Wat is een kalenderhulpmiddel?

Naast het inplannen van vergaderingen in Google Agenda, kunnen gebruikers binnen uw organisatie ook gedeelde resources beheren. Het meest voorkomende voorbeeld van een resource is een vergaderruimte. Andere voorbeelden zijn projectoren, bedrijfswagens, gastenkantoren, recreatieapparatuur of elke andere resource die mensen op een bepaald moment willen gebruiken. U moet resources eerst aanmaken in Agenda voordat uw gebruikers deze resources kunnen inplannen.

Benodigde bevoegdheden om resources te beheren

Om agendabronnen te beheren, hebt u een beheerdersrol nodig met de machtigingen Gebouwen en bronnen > Beheren. Deze machtigingen zijn ingeschakeld in de vooraf gedefinieerde beheerdersrol Services Admin. U kunt deze rol gebruiken of een aangepaste beheerdersrol aanmaken. Zie Beheerdersrollen toewijzen aan een gebruiker of Aangepaste beheerdersrollen aanmaken voor instructies.

Let op : alleen superbeheerders kunnen agendabronnen beheren vanuit hun eigen agenda's voordat deze bronnen met andere gebruikers worden gedeeld . Het kan een paar uur duren voordat ACL-wijzigingen van kracht worden en u deze bronnen kunt beheren.

  1. Creëer gebouwen, functies en resources.

    De eerste stap bij het beheren van agenda-items is het aanmaken ervan. Voor items die vóór 17 oktober 2017 zijn aangemaakt, raden we aan over te stappen op gestructureerde items, zodat u de nieuwste verbeteringen in Google Agenda kunt gebruiken.

  2. Voeg bronnen toe aan mijn agendalijst

    Om een ​​resource te beheren, moet u het e-mailadres van de resource toevoegen aan uw lijst 'Mijn agenda's' . Vervolgens kunt u de resource bewerken, delen of meldingen erover ontvangen.

  3. Deel kalenderbronnen

    Als u de deeloptie voor uw nieuwe resource niet expliciet instelt, wordt de standaard deeloptie voor secundaire agenda's in uw organisatie overgenomen.

  4. Voeg resources toe aan een evenement

    Zodra de resources zijn aangemaakt en gedeeld, kunnen jij en je gebruikers resources aan je evenementen toevoegen op dezelfde manier als waarop je gasten voor evenementen uitnodigt.

  5. Ontvang meldingen over resources

    Je kunt meldingen instellen wanneer:

    • Er is een resource ingepland voor een nieuw evenement.
    • Een gepland evenement wordt gewijzigd of geannuleerd.
    • Uitgenodigde personen of middelen reageren op een evenement.

    U kunt ook een dagelijks schema voor de voorziening aanvragen.