Вы можете автоматически освобождать забронированные переговорные комнаты, если все участники, кроме одного, откажутся от участия в совещании в Google Календаре. Вы также можете настроить параметры освобождения и исключить из них только определенные комнаты и пользователей. После освобождения комнаты организатор совещания получает уведомление по электронной почте.
Совет: Используйте панель мониторинга «Анализ помещений», чтобы проанализировать освобождение помещений вашей организацией. На этой панели вы можете увидеть общее количество освобожденных часов использования помещений, повторно забронированных часов и не освобожденных часов. Узнайте больше.
Включать или выключать разблокировку помещения
В консоли администратора Google перейдите в меню.
Каталог Здания и ресурсы Настройки комнаты .Для этого требуются права администратора календаря .
- Чтобы разрешить использование комнат для отклоненных мероприятий , нажмите « Вкл. » или «Выкл.» .
- Нажмите « Сохранить ».
Исключить комнаты или группы пользователей из списка доступных для аренды помещений.
Исключить комнату
В консоли администратора Google перейдите в меню.
Каталог Здания и ресурсы Управление ресурсами .Для этого требуются права администратора календаря .
- Щелкните по названию ресурса, чтобы открыть комнату.
- В разделе «Настройки комнаты» нажмите стрелку вниз.
. - Для параметра «Освобожден от выдачи номера» выберите «Вкл .».
- Нажмите « Сохранить ».
Исключить группу пользователей
В консоли администратора Google перейдите в меню.
Каталог Здания и ресурсы Настройки комнаты .Для этого требуются права администратора календаря .
- В разделе «Глобальные настройки комнаты» нажмите стрелку вниз. .
- Чтобы исключить группы пользователей из списка доступных для аренды помещений , нажмите «Редактировать группы» .
- Введите группу пользователей и нажмите «Сохранить» .
Устраните нежелательные освобождения помещений.
Вы можете уменьшить количество нежелательных освобождений комнат, используя исключения для комнат и организаторов. Google Календарь включает в себя вспомогательную логику, но выбор комнат и групп пользователей имеет решающее значение.
Ситуации, когда Календарь не предоставляет комнаты
- Гости отказываются от участия менее чем за 10 минут до начала встречи.
- Встреча назначена на ближайшие 30 минут.
- Бронирование номера осуществляется непосредственно в календаре бронирования номера.
- Встреча длится более 4 часов.
- В помещении могут разместиться более 20 человек.
- Помещение было ранее освобождено, а затем снова добавлено для той же встречи.
- Помимо организатора, гостей нет, либо присутствуют посторонние лица.
- Встреча запланирована на дополнительный период.
- Помещение большое, или оно забронировано для проведения крупной встречи или мероприятия.
Примечание: Это не полный список факторов, влияющих на освобождение комнаты, и логика освобождения комнат может меняться.
Выберите комнаты для выпуска
- Часто используется важными сотрудниками, например, в личной комнате генерального директора.
- Используется для выполнения критически важных бизнес-функций (найм персонала, встречи с клиентами или специальные мероприятия).
- Доступ к сайту ограничен для большинства сотрудников.
- Используется посторонними гостями, не приглашенными на мероприятие.
Выберите организаторов комнаты
- Организуйте встречи для VIP-сотрудников.
- Часто назначаете встречи за других, но сами на них не приходите.
- Это высокопоставленные руководители.
- Организуйте важные для бизнеса и внешние встречи.