1 Mayıs 2025'te Google Chat'teki bire bir doğrudan mesajlarla ilgili saklama politikaları değişecek.
1 Mayıs'tan önce, kuruluş dışı katılımcılarla aranızdaki bire bir doğrudan mesajlarla ilgili saklama politikası her iki kuruluş tarafından da kontrol edilebilirdi. Bu, her kuruluşun saklama politikalarının, kullanıcılarının bire bir DM'de geçmiş mesajların ne kadarını gördüğünü etkileyeceği anlamına geliyordu. Bu, yalnızca alanı oluşturan kişinin kuruluşunda uygulanan saklama politikasının etkilediği alan görüşmelerinin ele alınma şeklinden farklıdır.
1 Mayıs'tan itibaren bire bir doğrudan mesajlar, yalnızca mesajı oluşturan kuruluşta uygulanan saklama kurallarına uyacak şekilde taşınmaya başlayacak.
Bu değişiklik, saklama politikalarını uygulama olanağınızı veya Google Apps Kasası politikaları uygulanmış kullanıcılar için Apps Kasası'ndaki görüşmelere erişiminizi etkilemez.
Etkinliklerin zaman çizelgesi
1 Mayıs 2025'ten itibaren, kuruluş dışı kullanıcılarla aranızdaki tüm yeni bire bir doğrudan mesajlar, mesajı oluşturan tarafın benimsediği saklama politikasına tabi olacak.
2 Haziran 2025'ten itibaren, kuruluş dışı kullanıcılarla aranızdaki mevcut bire bir doğrudan mesajlar, mesajı oluşturan tarafın benimsediği saklama politikasına uyulacak şekilde taşınacak.
1 Ağustos 2025'e kadar tüm bire bir doğrudan mesajları taşıma işleminin tamamlanmasını bekliyoruz.
1 Şubat 2026'ya kadar, etkilenen bire bir doğrudan mesajları, kuruluşların verilerin bir kopyasını indirmesine olanak tanımak için taşıma işleminin sona ermesinden sonraki 6 ay boyunca Google Apps Kasası'nda veya Veri Dışa Aktarma Aracı'nda muhafaza edeceğiz. Ancak, içeriği silmek üzere ayarlanan kurallara uyulmaya devam edilir.
Not: Yönetici olarak, kuruluşunuzdaki kullanıcıların harici kullanıcılarla arasındaki tüm mesajların bir kopyasını saklamak istiyorsanız etkin bir Apps Kasası saklama politikası oluşturmanızı öneririz.
Yöneticiler, veri taşıma işleminden önce neler yapabilir?
Yöneticilerin taşıma işleminden önce aşağıdaki işlemleri uygulamasını öneririz:
- Kuruluş dışı Chat ayarlarınızı kontrol edin.
- Çalışanların sohbet saklama politikası ile ilgili sorularını yanıtlamaya hazırlanma
- Saklama politikalarınızı kontrol etme
- (İsteğe bağlı) Kuruluşunuz için Apps Kasası'nı kurma
- (İsteğe bağlı) Kuruluş dışı görüşmelerin kopyasını alma
- (İsteğe bağlı) Üçüncü taraf arşivlemesi ayarlama
Saklama politikalarınızı kontrol etme
Verileri uygun süre boyunca saklamak için bir Apps Kasası politikası oluşturduğunuzdan emin olun. Apps Kasası politikası yapılandırılmamışsa şu anda erişiminiz olan bazı görüşmelerdeki mesajlar silinebilir. Daha fazla bilgi için Saklama kurallarını ve muhafazaları yönetme başlıklı makaleyi inceleyin.
(İsteğe bağlı) Kuruluşunuz için Apps Kasası'nı kurma
Kuruluşunuzun gönderdiği tüm mesajları saklamak istiyorsanız ve etkin bir Apps Kasası lisansınız yoksa Apps Kasası lisanslaması ile ilgili talimatları uygulayın ve ardından Kuruluşunuz için Apps Kasası'nı kurma başlıklı makaleyi inceleyin.
(İsteğe bağlı) Ağustos ayında kuruluş dışı görüşmelerin bir kopyasını alma
Bu taşıma işleminden etkilenebilecek kuruluş dışı görüşmelerin bir kopyasını almak için:
is:externalmanagedarama operatörünü kullanarak Apps Kasası'nı dışa aktarın. Bu operatör yalnızca başka bir kuruluş tarafından yönetilen bire bir DM'leri döndürür. Lütfen bu verileri 1 Ağustos 2025'ten sonra dışa aktarın.- Alanınız için verileri dışa aktarma isteğinde bulunun. Bu dışa aktarma isteğini lütfen 1 Ağustos 2025'ten sonra gönderin.
(İsteğe bağlı) Üçüncü taraf arşivlemesi ayarlama
Tüm Chat verilerini saklamak istiyorsanız ancak Apps Kasası'na sahip değilseniz üçüncü taraf arşivlemesi ayarlayabilirsiniz.
Doğrudan mesajların saklanmasındaki değişikliklerle ilgili SSS
Bu değişiklikten sonra bire bir doğrudan mesajlarla ilgili saklama politikası uygulaması nasıl belirlenir?
Kuruluş dışı bire bir doğrudan mesajı oluşturan kullanıcının saklama politikası, görüşmedeki her iki kullanıcı için de geçerli olur. Örneğin, kuruluş dışı bir kullanıcı 2 yıl önce sizinle bire bir doğrudan mesaj oluşturduysa bu kullanıcının (veya kuruluşunun) saklama politikası uygulanır. Görüşme silinse bile mesajı oluşturan kişi bu ayarı değiştiremez.
Kullanıcılar ve yöneticiler, parçası oldukları bire bir doğrudan mesaj görüşmesinde geçerli olan saklama politikasını öğrenebilir mi?
Hayır, gizlilik nedeniyle bir görüşmede geçerli olan saklama politikasını gösteremeyiz. Ancak tüm görüşmelerde, görüşmeyi kimin başlattığını ve dolayısıyla hangi tarafın politikasının geçerli olduğunu belirten bir metin gösterilir.
Tüm mesajlar bir saklama politikası uyarınca silindikten ve bir kullanıcı yeni bir mesaj gönderdikten sonra mesajı oluşturan kişi değişir mi?
Hayır. Politika, bir kullanıcı başka bir kullanıcıyla ilk kez görüşme oluşturduğunda belirlenir. Bu işlemden sonra değiştirilemez. Chat'te bire bir doğrudan mesajı başlatan kullanıcı, görüşmenin üst kısmında her iki kullanıcıya da gösterilir.
Hangi bire bir doğrudan mesajlarda kendi saklama politikamın, hangilerinde başka bir kuruluşun saklama politikasının geçerli olacağını seçebilir miyim veya kuruluşumdaki kullanıcılar bunu seçebilir mi?
Hayır.
Saklama politikaları, kullanıcılara ayrı ayrı kendi kuruluşlarının politikalarına göre mi yoksa mesajı gönderen kullanıcının tabi olduğu politikaya göre her iki kullanıcıya birden mi uygulanır?
Bu değişiklikten sonra, harici bir görüşmedeki tüm mesajlara, mesajı oluşturan kullanıcının tabi olduğu saklama politikası uygulanır. Mesajlar, mesajı oluşturan kullanıcı için yapılandırılmış saklama politikası ile belirlenen süre aşıldığında silinir.
Yönetici olarak Apps Kasası'ndaki bire bir doğrudan mesajlara erişimimde herhangi bir değişiklik olacak mı?
Yöneticilerin, kuruluşlarındaki tüm kullanıcılara uygulanan bir Apps Kasası politikası varsa kullanıcılarının mesajlarının görünürlüğünde herhangi bir azalma olmaz. Bazı durumlarda Apps Kasası'ndaki mesaj sayısı artar. Bu durum, mesajı oluşturan kullanıcının sohbetteki diğer kullanıcılara kıyasla daha uzun süreli bir saklama politikası olmasından kaynaklanabilir. Mesajı oluşturmayan kullanıcıların yöneticilerinin, kullanıcılarının görebileceği mesajlara erişebilmesi için bu mesajlar, bir politikayla silinecek şekilde yapılandırılmış olsa bile Apps Kasası'nda yer alır.
Yönetici olarak, Veri Dışa Aktarma Aracı üzerinden erişebildiğim bire bir doğrudan mesajlarda herhangi bir değişiklik olacak mı?
Apps Kasası kullanıyorsanız ve tüm kullanıcılara uygulanan bir Apps Kasası politikanız varsa Veri Dışa Aktarma Aracı'nı kullanarak bire bir doğrudan mesajları indirme özelliği etkilenmez. Apps Kasası kullanmıyorsanız veya tüm görüşmelere uygulanmış bir politikanız yoksa daha önce Veri Dışa Aktarma Aracı üzerinden erişebildiğiniz bazı görüşmelere erişiminiz bir noktada kaldırılabilir. Verilerini dışa aktarmak isteyen kuruluşlar için tüm veriler, taşıma işleminden sonraki 6 ay boyunca muhafaza edilecektir. Ancak, içeriği silmek üzere ayarlanan kurallara uyulmaya devam edilir.
Kuruluşumdaki iki kullanıcı arasındaki bire bir doğrudan mesajlar bu durumdan etkilenecek mi?
Aynı kuruluştaki iki kullanıcının saklama politikalarının çakıştığı durumlarda, Chat ve Apps Kasası'ndaki her kullanıcı için bu politikalara ayrı ayrı uyarız. Taşıma işlemi tamamlandıktan sonra iki saklama politikasından hangisinin süresi daha uzunsa bu politikaya uyarız. Bir kullanıcının özel saklama kuralı, diğer kullanıcının ise varsayılan saklama kuralı varsa özel kural her iki kullanıcı için de önceliklidir.
Bir kullanıcı için geçerli olan otomatik silme politikası, Chat'teki her iki kullanıcının da mesajlarını siler. Her iki kullanıcının da otomatik silme politikası varsa her iki kullanıcı için de iki politikadan hangisinin süresi daha önce bitiyorsa bu politikaya uyulur. Mesajlar Chat'ten silinse bile yapılandırılmış saklama politikasına göre Apps Kasası'nda saklanır.
Bu değişiklik, yasal muhafazaları etkileyecek mi?
Hayır.
Bu değişiklik, veri bölgelerini etkileyecek mi?
Hayır.
Başka bir kuruluş tarafından oluşturulan bire bir doğrudan mesaja saklama veya otomatik silme politikası uygulayabilir miyim?
Bu taşıma işleminden sonra Chat, yalnızca mesajı oluşturan kullanıcı tarafından belirlenen politikayı dikkate alacaktır. Ancak sohbeti kimin oluşturduğundan bağımsız olarak Apps Kasası'ndaki veriler için politikalara uymaya devam edilecektir.
Son kullanıcının paket servisi etkilenecek mi?
Son kullanıcı paket servisi, kullanıcının Chat kullanıcı arayüzünde görebileceği tüm mesajları dışa aktarmaya devam edecek ancak 1 Şubat 2026'ya kadar bu taşıma işleminden etkilenen tüm mesajları geçici olarak içerecektir.
Bu değişiklikten önce ve sonra saklamanın işleyiş şekline dair bazı örnekler verebilir misiniz?
Değişiklikten önce saklama politikalarının işleyiş şeklini gösteren örnek: A şirketindeki A kullanıcısının 3 aylık, B şirketindeki B kullanıcısının ise 6 aylık bir saklama politikası vardır. A kullanıcısı ile B kullanıcısı arasında bir mesaj gönderilir. Chat'te A kullanıcısı, 3 ay sonra görüşmeyi göremez. B kullanıcısı ise 6 ay geçmeden görüşmeyi göremez. Apps Kasası'nda her bir kuruluşun yöneticisi, ayarlanan politikaya göre 3 veya 6 ay* sonra görüşmeleri artık göremez.
Taşıma işleminden sonra saklama politikalarının işleyiş şeklini gösteren örnek: A şirketindeki A kullanıcısının (mesajı oluşturan kullanıcı) 3 aylık saklama politikası, B şirketindeki B kullanıcısının ise 6 aylık saklama politikası vardır. Chat'te her iki kullanıcı da 3 ay geçtikten sonra görüşmeyi görmez. Bunun nedeni, mesajı oluşturan kullanıcının (A kullanıcısı) saklama politikasının, Chat'teki görüşmenin görünürlüğünü belirlemesidir. Bu durum, Apps Kasası için farklıdır. Apps Kasası yöneticisi, saklama politikasına göre sohbeti görebilir. Örneğin, A şirketinin yöneticisinin saklama politikası 3 ay, B şirketinin yöneticisinin saklama politikası ise 6 aydır. Her yönetici, seçilen saklama politikası* uyarınca Apps Kasası'ndaki görüşmeyi görür.
Taşıma işleminden sonra saklama politikalarının işleyiş şeklini gösteren örnek: A şirketindeki A kullanıcısının 3 aylık saklama politikası, B şirketindeki B kullanıcısının ise 6 aylık saklama politikası vardır. Yukarıdaki örneğe benzer şekilde, Chat'te mesajı oluşturan kullanıcının saklama politikası uygulandığından her iki kullanıcı da 6 ay boyunca görüşmeyi görebilir. Apps Kasası'ndaki yöneticiler için her iki şirket de 6* ay boyunca görüşmeleri görür. Kullanıcılarının görebileceği mesajlara erişebilmesi için A şirketinin görünürlüğü uzatılır.
*Not: Apps Kasası'nda, saklama politikasının süresi dolduktan sonra mesajların silinmesi için 30 günlük bir silme süresi vardır.