С 1 мая 2025 года изменятся правила хранения личных сообщений в Google Chat.
До 1 мая политика хранения личных сообщений (1:1 DM) с внешними участниками могла контролироваться обеими организациями. Это означает, что политика хранения каждой организации влияла на то, какой объем истории сообщений видят пользователи в личных сообщениях. Это отличается от обработки сообщений в космосе, где на эти сообщения влияла только политика хранения организации, создавшей сообщение.
Начиная с 1 мая, в личных сообщениях, отправляемых один на один, будут соблюдаться только правила хранения данных организации, создавшей сообщение.
Это изменение не повлияет на вашу возможность применять политики хранения данных, а также на возможность доступа к переписке в Google Vault для пользователей, к которым применены политики Vault.
Хронология событий
Начиная с 1 мая 2025 года , все новые личные сообщения с внешними пользователями будут обрабатываться в соответствии с политикой хранения данных создателя сообщения.
Начиная со 2 июня 2025 года , существующие личные сообщения с внешними пользователями будут перенесены в соответствии с политикой хранения данных, установленной их создателем.
Мы ожидаем, что к 1 августа 2025 года процесс миграции для всех прямых сообщений в формате «один на один» будет завершен.
До 1 февраля 2026 года мы будем сохранять затронутые персональные сообщения в Google Vault или Data Export в течение 6 месяцев после завершения миграции, чтобы организации могли загрузить копию данных. Однако любые правила удаления контента будут по-прежнему соблюдаться.
Примечание: Если вы, как администратор, хотите хранить копии всех сообщений, которые пользователи вашей организации отправляют внешним пользователям, мы рекомендуем активировать политику хранения данных в хранилище Vault .
Что могут сделать администраторы перед миграцией данных?
Перед миграцией мы рекомендуем администраторам выполнить следующие действия:
- Подтвердите настройки внешнего чата.
- Будьте готовы ответить на вопросы сотрудников о политике сохранения сообщений в чате.
- Проверьте свои правила хранения данных.
- (Необязательно) Настройте хранилище Vault для вашей организации.
- (Необязательно) Получите копию внешних переговоров
- (Необязательно) Настройте архивирование с помощью сторонних сервисов.
Проверьте свои правила хранения данных.
Убедитесь, что для хранилища данных настроена политика, обеспечивающая сохранение данных в течение соответствующего периода времени. Если политика хранилища данных не настроена, сообщения в некоторых беседах, к которым у вас есть доступ, могут быть удалены. Для получения дополнительной информации ознакомьтесь с разделом «Управление правилами и блокировками хранения» .
(Необязательно) Настройте хранилище Vault для вашей организации.
Если вы хотите сохранить все сообщения, отправленные вашей организацией, и у вас нет активной лицензии Vault, следуйте инструкциям по лицензированию Vault , а затем настройте Vault для вашей организации .
(Необязательно) В августе получите копию внешних переговоров.
Чтобы получить копию внешних обсуждений, на которые может повлиять эта миграция:
- Выполните экспорт данных из хранилища, используя оператор поиска
is:externalmanaged. Этот оператор вернет только данные DM, управляемые другой организацией (соотношение 1:1). Пожалуйста, экспортируйте эти данные после 1 августа 2025 года . - Запросите экспорт данных для вашего домена. Если вы хотите запросить этот экспорт, пожалуйста, сделайте это после 1 августа 2025 года .
(Необязательно) Настройте архивирование с помощью сторонних сервисов.
Если вы хотите сохранить все данные чата, но у вас нет Vault, вы можете настроить архивирование с помощью стороннего сервиса .
Часто задаваемые вопросы об изменениях в сроках хранения личных сообщений
Как определяется применение политики хранения данных для личных сообщений после этого изменения?
К пользователю, создавшему личное сообщение, будет применяться политика хранения данных, действующая в отношении обоих участников переписки. Например, если внешний пользователь создал личное сообщение с вами 2 года назад, к нему (или к его организации) будет применяться политика хранения данных. Создатель сообщения не сможет изменить политику, даже если переписка будет удалена.
Будут ли пользователи и администраторы знать политику хранения данных в рамках личной переписки, в которой они участвуют?
Нет, по соображениям конфиденциальности мы не можем отображать политику хранения переписки. Однако во всех переписках будет отображаться текст, указывающий, кто начал переписку и, соответственно, чья политика к ней применяется.
Меняется ли автор сообщения после того, как все сообщения удаляются в соответствии с политикой хранения, и пользователь отправляет новое сообщение?
Нет, правила вступают в силу с момента первого создания пользователем диалога с другим пользователем. После этого их изменить нельзя. В начале диалога чат укажет обоим пользователям, кто начал личное сообщение.
Могу ли я или пользователи в моей организации выбирать, для каких личных сообщений будет применяться моя политика хранения данных, а для каких — политика другой организации?
Нет.
Будут ли политики хранения данных применяться к отдельным пользователям в соответствии с политиками их организаций или к обоим пользователям в соответствии с политикой организации-источника?
После внесения этого изменения для внешних переписок ко всем сообщениям в переписке будет применяться политика хранения, установленная для автора. Сообщения будут удалены, как только истечет срок действия политики хранения, настроенной для автора.
Как администратор, меняю ли я доступ к личным сообщениям в Vault?
Если администраторы применили политику Vault ко всем пользователям в своей организации, это не приведет к снижению видимости сообщений этих пользователей. В некоторых случаях количество сообщений, доступных в Vault, может увеличиться. Это может произойти, если у создателя сообщения установлен более длительный срок хранения, чем у всех остальных участников переписки. Чтобы администраторы, не являющиеся создателями сообщений, могли получить доступ к сообщениям, которые видят их пользователи, эти сообщения будут храниться в Vault, даже если настроена политика их удаления.
Как администратор, меняю ли я доступ к личным сообщениям, отправляемым через экспорт данных?
Если у вас есть Vault и политика Vault применяется ко всем пользователям, это никак не повлияет на возможность загрузки личных сообщений один на один через экспорт данных. Если у вас нет Vault или политика не применяется ко всем беседам, возможно, некоторые беседы, которые ранее были доступны в экспорте данных, со временем станут недоступны. Мы сохраним все данные в течение 6 месяцев после миграции для организаций, которые захотят выполнить экспорт данных. Однако любые правила удаления контента будут по-прежнему соблюдаться.
Повлияет ли это как-либо на личные сообщения между двумя пользователями внутри моей организации?
В случае, если у двух пользователей в одной организации действуют противоречащие друг другу политики хранения данных, мы будем соблюдать эти политики отдельно для каждого пользователя в Чате и Хранилище. После миграции мы будем соблюдать более длительную из двух политик хранения данных. Если у одного пользователя установлено пользовательское правило хранения данных, а у другого — правило хранения данных по умолчанию, пользовательское правило будет иметь приоритет для обоих пользователей.
Если к одному пользователю применяется политика автоматического удаления, эта политика удалит сообщения для обоих пользователей в чате. Если политика автоматического удаления применяется к обоим пользователям, для обоих будет применяться более короткая из двух политик. Даже если сообщения будут удалены из чата, они продолжат храниться в хранилище в соответствии с настроенной политикой хранения.
Повлияет ли это изменение на юридические ограничения?
Нет.
Окажет ли это изменение какое-либо влияние на регионы, содержащие данные?
Нет.
Могу ли я применить политику хранения или автоматического удаления к личным сообщениям, созданным другой организацией?
После этой миграции чат будет соблюдать только политику, установленную его создателем. Однако для данных в хранилище политики будут по-прежнему соблюдаться независимо от того, кто создал беседу.
Повлияет ли это на оплату услуг конечными пользователями?
Функция экспорта сообщений, доступных пользователю в чате, будет по-прежнему включать все сообщения, которые он может видеть, однако до 1 февраля 2026 года она будет временно включать сообщения, затронутые этой миграцией.
Приведите несколько примеров того, как работала система удержания клиентов до и после этих изменений.
Пример того, как работали политики хранения данных до изменений : У пользователя A из компании A была политика хранения данных на 3 месяца, у пользователя B из компании B — на 6 месяцев. Между пользователем A и пользователем B отправляется сообщение. В чате пользователь A больше не увидит переписку через 3 месяца, а пользователь B — через 6 месяцев. В хранилище администраторы каждой организации больше не смогут видеть переписку в соответствии со своей политикой (3 или 6 месяцев*).
Пример того, как работают политики хранения после миграции : у пользователя A из компании A (создателя) политика хранения составляет 3 месяца, у пользователя B из компании B — 6 месяцев. В чате по истечении 3 месяцев ни один из пользователей не увидит переписку. Это связано с тем, что политика хранения создателя (пользователя A) определяет видимость переписки в чате. В Vault ситуация иная: администратор Vault будет видеть переписку в соответствии со своей политикой хранения. Например, у администратора компании A политика хранения составляет 3 месяца, а у администратора компании B — 6 месяцев. Каждый администратор будет видеть переписку в Vault в соответствии со своей выбранной политикой хранения*.
Пример того, как работают политики хранения после миграции : у пользователя A из компании A действует политика хранения на 3 месяца, у пользователя B из компании B (создателя) — на 6 месяцев. Аналогично приведенному выше примеру, оба пользователя будут сохранять видимость переписки в течение 6 месяцев, поскольку в чате применяется политика хранения создателя. Для администраторов в хранилище обе компании будут видеть переписку в течение 6* месяцев. Видимость компании A расширена, чтобы гарантировать, что они смогут получить доступ к сообщениям, которые видит их пользователь.
*Примечание: В хранилище также действует 30-дневный период удаления сообщений после истечения срока действия политики хранения.