In Google Agenda maak je, wanneer je een agendaresource aanmaakt, zoals een vergaderruimte of een bedrijfsauto, een agenda voor die resource. Je gebruikers kunnen de resource vervolgens inplannen door deze toe te voegen aan hun agenda-afspraken. Wanneer gebruikers de resource reserveren, wordt er een bijbehorende afspraak aangemaakt in de agenda van de resource.
U kunt niet-Google-gebruikers toestaan uw Google Workspace-resources te reserveren door specifieke reserveringsrechten in te stellen. Ga naar Niet-Google-gebruikers toestaan resources te reserveren voor meer informatie.
Voordat je begint
Om bronnen te delen, moet u ze eerst toevoegen aan uw lijst 'Mijn agenda's' . Om bronnen aan uw lijst 'Mijn agenda's' toe te voegen, hebt u een beheerdersaccount nodig met beheerdersrechten voor agenda's.
- Als de bron die u wilt beheren nog niet in Agenda bestaat, maak deze dan aan .
- Meld u aan met uw beheerdersaccount en open Google Agenda .
- Klik links, naast 'Andere agenda's' , op 'Toevoegen'.
Bekijk de beschikbare bronnen . - Klik op het gebouw of de locatie voor de betreffende bron.
- Vink naast de bron het vakje aan om deze aan je lijst 'Mijn agenda's ' toe te voegen.
Deel een bron
Als je een bron deelt, kunnen gebruikers deze toevoegen aan hun lijst met andere agenda's om de beschikbaarheid te controleren, deze te reserveren voor evenementen en meldingen te ontvangen. Ze kunnen de bron echter niet bewerken.
- Meld u aan met uw beheerdersaccount en open Google Agenda .
- Ga in de lijst ' Mijn agenda's' naar de betreffende bron en klik op 'Meer'.
Instellingen en delen . Kies hoe je de bron wilt delen.
In de instellingen van je gedeelde agenda kun je algemene toegangsrechten voor evenementen instellen en rechten voor delen met specifieke personen . De algemene rechten zijn van toepassing op specifieke personen.
Als je bijvoorbeeld 'Beschikbaar maken voor het publiek' kiest en 'Alle evenementdetails bekijken' selecteert, en je deelt de agenda ook met een specifieke persoon en selecteert 'Alleen beschikbaarheid bekijken' , dan kan die persoon nog steeds alle evenementdetails zien.
Als u de agenda met iedereen in uw organisatie wilt delen, kunt u dit aanpassen onder Toegangsrechten voor evenementen :
- Vink het vakje 'Beschikbaar stellen voor uw organisatie' aan.
- Klik rechts op de pijl naar beneden.
en kies een optie. Meer informatie over resource-machtigingen volgt later op deze pagina.
Als u de interne deeloptie voor een nieuwe resource niet instelt, neemt deze de standaard deeloptie over voor secundaire agenda's in uw organisatie. Als u de agenda wilt delen met specifieke personen of een groep in Google Groepen, ga dan naar 'Delen met specifieke personen' .
- Klik op Personen toevoegen .
- Voeg de e-mailadressen toe van de personen of groepen met wie je het bericht wilt delen.
- Voor machtigingen klikt u op de pijl naar beneden. en kies een optie. Meer informatie over resource-machtigingen volgt later op deze pagina.
- Klik op Verzenden .
Zorg ervoor dat gebruikers de resource kunnen inplannen. Zie voor meer informatie over het inplannen van resources de pagina 'Resources testen' .
Laat je gebruikers weten dat ze de bron nu aan evenementen kunnen toevoegen.
(Optioneel) Voltooi de stappen om te bepalen hoe resources reageren op uitnodigingen .
Leer meer over resource-toegangsrechten.
Wanneer u een bron deelt, bepaalt u hoe gebruikers de voor die bron geplande gebeurtenissen zien en of ze gebeurtenissen kunnen toevoegen of bewerken.
- Alleen beschikbaarheid weergeven (details verbergen) — Gebruikers kunnen de resource reserveren wanneer ze evenementen in hun persoonlijke agenda's aanmaken of wijzigen. Ze kunnen de namen of details van de evenementen in de agenda van de resource niet zien. Als u het reserveren van resources op basis van beschikbaarheid niet toestaat in uw organisatie, deel de resource dan met ten minste de machtiging 'Alle evenementdetails bekijken' . Anders proberen gebruikers de resource in te plannen, maar is deze niet beschikbaar.
- Bekijk alle evenementdetails — Gebruikers kunnen de bron reserveren en evenementdetails bekijken wanneer ze evenementen aanmaken of wijzigen in hun persoonlijke agenda. De organisator van het evenement kan een evenement in zijn of haar persoonlijke agenda wijzigen. Hij of zij kan echter geen evenementen rechtstreeks in de agenda van de bron wijzigen, noch evenementen van andere gebruikers wijzigen.
- Evenementen wijzigen — Gebruikers kunnen evenementdetails bekijken, inclusief details voor privé-evenementen. Ze kunnen elk evenement wijzigen. Deze optie is alleen beschikbaar wanneer de bron wordt gedeeld met specifieke personen, niet met uw hele organisatie.
- Wijzigingen aanbrengen en delen beheren — Gebruikers kunnen evenementdetails bekijken, inclusief details voor privé-evenementen. Ze kunnen elk evenement wijzigen. Ze kunnen ook de deelinstellingen aanpassen. Deze optie is alleen beschikbaar wanneer de bron met specifieke personen wordt gedeeld.
- Uitnodigingen automatisch accepteren — U kunt ervoor kiezen om gebruikers resources te laten boeken die niet conflicteren met de beschikbaarheid. Deze instelling voorkomt ook dat onbevoegde gebruikers resources boeken. Of u kunt gebruikers resources laten boeken ongeacht beschikbaarheid of machtigingen.
Bepaal hoe resources reageren op uitnodigingen.
- Meld u aan met uw beheerdersaccount en open Google Agenda .
Ga in de lijst ' Mijn agenda's' naar de betreffende bron en klik op 'Meer'.
Instellingen en delen .Hiervoor is de agendatoegangsmachtiging vereist.
Voor uitnodigingen die automatisch worden geaccepteerd , kies een optie:
Automatisch uitnodigingen accepteren die niet conflicteren — De bron accepteert uitnodigingen voor elk nieuw evenement, mits er geen ander evenement op hetzelfde tijdstip is gepland. Als een bron beschikbaar is voor het grootste deel, maar niet voor alle data van de reeks, accepteert de bron de volledige reeks en worden de data waarop de bron niet beschikbaar is, geweigerd. Voor elke geweigerde datum wordt één e-mail naar de evenementorganisator gestuurd. Als de bron te veel conflicten heeft, wordt de volledige reeks geweigerd en wordt er één e-mail verzonden. De bron weigert ook boekingen van gebruikers die niet over de benodigde machtigingen beschikken om toegang te krijgen tot de bron.
Let op: De bron accepteert uitnodigingen voor een terugkerend evenement alleen als het aantal conflicterende instanties niet meer dan 8 bedraagt en niet meer dan de helft van het totale aantal evenementen.
Alle uitnodigingen automatisch aan deze agenda toevoegen — Alle uitnodigingen worden in de agenda van de resource weergegeven, zelfs als sommige uitnodigingen betrekking hebben op evenementen die op hetzelfde tijdstip plaatsvinden. Om er zeker van te zijn dat de resource beschikbaar is wanneer u deze nodig hebt, controleert u de beschikbaarheid vooraf. Een doorhaling in de agenda geeft aan dat de resource al is gereserveerd. Als u deze instelling inschakelt, kunnen gebruikers zonder de benodigde machtigingen de resources mogelijk wel plannen en gebruiken. Ze kunnen zich er echter nog steeds niet op abonneren of de details bekijken.