אחרי שנרשמים ל-Google Workspace, אתם והצוות שלכם יכולים להשתמש ב-Google Drive כמקום אחד לאחסון קבצים, לגישה אליהם ולשיתוף שלהם. ככה מתחילים:
שלב 1: היכרות עם העקרונות הבסיסיים של Google Drive
ב-Google Drive, הארגון שלכם יכול לאחסן, למצוא ולשתף קבצים בענן:
- Drive ועורכים מבוססי-אינטרנט: Drive הוא מקום לאחסון כל הקבצים ולגישה אליהם, ו-Docs, Sheets, Slides, Forms ו-Drawings הם עורכים מבוססי-אינטרנט ליצירה ולעריכה של קבצים ב-Drive. באופן דומה, המפות שלי ב-Google הן מפות מבוססות-אינטרנט שמשתמשים יכולים ליצור ולשתף ב-Drive.
- גישה לשירות: כברירת מחדל, כל מי שבארגון שלכם שיש לו רישיון שכולל את Drive יכול להשתמש בו בלי שתיצרו בשבילו תיקייה או אחסון. אם משביתים את שירות Drive ו-Docs, המשתמשים לא יכולים לגשת ל-Docs, ל-Sheets, ל-Slides, ל-Forms, ל-Drawings או לכל רכיב של Drive, כולל Drive באינטרנט, אפליקציות Drive לנייד ו-"Google Drive לשולחן העבודה".
- חיפוש בתוכן מלא: אינדקס החיפוש ב-Drive כולל את התוכן המלא של הקבצים, בנוסף לשמות הקבצים, הבעלים והמטא-נתונים. רשימה של אופרטורי חיפוש מופיעה במאמר איך מוצאים קבצים ב-Google Drive.
- גיבוי ואבטחה בענן: הנתונים ב-Drive מגובים בענן, כך שהקבצים נשארים בטוחים גם אם המכשיר של המשתמש אבד או ניזוק.
כדי לתכנן את הפריסה, כדאי לעיין במקורות המידע הבאים:
- כאן מוסבר איך פועלים האחסון, ההעלאות ואבטחת הקבצים:
- להעביר קבצים בכמות גדולה מכלים אחרים לשיתוף קבצים או לעבודה משותפת. פרטים נוספים זמינים במאמר מידע על Google Workspace Migrate.
שלב 2: שליטה בשיתוף תוכן עם אנשים מחוץ לארגון (שיתוף חיצוני)
אתם יכולים לקבוע את מידת השיתוף של המשתמשים שלכם עם אנשים מחוץ לארגון. יכול להיות שרק משתמשים מסוימים יכולים לשתף עם גורמים מחוץ לארגון, או לשתף רק עם ארגונים מסוימים אחרים (דומיינים מהימנים).
איך מנהלים את השיתוף החיצוני בארגון
שלב 3: הגדרת תיקיות אחסון שיתופי כדי לשפר את שיתוף הפעולה
תיקיות אחסון שיתופי הן כמו תיקיות מיוחדות ב-Drive שבהן צוותים יכולים לשתף פעולה בקלות בקבוצה של קבצים ותיקיות, או שמשתמשים יכולים לגשת למאגר מידע. הקבצים בתיקיות האחסון השיתופי הם בבעלות הארגון, ולא בבעלות של אדם פרטי. כך אפשר להימנע ממחיקה של קבצים בטעות כשמשתמש עוזב.
כברירת מחדל, כל המשתמשים יכולים ליצור ולנהל תיקיות אחסון שיתופי לצוותי הפרויקטים שלהם. בפרויקטים או בצוותים רגישים, יכול להיות שתרצו יותר שליטה על החברים והתוכן של תיקיות האחסון השיתופי. או שאולי אתם לא רוצים לאפשר לכולם ליצור תיקיות אחסון שיתופי. לדוגמה, אם אתם מוסד חינוכי, יכול להיות שתרצו לאפשר למורים ליצור תיקיות אחסון שיתופי, אבל לא לתלמידים.
איך מגדירים תיקיות אחסון שיתופי בארגון
שלב 4: מגדירים למשתמשים גישה ל-"Drive לשולחן העבודה"
באמצעות "Google Drive למחשב", המשתמשים מסנכרנים תוכן בין הענן לבין המכשירים שלהם, וכך הם יכולים:
- להתחיל להשתמש ב-Drive על ידי סנכרון הקבצים המקומיים הקיימים שלהם עם הענן.
- לפתוח קבצים שמאוחסנים ב-Google Drive, כולל קבצים מתיקיות אחסון שיתופי, במחשב שלהם באמצעות תוכנה שהם רגילים להשתמש בה.
- לראות ולארגן קבצים ב-Drive באמצעות מערכת הקבצים של המחשב, בלי לתפוס הרבה מקום בכונן המקומי.
- לשמור קבצים ותיקיות ספציפיים במצב אופליין.
איך מפעילים את "Google Drive לשולחן העבודה"
שלב 5: הדרכה למשתמשים
כדי לוודא שהמשתמשים שלכם מפיקים את המקסימום מ-Drive, משתמשים בו בצורה מאובטחת ומשתפים פעולה ביעילות, כדאי לשתף איתם את מקורות המידע הבאים.
מתחילים לעבוד במרכז הלמידה שלנו למשתמשים עסקיים
- מרכז הלמידה של Drive למשתמשים עסקיים – לקבלת עזרה במעבר ל-Drive, בעבודה בתיקיות אחסון שיתופי, בשימוש ב-"Drive לשולחן העבודה" ועוד
- מרכז הלמידה לשיתוף פעולה ולמסמכים – לקבלת עזרה עם Google Docs, Google Sheets, Google Slides ועוד
קבלת עזרה בשימוש ב-Drive ובעורכי Docs
שלב 6: (אופציונלי) הגדרות מתקדמות והגדרות לארגונים
אם לארגון שלכם יש דרישות מתקדמות בנוגע לאבטחת מידע או לגישה ל-Drive, אתם יכולים להתאים אישית את Drive לפי הצרכים שלכם.
שליטה בגישה ובאחסון
איך מאפשרים גישה ל-Docs, Sheets ו-Slides בנייד
אם הארגון שלכם משתמש בניהול מכשירים ניידים (MDM) של צד שלישי, עדכנו את רשימות ההיתרים של האפליקציות שלכם עם האפליקציות של Google Docs, Sheets ו-Slides. כדי לדעת איך לעשות את זה, פנו לספק ה-MDM שלכם. הערה: ניהול נקודות הקצה של Google כבר מאפשר גישה להרבה אפליקציות של Google Workspace.
גם אם לא תאשרו את האפליקציות לארגון, המשתמשים עדיין יוכלו להעלות ולהוריד קבצים באמצעות Google Drive. אבל הם לא יכולים לערוך מסמכים, גיליונות אלקטרוניים או שקפים במכשירים ניידים.
הגדרת מגבלות אחסון למשתמשים ולתיקיות אחסון שיתופי
הארגון שלכם מקבל נפח אחסון בהתאם למהדורת Google Workspace ולמספר המשתמשים. אם לארגון שלכם יש נפח אחסון ארגוני, כדאי להגדיר כמה נפח אחסון מותר לכל משתמש ולכל תיקיית אחסון שיתופי, כדי שחלק מהמשתמשים לא ישתמשו ביותר מהחלק שלהם.
הגבלת הגישה אופליין
אתם יכולים לבחור אם לתת למשתמשים לגשת לקבצים שלהם ב-Google Docs, ב-Sheets וב-Slides כשהמחשבים שלהם לא מחוברים לאינטרנט.
כברירת מחדל, אפשרות הגישה אופליין מופעלת, ומשתמשים יכולים להפעיל או להשבית אותה בחשבונות שלהם לפי הצורך. יכול להיות שתרצו להשבית את האפשרות הזו למשתמשים שעובדים על קבצים רגישים או סודיים.
איך קובעים מי בארגון יכול להשתמש ב-Drive ובעורכי Google Docs
רוב המהדורות של Google Workspace כוללות את Drive ושירותים לשיתוף פעולה כמו Google Docs, Google Sheets ועוד. אבל יכול להיות שבארגונים מסוימים ירצו לקבוע מי יכול ליצור קבצים, להעלות קבצים או להשתמש ב-Drive.
שליטה בשיתוף
הגדרת כללים להרשאות שיתוף כדי לקבל שליטה מפורטת יותר על השיתוף
אם הארגון שלכם צריך עוד אפשרויות להגבלת השיתוף הפנימי והחיצוני, אתם יכולים להגדיר כללים להרשאות שיתוף. כללים להרשאות שיתוף מאפשרים לכם לקבוע את שיתוף הקבצים בין יחידות ארגוניות, קבוצות, משתמשים ספציפיים ודומיינים.
להגדיר אפשרויות גישה כלליות לשיתוף קבצים עם קהלי היעד
כדי לעזור למשתמשים לשתף תוכן עם קבוצות מתאימות, כמו המחלקה או האגף שלהם בארגון, אתם יכולים ליצור קהלי יעד. קהלי יעד עוזרים למנוע שיתוף יתר עם כל הארגון.
איך מגבילים את רמת הגישה שהמשתמשים יכולים לתת לקבצים
כשמשתמש שולח אימייל או הזמנה לאירוע ביומן עם קובץ מצורף, הוא מתבקש לתת לנמענים גישה אם עדיין אין להם גישה. כדי למנוע שיתוף יתר או דליפות נתונים, אתם יכולים להגביל את רמת הגישה שהשולח יכול לתת.
הגדרת תכונות מתקדמות ב-Drive
הגדרת תוויות סיווג
אתם יכולים לעזור למשתמשים לסווג קבצים או להוסיף להם תוויות כדי לעקוב אחרי סוגי קבצים ואישורים, להחיל כללי מדיניות ולשפר את החיפוש על ידי הגדרת תוויות סיווג ל-Drive. התוויות האלה מוסיפות מטא-נתונים לקבצים, כמו רמת הרגישות של הקובץ, סטטוס המסמך או תאריך היעד.
אישור תבניות מותאמות אישית ב-Drive
המותג של הארגון שלכם חשוב, ואחת הדרכים לקדם אותו היא להגדיר תבניות בהתאמה אישית ל-Docs, ל-Sheets, ל-Slides, ל-Forms ול-Google Sites. אתם יכולים לאפשר לכל המשתמשים בארגון או רק למשתמשים מסוימים ליצור תבניות בהתאמה אישית.
להוסיף שכבת הצפנה נוספת לקבצים
אם הארגון שלכם עובד עם קניין רוחני רגיש או פועל בענף תעשייה מפוקח מאוד, אתם יכולים לאפשר למשתמשים ליצור מסמכים וקבצים אחרים עם הצפנה מצד הלקוח, שהשרתים של Google לא יכולים לפענח.