Udostępnianie kalendarzy sal i zasobów

Gdy w Kalendarzu Google tworzysz zasób kalendarza, na przykład salę konferencyjną lub samochód firmowy, tworzysz kalendarz dla tego zasobu. Dzięki temu użytkownicy mogą rezerwować zasób przez dodanie go do wydarzenia w kalendarzu. Gdy użytkownik zarezerwuje zasób, zostanie utworzone odpowiednie wydarzenie w kalendarzu tego zasobu.

Zanim zaczniesz

Aby udostępniać zasoby, musisz najpierw dodać je do listy Moje kalendarze. Aby dodać zasoby do listy Moje kalendarze, musisz mieć konto administratora z uprawnieniami do zarządzania Kalendarzem.

  1. Jeśli w Kalendarzu jeszcze nie istnieje zasób, którym chcesz zarządzać, utwórz go.
  2. Zaloguj się na konto administratora i otwórz Kalendarz Google.
  3. Po lewej stronie obok sekcji Inne kalendarze kliknij Dodaj  a potem Przeglądaj zasoby.
  4. Kliknij budynek lub lokalizację zasobu.
  5. Zaznacz pole obok zasobu, aby dodać go do listy Moje kalendarze.

Udostępnianie zasobu

Jeśli udostępnisz zasób, użytkownicy będą mogli go dodać do swojej listy Inne kalendarze, aby sprawdzać jego dostępność, rezerwować go na wydarzenia i otrzymywać związane z nim powiadomienia. Nie będą jednak mogli edytować zasobu.

  1. Zaloguj się na konto administratora i otwórz Kalendarz Google.
  2. Na liście Moje kalendarze najedź kursorem na zasób i kliknij Więcej a potem Ustawienia i udostępnianie.

  3. Wybierz sposób, w jaki chcesz udostępnić zasób.

    • W ustawieniach kalendarza udostępnionego możesz ustawić ogólne Uprawnienia dostępu do wydarzeń i uprawnienia Udostępniania pliku wybranym osobom. W przypadku wybranych osób zastosowanie ma szersze uprawnienie.

      Jeśli na przykład wybierzesz opcję Udostępnij publicznie i zaznaczysz Pokaż wszystkie szczegóły wydarzenia, a także udostępnisz kalendarz określonej osobie i wybierzesz opcję Pokaż tylko stan Wolny/Zajęty, ta osoba może nadal wyświetlać wszystkie szczegóły wydarzeń.

    • Jeśli chcesz udostępnić kalendarz wszystkim w organizacji, w sekcji Uprawnienia dostępu do wydarzeń:

      1. Zaznacz pole Udostępnij dla: twoja organizacja.
      2. Po prawej stronie kliknij strzałkę w dół i wybierz opcję. Więcej informacji o uprawnieniach do zasobów znajdziesz poniżej.

    • Jeśli nie ustawisz opcji udostępniania wewnętrznego dla nowego zasobu, to ustawienie zostanie odziedziczone z domyślnej opcji udostępniania kalendarzy pomocniczych w Twojej organizacji. Jeśli chcesz udostępnić kalendarz określonym osobom lub grupie w Grupach dyskusyjnych Google, w sekcji Udostępnij wybranym osobom wykonaj te czynności:

      1. Kliknij Dodaj osoby.
      2. Dodaj adresy e-mail osób lub grup dyskusyjnych, którym chcesz udostępnić kalendarz.
      3. Obok pozycji Uprawnienia kliknij strzałkę w dół i wybierz odpowiednią opcję. Więcej informacji o uprawnieniach do zasobów znajdziesz poniżej.
      4. Kliknij Wyślij.

  4. Upewnij się, że użytkownicy mogą rezerwować zasób. Szczegółowe informacje znajdziesz w artykule Testowanie planowania zasobów.

  5. Powiadom użytkowników o tym, że mogą teraz dodawać zasób do wydarzeń.

  6. (Opcjonalnie) Wykonaj czynności opisane w sekcji Określanie sposobu odpowiadania zasobów na zaproszenia.

Więcej informacji o uprawnieniach do zasobów

Gdy udostępniasz zasób, Ty decydujesz, w jaki sposób użytkownicy widzą wydarzenia, dla których zarezerwowano ten zasób, i czy mogą je dodawać lub edytować.

  • Widzi wyłącznie stan Wolny/Zajęty (bez szczegółów) – użytkownicy mogą rezerwować zasób podczas tworzenia lub modyfikowania wydarzeń w swoich kalendarzach osobistych. ale nie widzą nazw ani szczegółów wydarzeń w kalendarzu zasobu. Jeśli nie zezwalasz w organizacji na rezerwację zasobów wolnych/zajętych, udostępnij zasób przynajmniej z uprawnieniami widzi szczegóły wydarzeń. Jeśli tego nie zrobisz, użytkownicy będą próbowali zarezerwować zasób, który nie będzie dostępny.
  • Widzi szczegóły wydarzeń – użytkownicy mogą rezerwować zasób i wyświetlać szczegóły wydarzeń, kiedy tworzą lub modyfikują wydarzenia w swoich osobistych kalendarzach. Organizator wydarzenia może je modyfikować w swoim kalendarzu osobistym. Nie może jednak modyfikować wydarzeń bezpośrednio w kalendarzu zasobu ani modyfikować wydarzeń innych użytkowników.
  • Może zmieniać wydarzenia – użytkownicy widzą szczegóły wydarzeń, w tym wydarzeń prywatnych. Mogą też modyfikować dowolne wydarzenie. Ta opcja jest dostępna tylko wtedy, gdy zasób jest udostępniany określonym osobom, a nie całej organizacji.
  • Może wprowadzać zmiany oraz zarządzać udostępnianiem – użytkownicy widzą szczegóły wydarzeń, w tym szczegóły wydarzeń prywatnych. Mogą też modyfikować dowolne wydarzenie. Mogą też zmieniać ustawienia udostępniania. Ta opcja jest dostępna tylko wtedy, gdy zasób jest udostępniony określonym osobom.
  • Automatycznie akceptuj zaproszenia – możesz zezwolić użytkownikom na rezerwowanie zasobów, które nie kolidują z dostępnością. To ustawienie uniemożliwia też nieautoryzowanym użytkownikom rezerwowanie zasobów. Możesz też zezwolić użytkownikom na rezerwowanie zasobów niezależnie od dostępności lub uprawnień.

Określanie sposobu odpowiadania zasobów na zaproszenia

  1. Zaloguj się na konto administratora i otwórz Kalendarz Google.

  2. Na liście Moje kalendarze najedź kursorem na zasób i kliknij Więcej a potem Ustawienia i udostępnianie.

    Musisz mieć uprawnienia Kalendarz.

  3. W sekcji Automatycznie akceptuj zaproszenia wybierz jedną z opcji:

    • Automatycznie akceptuj zaproszenia nie powodujące konfliktu – zasób akceptuje zaproszenia do wszystkich nowych wydarzeń, jeśli nie ma jeszcze zaplanowanego innego wydarzenia w tym samym czasie. Jeśli zasób nie jest dostępny dla całej serii, tylko dla jej większej części, akceptuje on całą serię i odrzuca daty, w których nie jest dostępny. Na każde wystąpienie odrzucenia do organizatora wydarzenia zostaje wysłany 1 e-mail. Jeśli zasób ma zbyt wiele konfliktów, odrzuca całą serię i wysyła 1 e-maila. Zasób odrzuca też rezerwacje użytkowników, którzy nie mają wymaganych uprawnień dostępu do niego.

      Uwaga: zasób akceptuje zaproszenia na wydarzenie cykliczne tylko wtedy, gdy liczba wystąpień z konfliktami nie jest większa niż 5 ani 1/3 łącznej liczby wydarzeń.

    • Automatycznie dodawaj wszystkie zaproszenia do tego kalendarza – wszystkie zaproszenia pojawiają się w kalendarzu zasobu, nawet jeśli dotyczą wydarzeń mających miejsce w tym samym czasie. Aby mieć pewność, że zasób będzie dostępny, gdy go potrzebujesz, wcześniej sprawdź jego dostępność. Przekreślenie w kalendarzu oznacza, że zasób jest już zarezerwowany. Jeśli włączysz to ustawienie, użytkownicy, którzy nie mają odpowiednich uprawnień, mogą wykorzystywać zasoby i dodawać je do harmonogramów. Nie będa jednak mogli ich subskrybować ani wyświetlać szczegółów.