Opties voor extern chatten en chat in ruimtes beheren

Dit artikel is bedoeld voor Google Workspace-beheerders. Als u een gebruiker bent, gaat u naar Aan de slag met Google Chat.

U kunt bepalen hoe gebruikers chatten met mensen buiten uw organisatie. Als u toestaat dat uw gebruikers extern chatten, kunt u ook toestaan dat ze ruimtes en privéchats voor groepen maken en eraan deelnemen met mensen buiten uw organisatie.

Als u externe toegang uitzet voor bestaande chatberichten en ruimtes

  • Als u externe chats uitzet, worden al gemaakte chatberichten, gesprekken en ruimtes niet verwijderd. Ze blijven zichtbaar en toegankelijk voor externe gebruikers en gasten die al zijn uitgenodigd. De gebruikers van uw organisatie hebben geen toegang meer tot die entiteiten, maar hun lidmaatschapsstatus verandert niet. Als u de instelling weer aanzet, zijn de berichten, gesprekken en ruimtes weer toegankelijk.
  • Als u de externe toegang tot ruimtes verwijdert, wordt niet voorkomen dat leden van de ruimte toegang hebben tot gegevens die zijn gedeeld met een ruimte, zoals Google Drive-bestanden of taken. Hiermee wordt alleen de toegang tot de ruimte zelf ingetrokken. Als u niet wilt dat externe leden toegang hebben tot ruimtes en content in die ruimtes, moet u ze verwijderen uit de ruimte. Ga naar Ruimtes beheren in de Google Beheerdersconsole voor meer informatie.

Activiteiten controleren die zijn gestart door gebruikers buiten uw organisatie

Als een activiteit wordt gestart door een gebruiker buiten uw organisatie in de gesprekken die eigendom zijn van uw organisatie, worden de gegevens van de chatgebeurtenis geregistreerd, zodat een beheerder kan zien dat de chat heeft plaatsgevonden. De beheerder heeft geen toegang tot de inhoud van de chat.

Extern chatten instellen

Voordat u begint: Meer informatie over chatten met externe gebruikers en gastaccounts

Voordat u begint: Als u een afdeling of team wilt instellen voor deze instelling, gaat u naar Een organisatie-eenheid toevoegen.

  1. Ga in de Google Beheerdersconsole naar Menu en dan Apps en dan Google Workspace en dan Google Chat.

    Hiervoor is het beheerdersrecht Google Chat vereist.

  2. Klik op Instellingen voor externe chats.
  3. (Optioneel) Als je de instelling wilt toepassen op een afdeling of team, selecteer je aan de zijkant een organisatie-eenheid.

  4. Selecteer bij Gebruikers toestaan berichten te sturen buiten uw organisatie de optie Aan of Uit:

    • Aan: Gebruikers in uw organisatie kunnen berichten sturen naar en krijgen van gebruikers buiten uw organisatie.

      (Optioneel) Als u deelnemers wilt beperken tot vertrouwde domeinen, vinkt u het vakje Alleen toestaan voor domeinen op de toelatingslijst aan.

      (Optioneel) Als u bekende externe gasten en gebruikers automatisch wilt accepteren zonder een uitnodiging te sturen, vinkt u het vakje aan bij Chatuitnodigingen van bekende contacten automatisch accepteren.

    • Uit: Sta gebruikers niet toe berichten te sturen buiten uw organisatie.

  5. Klik op Opslaan. U kunt ook op Overschrijven klikken voor een organisatie-eenheid.

    Als u de overgenomen waarde later wilt herstellen, klikt u op Overnemen.

Notuleren met Gemini in Google Meet en externe gasten

De functie Notuleer voor mij in Google Meet volgt het beleid voor externe samenwerking en chat van uw organisatie. Als extern delen is beperkt, kunnen gasten geen AI-overzichten krijgen en kan automatisch notuleren uitstaan. Als u toegang wilt geven, zorgt u dat uw Chat- en Drive-instellingen extern delen toestaan of deelt u het document handmatig na de vergadering.

Externe ruimtes en privéchats met groepen aan- of uitzetten

Deze functie wordt ondersteund in de volgende versies: Business Standard en Business Plus, Enterprise Standard en Enterprise Plus, Enterprise Essentials en Enterprise Essentials Plus, Nonprofits. Versies vergelijken

U kunt ook bepalen of gebruikers ruimtes en privéchats voor groepen kunnen maken of eraan kunnen deelnemen met externe gebruikers buiten uw organisatie. Gebruikers voor wie deze instelling uitstaat of die een versie gebruiken waarin externe chats niet worden ondersteund, kunnen geen externe ruimtes en privéchats voor groepen maken. Ze kunnen wel deelnemen aan bestaande gesprekken met externe mensen die zijn gemaakt door een domein met een in aanmerking komende versie.

Voordat u begint: De instelling Externe ruimtes en privéchats voor groepen geldt alleen als Extern chatten aanstaat (beschreven in het gedeelte hierboven) en een beheerder of gebruiker de ruimte heeft gemaakt. Als een app de ruimte en privéchat voor de groep heeft gemaakt, kan de app geen extern gesprek maken, tenzij de instelling voor de ruimte en privéchat voor de groep aanstaat op het niveau van de hoofd-OU. Anders kunnen gebruikers geen gesprekken binnen of buiten uw organisatie maken of eraan deelnemen, zelfs niet als Externe ruimtes en privéchats voor groepen aanstaat.

  1. Ga in de Google Beheerdersconsole naar Menu en dan Apps en dan Google Workspace en dan Google Chat.

    Hiervoor is het beheerdersrecht Google Chat vereist.

  2. Klik op Externe ruimtes en privéchats met groepen.
    Deze instelling geldt voor de hele organisatie.
  3. Selecteer bij Gebruikers toestaan ruimtes en privéchats voor groepen te maken en eraan deel te nemen met mensen van buiten hun organisatie de optie Aan of Uit:
    • Aan: Gebruikers in uw organisatie kunnen externe ruimtes en privéchats voor groepen binnen uw organisatie maken en eraan deelnemen.
      (Optioneel) Als u externe deelnemers wilt beperken tot vertrouwde domeinen, vinkt u het vakje aan voor Alleen gebruikers toestaan mensen toe te voegen uit domeinen op de toelatingslijst. Als u het vakje voor domeinen op de toelatingslijst heeft aangevinkt voor Extern chatten (beschreven in het vorige gedeelte), moet u dit vakje ook aanvinken voor ruimtes. Anders kunnen gebruikers voor wie u het vakje voor domeinen op de toelatingslijst heeft aangevinkt voor Extern chatten geen externe ruimtes en privéchats voor groepen maken of openen. Ze kunnen nog steeds chatten met gebruikers van domeinen op de toelatingslijst via andere gesprekken (zoals privéberichten), maar niet met externe gebruikers en gasten.
    • Uit: Gebruikers kunnen geen ruimtes en privéchats voor groepen in uw organisatie met externe gebruikers maken of eraan deelnemen. Gebruikers kunnen nog steeds deelnemen aan gesprekken die buiten uw organisatie zijn gemaakt als Extern chatten aanstaat (beschreven in het vorige gedeelte).
  4. Klik op Opslaan.