Op 1 mei 2025 verandert het bewaarbeleid voor privéchats in Google Chat.
Vóór 1 mei konden beide organisaties het bewaarbeleid voor privéchats met externe deelnemers bepalen. Dit betekent dat het bewaarbeleid van elke organisatie van invloed is op hoeveel geschiedenis hun gebruikers zien in de privéchat. Dit is anders dan bij ruimtegesprekken, waarbij alleen het bewaarbeleid van de organisatie van de maker van toepassing is.
Vanaf 1 mei worden privéchats overgezet naar een situatie waarin alleen de bewaarregels gelden van de organisatie die de chat heeft gemaakt.
Deze wijziging heeft geen invloed op uw mogelijkheid om bewaarbeleid toe te passen of op de toegang tot gesprekken in Google Vault voor gebruikers waarop Vault-beleid is toegepast.
Tijdlijn met gebeurtenissen
Vanaf 1 mei 2025 geldt het bewaarbeleid van de maker voor alle nieuwe privéchats met externe gebruikers.
Vanaf 2 juni 2025 worden bestaande privéchats met externe gebruikers gemigreerd naar de nieuwe situatie. Hier worden ze beheerd volgens het bewaarbeleid van de maker.
We verwachten dat het migratieproces vóór 1 augustus 2025 is afgerond voor alle privéchats.
Tot 1 februari 2026 bewaren we de betreffende privéchats nog 6 maanden na het einde van de migratie in Google Vault of Data Export. Zo kunnen organisaties een kopie van de gegevens downloaden. Regels die zijn ingesteld om content te verwijderen, worden nog steeds gerespecteerd.
Opmerking: Als u als beheerder een kopie wilt bewaren van alle chats die gebruikers in uw organisatie met externe gebruikers hebben, raden we u aan een actief Vault-bewaarbeleid in te stellen.
Wat kunnen beheerders doen vóór de gegevensmigratie?
We raden beheerders aan het volgende te doen vóór de migratie:
- Controleer uw instellingen voor externe chats.
- Bereid je voor op vragen van medewerkers over het bewaarbeleid voor chats
- Uw bewaarbeleid controleren
- (Optioneel) Stel Vault in voor uw organisatie
- (Optioneel) Vraag een kopie op van externe gesprekken
- (Optioneel) Stel externe archivering in
Uw bewaarbeleid controleren
Zorg dat u een Vault-beleid heeft ingesteld om gegevens gedurende de juiste periode te bewaren. Als er geen Vault-beleid is ingesteld, kunnen berichten in sommige gesprekken waartoe u op dit moment toegang heeft, worden verwijderd. Raadpleeg Bewaarregels en bewaarplichten beheren voor meer informatie.
(Optioneel) Vault instellen voor uw organisatie
Als u alle berichten die uw organisatie heeft gestuurd wilt bewaren en geen actieve Vault-licentie heeft, volgt u de instructies voor Vault-licenties en stelt u Vault in voor uw organisatie.
(Optioneel) In augustus een kopie opvragen van externe gesprekken
Zo krijgt u een kopie van externe gesprekken waarvoor deze migratie mogelijk geldt:
- Voer een Vault-export uit met de zoekoperator
is:externalmanaged. Deze operator retourneert alleen privéchats die door een andere organisatie worden beheerd. Exporteer deze gegevens na 1 augustus 2025. - Vraag een Data Export aan voor uw domein. Als u deze export wilt aanvragen, doet u dit na 1 augustus 2025.
(Optioneel) Externe archivering instellen
Als u alle Chat-gegevens wilt bewaren, maar geen Vault heeft, kunt u externe archivering instellen.
Veelgestelde vragen over wijzigingen in de bewaartermijn van privéchats
Hoe wordt na deze wijziging bepaald welk bewaarbeleid wordt toegepast op 1-op-1-privéchats?
Het bewaarbeleid van de maker van een externe 1-op-1-privéchat wordt toegepast op beide gebruikers in het gesprek. Als een externe gebruiker bijvoorbeeld 2 jaar geleden een 1-op-1 privéchat met u heeft gemaakt, wordt het bewaarbeleid van die gebruiker (of hun organisatie) toegepast. De maker kan dit niet wijzigen, zelfs niet als het gesprek wordt verwijderd.
Weten gebruikers en beheerders wat het bewaarbeleid is van een 1-op-1-privéchatgesprek waaraan ze deelnemen?
Nee, uit privacyoverwegingen kunnen we het bewaarbeleid van een gesprek niet tonen. Bij alle gesprekken wordt wel vermeld wie het gesprek heeft gestart en dus wiens beleid op het gesprek van toepassing is.
Wordt de maker gewijzigd nadat alle berichten zijn verwijderd door een bewaarbeleid en een gebruiker een nieuw bericht stuurt?
Nee, het beleid wordt ingesteld als een gebruiker voor het eerst een gesprek met een andere gebruiker start. Dit kan daarna niet meer worden gewijzigd. Chat geeft bovenaan het gesprek aan welke gebruiker de 1-op-1 privéchat heeft gestart.
Kunnen ik of gebruikers in mijn organisatie kiezen welke privéchats mijn bewaarbeleid gebruiken en welke dat van een andere organisatie?
Nee.
Wordt bewaarbeleid toegepast op individuele gebruikers op basis van het beleid van hun afzonderlijke organisatie of op beide gebruikers op basis van het beleid van de maker?
Na deze wijziging wordt voor externe gesprekken het bewaarbeleid van de maker toegepast op alle berichten in het gesprek. Berichten worden verwijderd zodra ze zijn verlopen volgens het bewaarbeleid dat is ingesteld voor de maker.
Is er voor mij als beheerder iets dat mijn toegang tot privéchats in Vault verandert?
Als beheerders een Vault-beleid hebben dat is toegepast op alle gebruikers in hun organisatie, is er geen vermindering in de zichtbaarheid van de berichten van hun gebruikers. In sommige gevallen is er een toename van het aantal berichten dat beschikbaar is in Vault. Dit kan gebeuren als de creator een langere bewaartermijn heeft dan iemand anders in het gesprek. We willen zorgen dat beheerders voor niet-makers toegang hebben tot berichten die hun gebruikers kunnen zien. Daarom staan die berichten in Vault, zelfs als er een beleid is ingesteld om ze te verwijderen.
Verandert er voor mij als beheerder iets aan de privéchats waartoe ik toegang heb via Data Export?
Als u Vault heeft en er een Vault-beleid is toegepast op alle gebruikers, heeft dit geen invloed op de mogelijkheid om privéchats te downloaden via Data Export. Als u Vault niet heeft of geen beleid heeft toegepast op alle gesprekken, is het mogelijk dat sommige gesprekken die eerder beschikbaar waren in Data Export op een bepaald moment niet meer beschikbaar zijn. We bewaren alle gegevens 6 maanden na de migratie voor organisaties die een Data Export willen uitvoeren. Regels die zijn ingesteld om content te verwijderen, worden nog steeds gerespecteerd.
Heeft dit gevolgen voor privéchats tussen 2 gebruikers binnen mijn organisatie?
Als 2 gebruikers in dezelfde organisatie een conflicterend bewaarbeleid hebben, respecteren we dat beleid afzonderlijk voor elke gebruiker in Chat en Vault. Nadat de migratie heeft plaatsgevonden, houden we het langste van de 2 bewaarbeleiden aan. Als de ene gebruiker een aangepaste bewaarregel heeft en de andere een standaard bewaarregel, heeft de aangepaste regel voorrang voor beide gebruikers.
Als er een beleid voor automatisch verwijderen geldt voor één gebruiker, worden berichten voor beide gebruikers in Chat verwijderd. Als beide gebruikers een beleid rondom verwijdering van gegevens hebben, wordt het kortere van de 2 beleidsregels gevolgd voor beide gebruikers. Zelfs als berichten uit Chat worden verwijderd, blijven ze in Vault bewaard volgens het ingestelde bewaarbeleid.
Heeft deze wijziging gevolgen voor juridische bewaarplicht?
Nee.
Heeft deze wijziging gevolgen voor gegevensregio's?
Nee.
Kan ik een bewaarbeleid of beleid voor automatisch verwijderen toepassen op een privéchat die door een andere organisatie is gemaakt?
Na deze migratie houdt Chat alleen rekening met het beleid dat door de maker is ingesteld. Voor gegevens in Vault blijft het beleid van kracht, ongeacht wie het gesprek heeft gemaakt.
Heeft dit gevolgen voor de export van gegevens door eindgebruikers?
Als eindgebruikers hun gegevens exporteren, worden alle berichten geëxporteerd die een gebruiker kan zien in de gebruikersinterface van Chat. Tot 1 februari 2026 worden ook berichten geëxporteerd die door deze migratie zijn beïnvloed.
Wat zijn enkele voorbeelden van hoe bewaren vóór en na deze wijziging werkte?
Voorbeeld van hoe bewaarbeleid werkt vóór de wijziging: Gebruiker A van bedrijf A heeft een bewaarbeleid van 3 maanden, gebruiker B van bedrijf B heeft een bewaarbeleid van 6 maanden. Er wordt een bericht gestuurd tussen gebruiker A en gebruiker B. In Chat ziet gebruiker A het gesprek na 3 maanden niet meer, terwijl gebruiker B het gesprek pas na 6 maanden niet meer ziet. In Vault kunnen de beheerders van elke organisatie de gesprekken niet meer zien op basis van hun ingestelde beleid (3 of 6 maanden*).
Voorbeeld van hoe bewaarbeleid werkt na de migratie: Gebruiker A van bedrijf A (de maker) heeft een bewaarbeleid van 3 maanden, gebruiker B van bedrijf B heeft een bewaarbeleid van 6 maanden. In Chat zien beide gebruikers het gesprek na 3 maanden niet meer. Dit komt doordat het bewaarbeleid van de maker (gebruiker A) bepaalt of het gesprek zichtbaar is in Chat. Dit is anders voor Vault, waar de Vault-beheerder zicht heeft op het gesprek op basis van het bewaarbeleid. De beheerder van bedrijf A heeft bijvoorbeeld een bewaarbeleid van 3 maanden, terwijl de beheerder van bedrijf B een langer beleid van 6 maanden heeft. Elke beheerder ziet het gesprek in Vault voor het geselecteerde bewaarbeleid*.
Voorbeeld van hoe bewaarbeleid werkt na de migratie: Gebruiker A van bedrijf A heeft een bewaarbeleid van 3 maanden, gebruiker B van bedrijf B (de maker) heeft een bewaarbeleid van 6 maanden. Net als in het voorbeeld hierboven blijven beide gebruikers het gesprek 6 maanden zien, omdat het bewaarbeleid van de maker wordt gevolgd in Chat. Voor beheerders in Vault zien beide bedrijven gesprekken gedurende 6* maanden. De zichtbaarheid van Bedrijf A wordt uitgebreid zodat het toegang kan krijgen tot berichten die de gebruiker kan zien.
*Opmerking: Vault heeft ook een verwijderingsperiode van 30 dagen nadat een bewaarbeleid is verlopen voordat berichten worden verwijderd.