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Configurare i suggerimenti per le prenotazioni delle sale di Google Calendar

Aiuta gli organizzatori di riunioni a prenotare sale di cortesia e risorse per gli invitati in qualsiasi luogo.

Con i suggerimenti automatici per le sale, Calendar controlla il luogo di lavoro di tutti gli invitati alla riunione. Nella scheda Sale, Calendar mostra in modo intelligente le sale migliori più vicine a ogni invitato. Tiene conto della posizione dell'edificio e del piano di ogni persona, della cronologia delle prenotazioni precedenti, dell'utilizzo delle apparecchiature audio e video e delle esigenze di capacità.

Considerazioni importanti

Il suggerimento automatico delle sale funziona meglio quando esegui entrambe queste azioni:

Aggiungi il luogo di lavoro per tutti gli utenti: se un utente non ha impostato un luogo di lavoro principale, Calendar non lo prende in considerazione nei suggerimenti per le stanze. Ciò significa che la stanza suggerita potrebbe essere troppo piccola o che potrebbe non essere suggerita alcuna stanza nell'edificio.
Utilizza un formato strutturato per le sale: per i suggerimenti automatici sulle sale, Calendar utilizza solo le informazioni strutturate. Calendar prende decisioni intelligenti in base ai dettagli di ogni sala.

Per maggiori dettagli sulla strutturazione delle risorse, consulta gli articoli Impatto dell'utilizzo di risorse strutturate e Passare alle risorse strutturate.

Ulteriori dettagli

Quando aggiungi una sala a un evento, potrebbero essere visualizzati suggerimenti per le sale basati sulla posizione o utilizzati di frequente.

I suggerimenti basati sulla posizione vengono mostrati quando aggiungi una stanza a un evento se è nota la posizione di almeno un partecipante. Vedi Aggiungi una stanza a un evento.
- La posizione può essere specificata impostando l'edificio principale dell'ufficio o il luogo di lavoro. Vedi Impostare il luogo di lavoro predefinito.
- Il luogo di lavoro deve essere attivato da un amministratore. Vedi Attivare o disattivare il luogo di lavoro per gli utenti.
- I suggerimenti basati sulla posizione vengono visualizzati solo quando la posizione di un utente è relativa a un edificio con stanze strutturate e l'utente non ha ancora deciso se partecipare o meno all'evento.
I suggerimenti utilizzati di frequente vengono visualizzati se la persona che sta aggiungendo la stanza non ha una posizione impostata. Questi suggerimenti si basano sull'utilizzo della persona e sono visibili solo a quell'utente.

Aggiungere il luogo di lavoro principale

Esistono due modi per aggiungere il luogo di lavoro principale. Puoi farlo tu per i tuoi utenti o chiedere loro di aggiungerlo autonomamente.

Guida alla scelta tra la configurazione utente e quella amministratore

Ogni ambiente di lavoro è diverso. Rifletti sugli aspetti di ogni configurazione per capire qual è quella più indicata per la tua azienda.

Configurazione amministratore

Configurazione utente

I dati sul luogo di lavoro dell'utente sono noti, aggiornati e precisi.

Vantaggi

Assicura che i dati utente in Google vengano sincronizzati con i tuoi dati
Evita errori da parte dell'utente

Metodo

API (edificio, piano, sezione del piano, scrivania)
GCDS (edificio, piano)

Esperienza utente

Solo visualizzazione del luogo di lavoro

Non disponi o non hai la certezza dei dati sul luogo di lavoro degli utenti della tua organizzazione.

Vantaggi

Configurazione rapida con un solo clic
Notifiche del calendario per fare in modo che gli utenti aggiungano e aggiornino i dati sulla posizione
Meno lavoro per l'amministratore

Metodo

Configurazione iniziale dalla Console di amministrazione Google
Dati sul luogo di lavoro (edificio, piano) aggiornati dagli utenti stessi

Esperienza utente

Controllo dell'utente sia sulla visualizzazione sia sull'aggiornamento del luogo di lavoro
Luogo di lavoro dell'utente dedotto e talvolta impostato da Google
Google richiede all'utente di eseguire gli aggiornamenti

Aggiungere la posizione come amministratore

Se scegli di impostare il luogo di lavoro principale per i tuoi utenti, utilizza l'API o Google Cloud Directory Sync (GCDS).

Utilizzare Google Cloud Directory Sync

Utilizza GCDS per aggiungere il luogo di lavoro dell'utente in uno dei seguenti casi:

Esistono molti utenti e molte posizioni.
Le posizioni degli utenti sono soggette a cambiamenti e aggiornamenti continui.
GCDS è già utilizzato per sincronizzare i profili utente da Microsoft Active Directory agli Account Google.

In Configuration Manager di GCDS, nella scheda Attributi del profilo utente, mappa questi campi del luogo di lavoro alla posizione in cui memorizzi attualmente le informazioni su edificio e piano:

Building ID (ID edificio)
Floor name (Nome piano)

La sincronizzazione di questi campi è facoltativa. Assicurati che gli ID edificio corrispondano all'ID edificio che hai creato nella gestione degli edifici.

Per maggiori dettagli, consulta l'articolo Informazioni su Google Cloud Directory Sync.

Utilizzare l'API

Utilizza un'API per aggiungere il luogo di lavoro dell'utente in uno dei seguenti casi:

Esistono molti utenti e molte posizioni.
Disponi già di un sistema in cui le posizioni degli utenti vengono chiamate tramite API.
Si verificano regolarmente cambiamenti e aggiornamenti alle posizioni degli utenti.
Vuoi utilizzare un metodo automatizzato per mantenere sincronizzate le posizioni degli utenti.
Esistono valori per la sezione del piano e per i codici scrivania.

Per maggiori dettagli, consulta la Guida all'SDK Admin di Google Workspace per gli utenti.

La propagazione e la visualizzazione dei dati sulla posizione dell'utente formattati nel profilo di un utente possono richiedere fino a 24 ore.

Quando configuri l'API, utilizza queste proprietà:

Nome proprietà	Descrizione	Esempio
type (stringa)*	Il tipo di posizione: PERSONALIZZATA, PREDEFINITA, SCRIVANIA Nota: il tipo deve essere impostato su DESK per aggiornare il luogo di lavoro principale di un utente	SCRIVANIA
customType (stringa)	Se il tipo è PERSONALIZZATA, questo campo include il valore personalizzato	testo_libero
area (stringa)*	La posizione testuale è più utile per scopi di visualizzazione per descrivere in modo conciso la posizione. ad esempio "Milano" o "Vicino a Roma"	Milano
buildingId (stringa)*	L'identificatore dell'edificio deve corrispondere esattamente al buildingId che hai creato per l'edificio Stringhe con valore riservato: Indica che un utente non ha un edificio per uffici. Ad esempio, se un utente lavora da remoto, utilizza $NO_BUILDING$ Per indicare che l'edificio non è ancora stato creato nelle risorse dell'edificio, utilizza $MISSING_BUILDING$	MI
floorName (stringa)	L'identificatore del piano deve corrispondere esattamente a un piano definito all'interno di buildingId. Nota: il nome del piano senza l'identificatore buildingId non è valido.	Piano terra, 1, 2, 3, 4, 5, 5A, 6
floorSection (stringa)	Indicazione di dove si trova l'utente nel piano	A, ala sud
deskCode (stringa)*	Indicazione della posizione esatta della scrivania	Postazione 17, 13-A

* Obbligatorio

Consentire agli utenti di aggiungere la posizione

Attiva le istruzioni di Calendar per consentire agli utenti di aggiungere il proprio luogo di lavoro principale.

Nella Console di amministrazione Google, vai a Menu Directory Impostazioni directory.

Vai a Impostazioni directory

È necessario disporre del privilegio amministrativo Impostazioni directory.
Fai clic su Modifica profilo.
Nel riquadro sinistro, in Unità organizzativa, seleziona l'organizzazione a cui applicare la modifica.
Avviso: se applichi questa modifica all'unità organizzativa principale per l'intera organizzazione, la modifica non viene applicata alle unità organizzative in cui hai eseguito l'override delle informazioni del profilo in precedenza.
Seleziona la casella accanto a Luogo di lavoro e fai clic su Salva.