คุณสามารถปล่อยห้องประชุมที่จองไว้โดยอัตโนมัติเมื่อเหลือผู้เข้าร่วมเพียงคนเดียวที่ไม่ได้ปฏิเสธการประชุมใน Google ปฏิทิน อีกทั้งยังปรับแต่งการปล่อย และยกเว้นเฉพาะบางห้องและผู้ใช้บางรายจากการปล่อยได้ เมื่อมีการปล่อยห้องว่าง ผู้จัดการประชุมจะได้รับการแจ้งเตือนทางอีเมล
เคล็ดลับ: ใช้แดชบอร์ดข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับห้องเพื่อช่วยวิเคราะห์การปล่อยห้องว่างให้กับองค์กร แดชบอร์ดนี้จะช่วยให้คุณเห็นจำนวนชั่วโมงทั้งหมดของห้องที่ถูกปล่อยว่าง ห้องที่มีการจองซ้ำ และห้องที่ไม่ถูกปล่อยว่างได้ ดูข้อมูลเพิ่มเติม
การเปิดหรือปิดใช้การปล่อยห้องว่าง
-
ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู
ไดเรกทอรี อาคารและทรัพยากร การตั้งค่าห้องต้องมีสิทธิ์ของผู้ดูแลระบบสำหรับปฏิทิน
- สำหรับการปล่อยห้องว่างสำหรับกิจกรรมที่ได้รับการปฏิเสธ ให้คลิกเปิดหรือปิด
- คลิกบันทึก
ยกเว้นห้องหรือกลุ่มผู้ใช้จากการปล่อยห้องว่าง
ยกเว้นห้อง
-
ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู
ไดเรกทอรี อาคารและทรัพยากร จัดการทรัพยากรต้องมีสิทธิ์ของผู้ดูแลระบบสำหรับปฏิทิน
- คลิกชื่อทรัพยากรของห้อง
- คลิกลูกศรลง
ในส่วนการตั้งค่าห้อง - เลือกเปิดในส่วนยกเว้นจากการปล่อยห้องว่าง
- คลิกบันทึก
ยกเว้นกลุ่มผู้ใช้
-
ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู
ไดเรกทอรี อาคารและทรัพยากร การตั้งค่าห้องต้องมีสิทธิ์ของผู้ดูแลระบบสำหรับปฏิทิน
- คลิกลูกศรลง ในส่วนการตั้งค่าห้องส่วนกลาง
- สำหรับการยกเว้นกลุ่มผู้ใช้จากการปล่อยห้องว่าง ให้คลิกแก้ไขกลุ่ม
- ป้อนกลุ่มผู้ใช้ แล้วคลิกบันทึก
แก้ไขการปล่อยห้องว่างที่ไม่เป็นไปตามต้องการ
คุณสามารถลดการปล่อยห้องว่างที่ไม่เป็นไปตามต้องการได้โดยใช้ข้อยกเว้นของห้องและผู้จัด Google ปฏิทินมีตรรกะที่จะช่วยลดปัญหานี้ได้ แต่การเลือกห้องและกลุ่มผู้ใช้ถือเป็นปัจจัยที่สำคัญยิ่ง
สถานการณ์ที่ปฏิทินจะไม่ปล่อยห้องว่าง
- ผู้เข้าร่วมปฏิเสธการประชุมก่อนเริ่มประชุมไม่ถึง 10 นาที
- มีการตั้งค่าไว้ให้เริ่มการประชุมใน 30 นาทีข้างหน้า
- มีการจองห้องไว้ในปฏิทินของห้องโดยตรง
- การประชุมใช้เวลานานกว่า 4 ชั่วโมง
- ห้องนี้รองรับได้ 20 คนขึ้นไป
- ปล่อยห้องว่างไปก่อนหน้านี้แล้ว และได้เพิ่มลงในการประชุมเดียวกันอีกครั้ง
- ไม่มีผู้เข้าร่วมอื่นนอกเหนือจากผู้จัดหรือมีผู้เข้าร่วมภายนอก
- จองการประชุมไว้ในปฏิทินสำรอง
- ห้องมีขนาดใหญ่หรือมีการจองสำหรับการประชุมหรือกิจกรรมขนาดใหญ่
หมายเหตุ: รายการนี้ไม่ได้มีปัจจัยการปล่อยห้องว่างครบทั้งหมด และตรรกะการปล่อยห้องว่างนั้นอาจมีการเปลี่ยนแปลง
เลือกห้องที่ต้องการปล่อยว่าง
- มีพนักงานตำแหน่งสำคัญใช้บ่อยๆ เช่น ห้องส่วนตัวของ CEO
- ใช้สำหรับดำเนินงานที่สำคัญต่อธุรกิจ (การจ้างงาน การประชุมลูกค้า หรือกิจกรรมพิเศษ)
- จำกัดไม่ให้พนักงานส่วนใหญ่ใช้
- ใช้โดยบุคคลภายนอกที่ไม่ได้รับเชิญให้เข้าร่วมกิจกรรม
เลือกผู้จัดห้อง
- ผู้ใช้ที่สร้างการประชุมสำหรับพนักงานคนสำคัญ
- ผู้ใช้ที่จองห้องประชุมให้คนอื่นบ่อยๆ แต่ไม่ได้เข้าร่วมเอง
- ผู้ใช้ที่เป็นผู้บริหารระดับสูง
- ผู้ใช้ที่จัดการประชุมที่มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อธุรกิจและการประชุมกับบุคคลภายนอก