El 1 de mayo de 2025, cambiarán las políticas de retención para los mensajes directos 1:1 en Google Chat.
Antes del 1 de mayo, la política de retención para los mensajes directos 1:1 (MD 1:1) con participantes externos podía ser controlada por ambas organizaciones. Esto significa que las políticas de retención de cada organización afectarían la cantidad de historial que ven sus usuarios en el MD 1:1. Esto es diferente de la forma en que se manejan las conversaciones en los espacios, en las que solo la política de retención de la organización del creador afectaría esas conversaciones.
A partir del 1 de mayo, los mensajes directos 1:1 comenzarán a respetar solo las reglas de retención de la organización que los creó.
Este cambio no afecta tu capacidad de aplicar políticas de retención ni de acceder a conversaciones en Google Vault para los usuarios con políticas de Vault aplicadas.
Cronograma de eventos
A partir del 1 de mayo de 2025, todos los mensajes directos 1:1 nuevos con usuarios externos seguirán la política de retención del creador.
A partir del 2 de junio de 2025, los mensajes directos 1:1 existentes con usuarios externos se migrarán para respetar la política de retención del creador.
Para el 1 de agosto de 2025, prevemos que el proceso de migración estará completo para todos los mensajes directos 1:1.
Hasta el 1 de febrero de 2026, conservaremos los mensajes directos 1:1 afectados en Google Vault o en la Exportación de datos durante 6 meses después de que termine la migración para permitir que las organizaciones descarguen una copia de los datos. Sin embargo, se seguirán respetando las reglas establecidas para borrar contenido.
Nota: Como administrador, si quieres conservar una copia de todos los mensajes que los usuarios de tu organización tienen con usuarios externos, te recomendamos que tengas una política de retención de Vault activa.
¿Qué pueden hacer los administradores antes de la migración de datos?
Recomendamos que los administradores hagan lo siguiente antes de la migración:
- Confirma la configuración de Chat externo.
- Prepárate para responder las preguntas de los empleados sobre la política de retención de chat.
- Verifica tus políticas de retención.
- Configura Vault para tu organización (opcional).
- Obtén una copia de las conversaciones externas (opcional).
- Configura el archivado de terceros (opcional).
Verifica tus políticas de retención
Asegúrate de haber establecido una política de Vault para retener los datos durante el período adecuado. Si no se configura ninguna política de Vault, es posible que se borren los mensajes de algunas conversaciones a las que tienes acceso actualmente. Para obtener más información, consulta Cómo administrar reglas de retención y conservaciones.
Configura Vault para tu organización(opcional)
Si quieres retener todos los mensajes enviados por tu organización y no tienes una licencia de Vault activa, sigue las instrucciones sobre las licencias de Vault y, luego, configura Vault para tu organización.
Obtén una copia de las conversaciones externas en agosto(opcional)
Para recibir una copia de las conversaciones externas que podrían verse afectadas por esta migración, haz lo siguiente:
- Realiza una exportación de Vault con el operador de búsqueda
is:externalmanaged. Este operador solo mostrará los MD 1:1 administrados por otra organización. Exporta estos datos después del 1 de agosto de 2025. - Solicita una Exportación de datos para tu dominio. Si quieres solicitar esta exportación, hazlo después del 1 de agosto de 2025.
Configura el archivado de terceros(opcional)
Si quieres retener todos los datos de Chat, pero no tienes Vault, puedes configurar el archivado de terceros.
Preguntas frecuentes sobre los cambios en la retención de mensajes directos
¿Cómo se determina la aplicación de la política de retención para los mensajes directos 1:1 después de este cambio?
Quien haya creado un mensaje directo 1:1 externo tendrá aplicada su política de retención para ambos usuarios en la conversación. Por ejemplo, si un usuario externo creó un mensaje directo 1:1 contigo hace 2 años, se aplicará su política de retención (o la de su organización). El creador no puede cambiarla, incluso si se borra la conversación.
¿Los usuarios y los administradores conocerán la política de retención de una conversación de mensaje directo 1:1 en la que participan?
No, por motivos de privacidad, no podemos mostrar la política de retención de una conversación. Sin embargo, todas las conversaciones mostrarán texto que indique quién inició la conversación y, por extensión, qué política se aplica a ella.
¿Cambia el creador después de que una política de retención borra todos los mensajes y un usuario envía un mensaje nuevo?
No, la política se establece la primera vez que un usuario crea una conversación con otro usuario. No se puede cambiar después de eso. Chat indicará a ambos usuarios quién inició el mensaje directo 1:1 en la parte superior de la conversación.
¿Puedo elegir, o los usuarios de mi organización pueden elegir, qué mensajes directos 1:1 usan mi política de retención y cuáles usan la de otra organización?
No.
¿Las políticas de retención se aplicarán a usuarios individuales en función de las políticas separadas de su organización o a ambos usuarios en función de la política del originador?
Después de este cambio, para las conversaciones externas, la política de retención del creador se aplicará a todos los mensajes de la conversación. Los mensajes se borrarán una vez que superen la política de retención configurada para el creador.
Como administrador, ¿hay algo que cambie mi acceso a los mensajes directos 1:1 en Vault?
Si los administradores tienen una política de Vault aplicada a todos los usuarios de su organización, no habrá una reducción en la visibilidad de los mensajes de sus usuarios. En algunos casos, aumentarán los mensajes que están disponibles en Vault. Esto puede suceder si el creador tiene una política de retención más larga que cualquier otra persona en la conversación. Para garantizar que los administradores de usuarios que no son creadores puedan acceder a los mensajes que puede ver su usuario, esos mensajes estarán en Vault, incluso si se configura una política para borrarlos.
Como administrador, ¿hay algo que cambie a qué mensajes directos 1:1 puedo acceder a través de la Exportación de datos?
Si tienes Vault y una política de Vault aplicada a todos los usuarios, no habrá ningún impacto en la capacidad de descargar mensajes directos 1:1 a través de la Exportación de datos. Si no tienes Vault o no tienes una política aplicada a todas las conversaciones, es posible que algunas conversaciones que estaban disponibles anteriormente en la Exportación de datos dejen de estarlo en algún momento. Conservaremos todos los datos durante 6 meses después de la migración para las organizaciones que deseen realizar una Exportación de datos. Sin embargo, se seguirán respetando las reglas establecidas para borrar contenido.
¿Habrá algún impacto en los mensajes directos 1:1 entre dos usuarios de mi organización?
En el caso de que dos usuarios de la misma organización tengan políticas de retención contradictorias, respetaremos esas políticas por separado para cada usuario en Chat y Vault. Una vez que se realice la migración, respetaremos la política de retención más larga. Si un usuario tiene una regla de retención personalizada y el otro tiene una regla de retención predeterminada, la regla personalizada tendrá prioridad para ambos usuarios.
Si se aplica una política de eliminación automática a un usuario, esa política borrará los mensajes de ambos usuarios en Chat. Si ambos usuarios tienen una política de eliminación automática, se seguirá la política más corta para ambos usuarios. Incluso si se borran los mensajes de Chat, se seguirán reteniendo en Vault de acuerdo con la política de retención configurada.
¿Este cambio tendrá algún impacto en las conservaciones legales?
No.
¿Este cambio tendrá algún impacto en las regiones de datos?
No.
¿Puedo aplicar una política de retención o de eliminación automática a un mensaje directo 1:1 creado por otra organización?
Después de esta migración, Chat solo respetará la política establecida por el creador. Sin embargo, para los datos en Vault, las políticas se seguirán respetando independientemente de quién haya creado la conversación.
¿Se verá afectada la extracción de datos del usuario final?
La extracción de datos del usuario final seguirá exportando los mensajes que un usuario pueda ver en la interfaz de usuario de Chat. Sin embargo, incluirá temporalmente los mensajes afectados por esta migración hasta el 1 de febrero de 2026.
¿Cuáles son algunos ejemplos de cómo funcionaba la retención antes y después de este cambio?
Ejemplo de cómo funcionan las políticas de retención antes del cambio: El usuario A de la empresa A tiene una política de retención de 3 meses, y el usuario B de la empresa B tiene una política de retención de 6 meses. Se envía un mensaje entre el usuario A y el usuario B. En Chat, el usuario A ya no verá la conversación después de 3 meses, mientras que el usuario B no la verá hasta que hayan pasado 6 meses. En Vault, los administradores de cada organización ya no podrán ver las conversaciones según la política establecida (3 o 6 meses*).
Ejemplo de cómo funcionan las políticas de retención después de la migración: El usuario A de la empresa A (el creador) tiene una política de retención de 3 meses, y el usuario B de la empresa B tiene una política de retención de 6 meses. En Chat, después de 3 meses, ninguno de los usuarios verá la conversación. Esto se debe a que la política de retención del creador (usuario A) determina la visibilidad de la conversación en Chat. Esto es diferente para Vault, donde el administrador de Vault tendrá visibilidad de la conversación según su política de retención. Por ejemplo, el administrador de la empresa A tiene una política de retención de 3 meses, mientras que el administrador de la empresa B tiene una política más larga de 6 meses. Cada administrador verá la conversación en Vault durante la política de retención seleccionada*.
Ejemplo de cómo funcionan las políticas de retención después de la migración: El usuario A de la empresa A tiene una política de retención de 3 meses, y el usuario B de la empresa B (el creador) tiene una política de retención de 6 meses. Al igual que en el ejemplo anterior, ambos usuarios mantendrán la visibilidad de la conversación durante 6 meses, ya que se sigue la política de retención del creador en Chat. Para los administradores en Vault, ambas empresas verán las conversaciones durante 6* meses. La visibilidad de la empresa A se extiende para garantizar que pueda acceder a los mensajes que puede ver su usuario.
*Nota: Vault también tiene un período de eliminación de 30 días después de que vence una política de retención antes de que se borren los mensajes.