Handleiding voor wijzigingen in het bewaren van privéberichten in chatgesprekken (1:1 DM).

Op 1 mei 2025 zullen de bewaartermijnen voor 1-op-1 directe berichten in Google Chat veranderen.

Vóór 1 mei kon het bewaarbeleid voor één-op-één directe berichten (1:1 DM's) met externe deelnemers door beide organisaties worden beheerd. Dit betekende dat het bewaarbeleid van elke organisatie van invloed was op hoeveel geschiedenis hun gebruikers in de 1:1 DM te zien kregen. Dit was anders dan bij gesprekken in ruimtes, waar alleen het bewaarbeleid van de organisatie van de maker van invloed was op die gesprekken.

Vanaf 1 mei zullen directe berichten tussen twee personen alleen nog de bewaarregels van de organisatie die het bericht heeft verzonden, respecteren.

Deze wijziging heeft geen invloed op uw mogelijkheid om bewaarbeleid toe te passen, noch op de mogelijkheid om gesprekken in Google Vault te bekijken voor gebruikers waarop Vault-beleid is toegepast.

Tijdlijn van gebeurtenissen

Vanaf 1 mei 2025 vallen alle nieuwe directe berichten tussen één en één gebruiker en externe gebruikers onder het bewaarbeleid van de afzender.

Vanaf 2 juni 2025 zullen bestaande directe berichten tussen één en één gebruiker en externe gebruikers worden gemigreerd om het bewaarbeleid van de maker te respecteren.

We verwachten dat het migratieproces voor alle 1:1-berichten uiterlijk 1 augustus 2025 voltooid zal zijn.

Tot 1 februari 2026 bewaren we de betreffende 1:1-berichten in Google Vault of Data Export gedurende 6 maanden na de voltooiing van de migratie, zodat organisaties een kopie van de gegevens kunnen downloaden. Regels voor het verwijderen van content blijven echter wel van kracht.

Let op: als beheerder raden we aan een actief bewaarbeleid voor de kluis te hebben als u een kopie wilt bewaren van alle berichten die gebruikers binnen uw organisatie met externe partijen uitwisselen.

Wat kunnen beheerders doen voorafgaand aan de datamigratie?

We raden beheerders aan om de volgende stappen uit te voeren vóór de migratie:

Controleer uw bewaarbeleid.

Zorg ervoor dat u een Vault-beleid hebt ingesteld om gegevens gedurende de juiste periode te bewaren. Als er geen Vault-beleid is geconfigureerd, kunnen berichten in sommige gesprekken waartoe u momenteel toegang hebt, worden verwijderd. Lees voor meer informatie over het beheren van bewaarregels en -blokkeringen het gedeelte 'Bewaarregels en -blokkeringen beheren' .

(Optioneel) Stel Vault in voor uw organisatie

Als u alle berichten wilt bewaren die door uw organisatie zijn verzonden en u geen actieve Vault-licentie hebt, volg dan de instructies op de pagina Vault-licenties en stel vervolgens Vault in voor uw organisatie .

(Optioneel) Vraag in augustus een kopie van de externe gesprekken aan.

Om een ​​kopie te ontvangen van externe gesprekken die mogelijk door deze migratie worden beïnvloed:

  1. Voer een Vault-export uit met de zoekoperator is:externalmanaged . Deze operator retourneert alleen 1:1 DM's die door een andere organisatie worden beheerd. Exporteer deze gegevens na 1 augustus 2025 .
  2. Vraag een gegevensexport aan voor uw domein. Als u deze export wilt aanvragen, doe dit dan na 1 augustus 2025 .

(Optioneel) Stel archivering door derden in.

Als je alle chatgegevens wilt bewaren, maar geen Vault hebt, kun je archivering via een externe partij instellen.

Veelgestelde vragen over wijzigingen in het bewaren van directe berichten

Hoe wordt na deze wijziging bepaald of het bewaarbeleid ook van toepassing is op directe berichten tussen twee personen?

Degene die een extern direct bericht (één-op-één) heeft aangemaakt, krijgt zijn of haar bewaarbeleid toegepast op beide gebruikers in het gesprek. Als een externe gebruiker bijvoorbeeld twee jaar geleden een direct bericht (één-op-één) met u heeft aangemaakt, is het bewaarbeleid van die gebruiker (of diens organisatie) van toepassing. De aanmaker kan dit niet wijzigen, zelfs niet als het gesprek wordt verwijderd.

Zijn gebruikers en beheerders op de hoogte van het bewaarbeleid van een één-op-één-gesprek via privéberichten waaraan ze deelnemen?

Nee, om privacyredenen kunnen we het bewaarbeleid van een gesprek niet weergeven. Wel wordt in alle gesprekken een tekst getoond die aangeeft wie het gesprek is begonnen en dus welk beleid van toepassing is.

Verandert de maker van het bericht nadat alle berichten zijn verwijderd door een bewaarbeleid en een gebruiker een nieuw bericht verzendt?

Nee, het beleid wordt vastgesteld op het moment dat een gebruiker voor het eerst een gesprek met een andere gebruiker start. Het kan daarna niet meer worden gewijzigd. In de chat wordt aan beide gebruikers bovenaan het gesprek aangegeven wie het directe bericht heeft gestart.

Kan ik, of kunnen gebruikers binnen mijn organisatie, kiezen welke directe berichten tussen twee personen onder mijn bewaarbeleid vallen en welke onder dat van een andere organisatie?

Nee.

Worden bewaarbeleidsregels toegepast op individuele gebruikers op basis van het beleid van hun respectievelijke organisaties, of op beide gebruikers op basis van het beleid van de oorspronkelijke afzender?

Na deze wijziging wordt voor externe gesprekken het bewaarbeleid van de maker toegepast op alle berichten in het gesprek. Berichten worden verwijderd zodra ze de voor de maker ingestelde bewaartermijn overschrijden.

Als beheerder, heeft dit invloed op mijn toegang tot 1-op-1 directe berichten in Vault?

Als beheerders een Vault-beleid hebben ingesteld voor alle gebruikers binnen hun organisatie, zal de zichtbaarheid van de berichten van hun gebruikers niet afnemen. In sommige gevallen zal het aantal berichten in Vault juist toenemen. Dit kan gebeuren als de maker van het bericht een langere bewaartermijn heeft dan de andere deelnemers aan het gesprek. Om ervoor te zorgen dat beheerders van niet-makers toegang hebben tot berichten die hun gebruikers kunnen zien, blijven die berichten in Vault staan, zelfs als er een beleid is ingesteld om ze te verwijderen.

Zijn er als beheerders wijzigingen in welke directe 1-op-1-berichten ik toegang heb via de gegevensexport?

Als u Vault gebruikt en een Vault-beleid hebt toegepast op alle gebruikers, heeft dit geen invloed op de mogelijkheid om directe berichten tussen gebruikers te downloaden via Gegevensexport. Als u geen Vault gebruikt of geen beleid hebt toegepast op alle gesprekken, is het mogelijk dat sommige gesprekken die voorheen beschikbaar waren in Gegevensexport, op een gegeven moment niet meer beschikbaar zijn. We bewaren alle gegevens gedurende 6 maanden na de migratie voor organisaties die een Gegevensexport willen uitvoeren. Regels die zijn ingesteld om inhoud te verwijderen, blijven echter wel van kracht.

Zal dit gevolgen hebben voor directe berichtenwisselingen tussen twee gebruikers binnen mijn organisatie?

In het geval dat twee gebruikers binnen dezelfde organisatie conflicterende bewaarbeleidsregels hebben, respecteren we die beleidsregels afzonderlijk voor elke gebruiker in Chat en Vault. Na de migratie respecteren we de langste van de twee bewaarbeleidsregels. Als de ene gebruiker een aangepaste bewaarregel heeft en de andere een standaard bewaarregel, heeft de aangepaste regel voorrang voor beide gebruikers.

Als er voor één gebruiker een beleid voor automatisch verwijderen geldt, worden berichten voor beide gebruikers in de chat verwijderd. Als beide gebruikers een beleid voor automatisch verwijderen hebben, wordt voor beide gebruikers het kortste van de twee beleidsregels gevolgd. Zelfs als berichten uit de chat worden verwijderd, blijven ze in de kluis bewaard in overeenstemming met het geconfigureerde bewaarbeleid.

Nee.

Zal deze wijziging gevolgen hebben voor de dataregio's?

Nee.

Kan ik een bewaarbeleid of automatisch verwijderingsbeleid toepassen op een direct bericht dat door een andere organisatie is verzonden?

Na deze migratie zal Chat alleen nog het beleid respecteren dat door de maker is ingesteld. Voor gegevens in Vault blijven de beleidsregels echter van kracht, ongeacht wie het gesprek heeft aangemaakt.

Zal dit gevolgen hebben voor de afhaalbestellingen van eindgebruikers?

De exportfunctie voor eindgebruikers blijft alle berichten exporteren die een gebruiker in de chatinterface kan zien. Deze exportfunctie zal echter tijdelijk alle berichten bevatten die door deze migratie worden beïnvloed, tot 1 februari 2026.

Wat zijn enkele voorbeelden van hoe het personeelsbehoud verliep vóór en na deze verandering?

Voorbeeld van hoe bewaarbeleid werkte vóór de wijziging : Gebruiker A van bedrijf A heeft een bewaarbeleid van 3 maanden, gebruiker B van bedrijf B heeft een bewaarbeleid van 6 maanden. Er wordt een bericht uitgewisseld tussen gebruiker A en gebruiker B. In de chat ziet gebruiker A het gesprek na 3 maanden niet meer, terwijl gebruiker B het gesprek pas na 6 maanden ziet. In Vault kunnen de beheerders van elke organisatie de gesprekken niet meer zien op basis van hun ingestelde beleid (3 of 6 maanden*).

Voorbeeld van hoe bewaarbeleid werkt na de migratie : Gebruiker A van bedrijf A (de maker) heeft een bewaarbeleid van 3 maanden, gebruiker B van bedrijf B heeft een bewaarbeleid van 6 maanden. In Chat zullen beide gebruikers het gesprek na 3 maanden niet meer zien. Dit komt doordat het bewaarbeleid van de maker (gebruiker A) de zichtbaarheid van het gesprek in Chat bepaalt. Dit is anders voor Vault, waar de Vault-beheerder het gesprek kan inzien op basis van zijn of haar bewaarbeleid. De beheerder van bedrijf A heeft bijvoorbeeld een bewaarbeleid van 3 maanden, terwijl de beheerder van bedrijf B een langer beleid van 6 maanden heeft. Elke beheerder zal het gesprek in Vault zien gedurende de periode van het door hem of haar gekozen bewaarbeleid*.

Voorbeeld van hoe bewaarbeleid werkt na de migratie : Gebruiker A van bedrijf A heeft een bewaarbeleid van 3 maanden, gebruiker B van bedrijf B (de maker) heeft een bewaarbeleid van 6 maanden. Net als in het bovenstaande voorbeeld behouden beide gebruikers 6 maanden lang zicht op het gesprek, omdat het bewaarbeleid van de maker in de chat wordt gevolgd. Voor beheerders in Vault zien beide bedrijven de gesprekken gedurende 6* maanden. Het zicht van bedrijf A wordt verlengd om ervoor te zorgen dat zij toegang hebben tot berichten die hun gebruiker kan zien.

*Opmerking: Vault hanteert ook een verwijderingsperiode van 30 dagen nadat een bewaartermijn is verlopen, voordat berichten worden verwijderd.