Quando in Google Calendar crei una risorsa del calendario, ad esempio una sala riunioni o un'auto aziendale, per quella risorsa viene creato un calendario. Gli utenti possono quindi pianificare l'utilizzo della risorsa aggiungendola agli eventi del loro calendario. Quando gli utenti prenotano la risorsa, viene creato un evento corrispondente nel calendario della risorsa.
Prima di iniziare
Per condividere le risorse, devi prima aggiungerle all'elenco I miei calendari. Per aggiungere risorse all'elenco I miei calendari, è necessario un account amministratore con privilegi di gestione per Calendar.
- Se la risorsa che vuoi gestire non esiste ancora in Calendar, creala.
- Accedi con il tuo account amministratore e apri Google Calendar.
- A sinistra, accanto ad Altri calendari, fai clic su Aggiungi
Sfoglia risorse. - Fai clic sull'edificio o sul luogo della risorsa.
- Seleziona la casella accanto alla risorsa per aggiungerla all'elenco I miei calendari.
Condividere una risorsa
Se condividi una risorsa, gli utenti possono aggiungerla al loro elenco Altri calendari per controllarne la disponibilità, prenotarla per gli eventi e ricevere notifiche. ma non possono modificarla.
- Accedi con il tuo account amministratore e apri Google Calendar.
- Nell'elenco I miei calendari, posiziona il puntatore del mouse sulla risorsa e fai clic su Altro
Impostazioni e condivisione. Scegli come condividere la risorsa.
Nelle impostazioni del calendario condiviso, puoi impostare le autorizzazioni generali di Accesso per gli eventi e di Condivisione con persone specifiche. Tra le due, viene applicata l'autorizzazione con meno restrizioni a persone specifiche.
Ad esempio, se scegli Rendi disponibile pubblicamente e selezioni Vedere tutti i dettagli dell'evento e condividi anche il calendario con una persona specifica e selezioni Vedere solo disponibile/occupato, quella persona può comunque visualizzare tutti i dettagli dell'evento.
Se vuoi condividere il calendario con tutti gli utenti della tua organizzazione, in Autorizzazioni di accesso per gli eventi:
- Seleziona la casella Rendi disponibile per la tua organizzazione.
- A destra, fai clic sulla Freccia giù
e scegli un'opzione. Scopri di più sulle autorizzazioni per le risorse più avanti in questa pagina.
Se non configuri l'opzione di condivisione interna per la nuova risorsa, quest'ultima erediterà l'opzione di condivisione predefinita per i calendari secondari della tua organizzazione. Se vuoi condividere il calendario con persone specifiche o un gruppo di Google Gruppi, in Condividi con persone specifiche:
- Fai clic su Aggiungi persone.
- Aggiungi gli indirizzi email delle persone o dei gruppi con cui vuoi condividere la risorsa.
- In Autorizzazioni, fai clic sulla Freccia giù
e scegli un'opzione. Scopri di più sulle autorizzazioni per le risorse più avanti in questa pagina.
- Fai clic su Invia.
Assicurati che gli utenti siano in grado di pianificare l'utilizzo della risorsa. Per maggiori dettagli, vedi Verificare la pianificazione delle risorse.
Comunica ai tuoi utenti che ora possono aggiungere la risorsa agli eventi.
(Facoltativo) Completa i passaggi per stabilire il modo in cui le risorse rispondono agli inviti.
Informazioni sulle autorizzazioni per le risorse
Quando condividi una risorsa, puoi stabilire il modo in cui gli utenti vedono gli eventi pianificati per quella risorsa e se possono aggiungere o modificare eventi.
- Vedere solo disponibile/occupato (nascondi dettagli): gli utenti possono prenotare la risorsa quando creano o modificano eventi nei propri calendari personali. ma non possono vedere i nomi o i dettagli degli eventi nel calendario della risorsa. Se non autorizzi la prenotazione di risorse disponibili/occupate nella tua organizzazione, condividi la risorsa concedendo almeno l'autorizzazione a Vedere tutti i dettagli dell'evento. In caso contrario, quando gli utenti tenteranno di pianificare la risorsa, questa risulterà non disponibile.
- Vedere tutti i dettagli dell'evento: gli utenti possono prenotare la risorsa e visualizzare i dettagli degli eventi quando creano o modificano eventi nei propri calendari personali. L'organizzatore dell'evento può modificare un evento nel proprio calendario personale. Tuttavia, non può modificare gli eventi direttamente nel calendario della risorsa o modificare gli eventi di altri utenti.
- Apportare modifiche agli eventi: gli utenti possono visualizzare i dettagli degli eventi, inclusi quelli degli eventi privati. e possono modificare qualsiasi evento. Questa opzione è disponibile solo quando la risorsa è condivisa con persone specifiche e non con l'intera organizzazione.
- Apportare modifiche e gestire opzioni di condivisione: gli utenti possono visualizzare i dettagli degli eventi, inclusi quelli degli eventi privati. e possono modificare qualsiasi evento. Inoltre, possono cambiare le impostazioni di condivisione. Questa opzione è disponibile soltanto quando la risorsa è condivisa con persone specifiche.
- Accetta automaticamente gli inviti: puoi scegliere di consentire agli utenti di prenotare risorse che non sono in conflitto con la disponibilità. Questa impostazione impedisce inoltre agli utenti non autorizzati di prenotare le risorse. In alternativa, puoi consentire agli utenti di prenotare le risorse indipendentemente dalla disponibilità o dalle autorizzazioni.
Controllare il modo in cui le risorse rispondono agli inviti
- Accedi con il tuo account amministratore e apri Google Calendar.
Nell'elenco I miei calendari, posiziona il puntatore del mouse sulla risorsa e fai clic su Altro
Impostazioni e condivisione.È necessario disporre del privilegio Calendar.
In Accetta automaticamente gli inviti, scegli un'opzione:
Accetta automaticamente inviti che non siano in conflitto: la risorsa accetta inviti a nuovi eventi a patto che non siano presenti altri eventi pianificati per lo stesso orario. Se una risorsa è disponibile per la maggior parte della serie, ma non per tutta, la risorsa accetta l'intera serie e rifiuta le date quando non è disponibile. All'organizzatore dell'evento viene inviata un'email per ogni evento rifiutato. Se la risorsa ha troppi conflitti, l'intera serie viene rifiutata e viene inviata un'email. La risorsa rifiuta anche le prenotazioni degli utenti che non dispongono delle autorizzazioni necessarie per accedere alla risorsa.
Nota:la risorsa accetta inviti per un evento ricorrente solo se il numero di istanze con conflitti non è oltre il 5 e non supera un terzo del numero totale di eventi.
Aggiungi automaticamente tutti gli inviti al calendario: tutti gli inviti vengono inseriti nel calendario della risorsa, anche se alcuni sono relativi a eventi che si svolgono contemporaneamente. Per assicurarti che la risorsa sia disponibile quando ne hai bisogno, controllane la disponibilità in anticipo. Un barrato nel calendario indica che la risorsa è già prenotata. Se attivi questa impostazione, gli utenti che non dispongono delle autorizzazioni necessarie potrebbero essere in grado di pianificare e utilizzare le risorse. Tuttavia, non potranno iscriversi o visualizzare i dettagli.