Em 1º de maio de 2025, as políticas de retenção das mensagens diretas individuais no Google Chat vão mudar.
Antes de 1º de maio, a política de retenção de mensagens diretas individuais (DMs) com participantes externos podia ser controlada pelas duas organizações. Isso significa que as políticas de retenção de cada organização afetarão o histórico que os usuários verão na DM individual. Isso é diferente da forma como as conversas do espaço são tratadas, em que apenas a política de retenção da organização do criador afetaria essas conversas.
A partir de 1º de maio, as mensagens diretas individuais vão passar a usar um modelo em que apenas as regras de retenção da organização que as criou serão respeitadas.
Essa mudança não afeta a capacidade de aplicar políticas de retenção nem o acesso a conversas no Google Vault para usuários com políticas do Vault aplicadas.
Cronograma dos eventos
A partir de 1º de maio de 2025, todas as novas mensagens diretas individuais com usuários externos vão seguir a política de retenção do criador de conteúdo.
A partir de 2 de junho de 2025, as mensagens diretas individuais com usuários externos vão migrar para respeitar a política de retenção do criador.
Até 1º de agosto de 2025, esperamos que o processo de migração seja concluído para todas as mensagens diretas individuais.
Até 1º de fevereiro de 2026, vamos preservar as mensagens diretas 1:1 afetadas no Google Vault ou na exportação de dados por seis meses após o fim da migração para que as organizações possam fazer o download de uma cópia dos dados. No entanto, as regras definidas para excluir conteúdo vão continuar sendo respeitadas.
Observação: se você é administrador e quer manter uma cópia de todas as mensagens que os usuários da sua organização têm com usuários externos, recomendamos ter uma política de retenção ativa do Vault.
O que os administradores podem fazer antes da migração de dados?
Recomendamos que os administradores façam o seguinte antes da migração:
- Confirme as configurações externas do Chat.
- Preparar-se para responder a perguntas dos funcionários sobre a política de retenção de chat
- Verificar suas políticas de retenção
- (Opcional) Configurar o Vault para a organização
- (Opcional) Receber uma cópia das conversas externas
- (Opcional) Configurar o arquivamento de terceiros
Verificar suas políticas de retenção
Verifique se você definiu uma política do Vault para reter os dados pelo período adequado. Se nenhuma política do Vault estiver configurada, algumas mensagens em algumas conversas às quais você tem acesso poderão ser excluídas. Para saber mais, consulte Gerenciar regras de retenção e suspensão.
(Opcional) Configurar o Vault para sua organização
Se você quiser reter todas as mensagens enviadas pela sua organização e não tiver uma licença ativa do Vault, siga as instruções sobre licenças do Vault e Configurar o Vault para sua organização.
(Opcional) Em agosto, receba uma cópia das conversas externas
Para receber uma cópia das conversas externas que podem ser afetadas por essa migração, faça o seguinte:
- Faça uma exportação do Vault usando o operador de pesquisa
is:externalmanaged. Esse operador só vai retornar DMs diretas gerenciadas por outra organização. Exporte esses dados após 1º de agosto de 2025. - Solicite uma exportação de dados para seu domínio. Se você quiser solicitar essa exportação, faça isso após 1º de agosto de 2025.
(Opcional) Configurar o arquivamento de terceiros
Se você quiser manter todos os dados do Chat, mas não tiver o Vault, configure o arquivamento de terceiros.
Perguntas frequentes sobre as mudanças na retenção de mensagens diretas
Como a aplicação da política de retenção é determinada para mensagens diretas individuais após essa mudança?
A política de retenção da pessoa que criou a mensagem direta individual será aplicada aos dois usuários na conversa. Por exemplo, se um usuário externo criou uma mensagem direta com você há dois anos, a política de retenção dele (ou da organização) será aplicada. O criador não pode mudar, mesmo que a conversa seja excluída.
Os usuários e administradores vão saber a política de retenção de uma conversa de mensagem direta individual?
Não, por motivos de privacidade, não podemos mostrar a política de retenção de uma conversa. No entanto, todas as conversas vão mostrar um texto que indica quem iniciou a conversa e, por extensão, a política aplicável a ela.
O criador muda depois que todas as mensagens são excluídas por uma política de retenção e um usuário envia uma nova mensagem?
Não, a política é estabelecida na primeira vez que um usuário cria uma conversa com outro usuário. Não será possível mudar depois. O Chat vai indicar aos dois usuários quem iniciou a mensagem direta individual na parte de cima da conversa.
Posso escolher quais mensagens diretas individuais usarei minha política de retenção e quais usarei a de outra organização?
Não.
As políticas de retenção serão aplicadas a usuários individuais com base nas políticas da organização separada ou a ambos os usuários com base na política do autor?
Depois dessa mudança, a política de retenção do criador será aplicada a todas as mensagens das conversas externas. As mensagens serão excluídas quando ultrapassarem a política de retenção configurada para o criador de conteúdo.
Como administrador, meu acesso às mensagens diretas individuais no Vault mudou?
Se os administradores tiverem uma política do Vault aplicada a todos os usuários da organização, não haverá redução na visibilidade das mensagens dos usuários. Em alguns casos, haverá um aumento no número de mensagens disponíveis no Vault. Isso pode acontecer se o criador tiver uma política de retenção mais longa do que qualquer outra pessoa na conversa. Para garantir que os administradores de usuários que não são criadores de conteúdo tenham acesso às mensagens que o usuário pode ver, elas vão estar no Vault, mesmo que uma política esteja configurada para excluí-las.
Como administrador, há alguma mudança nas mensagens diretas individuais que posso acessar com a exportação de dados?
Se você tiver o Vault e uma política do Vault aplicada a todos os usuários, não haverá impacto na capacidade de fazer o download de mensagens diretas individuais pela exportação de dados. Se você não tiver o Vault ou uma política aplicada a todas as conversas, é possível que algumas conversas que estavam disponíveis na exportação de dados não estejam mais disponíveis. Para as organizações que quiserem realizar uma exportação de dados, vamos preservar todos os dados por seis meses após a migração. No entanto, as regras definidas para excluir conteúdo vão continuar sendo respeitadas.
As mensagens diretas individuais entre dois usuários na minha organização serão afetadas?
No caso de duas pessoas na mesma organização terem políticas de retenção conflitantes, respeitamos essas políticas separadamente para cada usuário no Chat e no Vault. Após a migração, vamos respeitar a política de retenção mais longa dos dois usuários. Se um usuário tiver uma regra de retenção personalizada e o outro uma regra padrão, a personalizada vai prevalecer para os dois usuários.
Se uma política de exclusão automática for aplicada a um usuário, ela vai excluir as mensagens dos dois usuários no Chat. Se os dois usuários tiverem uma política de exclusão automática, a mais curta das duas será seguida para ambos. Mesmo que as mensagens sejam excluídas do Chat, elas vão continuar sendo retidas no Vault de acordo com a política de retenção configurada.
Essa mudança vai afetar as retenções legais?
Nº
Essa mudança vai afetar a região dos dados?
Nº
Posso aplicar uma política de retenção ou exclusão automática a uma mensagem direta individual criada por outra organização?
Após essa migração, o Chat vai respeitar apenas a política definida pelo criador. No entanto, para dados no Vault, as políticas vão continuar sendo respeitadas, independentemente de quem criou a conversa.
O recurso de exportação do usuário final será afetado?
A exportação de usuários finais vai continuar exportando todas as mensagens que um usuário pode ver na interface do Chat, mas vai incluir temporariamente todas as mensagens afetadas por essa migração até 1º de fevereiro de 2026.
Quais são alguns exemplos de como a retenção funcionava antes e depois dessa mudança?
Exemplo de como as políticas de retenção funcionavam antes da mudança: o usuário A da empresa A tem uma política de retenção de três meses, e o usuário B da empresa B tem uma política de retenção de seis meses. Uma mensagem é enviada entre o usuário A e o usuário B. No Chat, o usuário A não vai mais ter acesso à conversa após três meses, enquanto o usuário B só vai ter acesso após seis meses. No Vault, os administradores de cada organização não poderão mais acessar as conversas com base na política definida (3 ou 6 meses*).
Exemplo de como as políticas de retenção funcionam após a migração: o usuário A da empresa A (o criador) tem uma política de retenção de três meses, e o usuário B da empresa B tem uma política de retenção de seis meses. No Chat, após três meses, nenhum dos usuários terá acesso à conversa. Isso ocorre porque a política de retenção do criador (usuário A) determina a visibilidade da conversa no Chat. Isso é diferente no Vault, em que o administrador tem acesso à conversa de acordo com a política de retenção. Por exemplo, o administrador da Empresa A tem uma política de retenção de três meses, enquanto o administrador da Empresa B tem uma política mais longa de seis meses. Cada administrador vai ter acesso à conversa no Vault para a política de retenção selecionada*.
Exemplo de como as políticas de retenção funcionam após a migração: o usuário A da empresa A tem uma política de retenção de três meses, e o usuário B da empresa B (o criador) tem uma política de retenção de seis meses. Assim como no exemplo acima, os dois usuários vão manter a visibilidade da conversa por seis meses, já que a política de retenção do criador é seguida no Chat. Para administradores no Vault, as duas empresas vão ter acesso às conversas por seis* meses. A visibilidade da Empresa A é estendida para garantir que ela tenha acesso às mensagens que o usuário pode ver.
*Observação:o Vault também tem um período de exclusão de 30 dias após o término de uma política de retenção, antes que as mensagens sejam excluídas.