Puedes otorgar permiso para reservar un recurso a direcciones de correo electrónico externas específicas o a dominios externos completos. Los subdominios solo se reconocen si son una coincidencia exacta.
Haga clic en Agregar.
Con la Interoperabilidad de Calendario, los usuarios de Microsoft Exchange pueden buscar recursos de Workspace por nombre y ver su disponibilidad. Para obtener más información, consulta Cómo permitir que los usuarios de Exchange reserven recursos de Workspace.
Reserva un recurso como usuario ajeno a Google
Los usuarios que no son de Google pueden reservar un recurso de Workspace agregándolo a la lista de invitados de un evento en su propio sistema de calendario. Si el usuario tiene permiso para reservar, el recurso confirma la reserva por correo electrónico. Si el usuario no tiene permiso para reservar, se le notificará por correo electrónico.
Los administradores pueden encontrar la dirección de correo electrónico del recurso en la sección Administración de recursos de la Consola del administrador. Si usas la interoperabilidad del calendario con Exchange, asegúrate de que esté configurada y de haber agregado contactos de correo electrónico (con nombres fáciles de usar) para los recursos de Workspace en Exchange. Luego, los usuarios de Exchange pueden buscar por el nombre descriptivo del recurso y ver su disponibilidad antes de hacer la reserva.
Nota: Para confirmar una reserva de sala, asegúrate de que el organizador del evento haya recibido la confirmación por correo electrónico. Es posible que el estado de confirmación de asistencia de un recurso en el calendario de un invitado no muestre el estado actual de la reserva.