התכונה הזו נתמכת במהדורות הבאות: Frontline Plus, Business Starter (למעט המקרים שצוינו), Business Standard ו-Business Plus, Enterprise Standard ו-Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard ו-Education Plus, Essentials, Enterprise Essentials ו-Enterprise Essentials Plus, Nonprofits, G Suite Business. השוואה בין המהדורות
כדי ליצור אחסון שיתופי, עברו לכאן.
אדמינים יכולים לנהל את האופן שבו המשתמשים בארגון יכולים ליצור תיקיות באחסון השיתופי ולהשתמש בהן כדי לשתף פעולה ב-Google Drive. הקבצים באחסון השיתופי הם בבעלות הארגון, ולא בבעלות של משתמש ספציפי. הם נשארים גם אם מי שיצר את הקובץ עוזב את הארגון, וכך עוזרים למנוע אובדן נתונים פוטנציאלי.
כדאי לעודד את המשתמשים להשתמש בתיקיות אחסון שיתופי לתוכן שמיועד לשימוש של כל הארגון או של הצוות, כמו תוכניות לפרויקטים, תוצאות מחקר או סיכומי פגישות של הצוות. המשתמשים צריכים לשמור קבצים אישיים ופרטיים, כמו סיכומי פגישות אישיות, הערכות ביצועים ותוכניות לפיתוח הקריירה, בתיקיית "האחסון שלי".
איך להתחיל
- במאמר מהן תיקיות אחסון שיתופי? אפשר לקרוא מידע נוסף על תיקיות אחסון שיתופי ושיטות מומלצות לשימוש בהן.
- איך יוצרים תיקיות אחסון שיתופי ומוסיפים חברים הערה: יוצרים תיקיות אחסון שיתופי ב-Drive, לא במסוף Admin.
- (אופציונלי, לא זמין ב-Business Starter) כדאי לשקול אם אתם רוצים להגביל את השיתוף עם משתמשים חיצוניים, מבקרים או אנשים שלא חברים בארגון, ולהגדיר את הרשאות השיתוף שמוגדרות כברירת מחדל בתיקיות אחסון שיתופי.
- איך מוסיפים קבצים ותיקיות לאחסון שיתופי
הגדרה בסיסית
להגדיר מי יכול ליצור תיקיות אחסון שיתופי. במהדורות Google Workspace Business ו-Enterprise, כל המשתמשים יכולים ליצור תיקיות אחסון שיתופי כברירת מחדל. אצל לקוחות Google Workspace for Education, האפשרות ליצור תיקיות אחסון שיתופי מושבתת כברירת מחדל.
הגדרת היחידה הארגונית שאליה יוקצו תיקיות אחסון שיתופי חדשות.
כברירת מחדל, תיקיות האחסון השיתופי מוקצות ליחידה הארגונית ברמה העליונה, וכללי המדיניות של נתוני Drive ביחידה הארגונית הזו חלים עליהן. כדי לקבל שליטה מפורטת יותר, אתם יכולים להקצות אותם ליחידה הארגונית של יוצר האחסון השיתופי, או לכל יחידה ארגונית אחרת.
פריסה וניהול מתקדמים
השלבים האלה עוזרים להבין איך לפרוס תיקיות אחסון שיתופי כשצריך להעביר תוכן או לנהל את השיתוף.
שלב 1. תכנון העברת התוכן לתיקיות אחסון שיתופי
- אם אתם צריכים להעביר הרבה קבצים ותיקיות לאחסון שיתופי, כדאי לעיין במגבלות של אחסון שיתופי ובשיטות מומלצות להעברה של כמות גדולה של נתונים ב-Google Drive.
- כדי לשמור על מבנה התיקיות מ"האחסון שלי", אדמינים ומשתמשים עם הרשאת ניהול יכולים להעביר לאחסון השיתופי תיקיות שבבעלותם או ששותפו איתם. אחרת, חברים באחסון השיתופי עם הרשאת עריכה או הרשאה ברמה גבוהה יותר יכולים ליצור תיקיות ולהוסיף קבצים.
- להגדיר מי יכול להעביר קבצים לתיקיות אחסון שיתופי.
שלב 2. הגדרת שיתוף מתקדם, הגנה על נתונים ושמירת נתונים בתיקיות אחסון שיתופי
לא נתמך ב-Business Starter
הגדרת הרשאות השיתוף שמוגדרות כברירת מחדל בתיקיות אחסון שיתופי.
- אתם יכולים להגדיר אם אפשר לשתף תוכן של אחסון שיתופי עם משתמשים חיצוניים או עם אנשים שלא חברים באחסון השיתופי.
- להגדיר אם בעלי הרשאת צפייה והרשאת תגובה יכולים להוריד, להדפיס ולהעתיק קבצים באחסון שיתופי.
- להגדיר אם חברים באחסון השיתופי עם הרשאת ניהול יכולים לשנות את ברירות המחדל של השיתוף.
להגדיר אם מנהלי תוכן יכולים לשתף תיקיות.
הערה: הרשאות השיתוף של תיקיות אחסון שיתופי לא מגבילות את המשתמשים שאפשר לשתף איתם את בקשות הטופס ב-Google Forms.
אם בארגון שלכם משתמשים בכללים למניעת אובדן נתונים (DLP) ב-Drive, כדאי לבדוק את הכללים ולוודא שהם מתאימים לקבצים בתיקיות האחסון השיתופי. כללי DLP ל-Drive חלים על קבצים בתיקיות אחסון שיתופי לפי יחידה ארגונית. מידע נוסף על DLP ועל הקצאת תיקיות אחסון שיתופי ליחידות ארגוניות.
אם הארגון שלכם משתמש ב-Google Vault כדי לשמור קבצים ב-Google Drive, אתם יכולים להגדיר כללי שמירה לקבצים בתיקיות אחסון שיתופי.
שיקולים נוספים:
- כשמעבירים קבצים לתיקיות אחסון שיתופי, משתמשים שהקובץ משותף איתם עלולים לאבד את הגישה אליו. הגדרות השיתוף של האחסון השיתופי יכולות לבטל את הגדרות השיתוף של קובץ מסוים. לדוגמה, אם הקובץ שותף עם משתמש חיצוני אבל לא מותר שיתוף חיצוני בתיקיית האחסון השיתופי, המשתמש החיצוני הזה מאבד את הגישה לקובץ.
- אם לחלק מהמשתמשים בארגון יש רישיונות שלא תומכים בתיקיות אחסון שיתופי, בדקו איך המשתמשים האלה יכולים לגשת לתוכן בתיקיות אחסון שיתופי.
- אם אתם רוצים לאפשר שיתוף של קבצים ותיקיות עם אנשים שאין להם חשבון Google, אתם יכולים להפעיל את האפשרות "שיתוף עם משתמש במצב אורח".
שלב 3. (אופציונלי) יצירת תיקיות אחסון שיתופי והעברת קבצים
כאדמינים, יכול להיות שתרצו ליצור תיקיות אחסון שיתופי בתרחישים הבאים:
- אם אתם בוחרים לאפשר רק לכם ולאדמינים אחרים ליצור תיקיות אחסון שיתופי ולהעביר קבצים, אתם צריכים להגדיר תיקיות אחסון שיתופי למשתמשים שלכם.
- אם הארגון שלכם רק מתחיל להשתמש בתיקיות אחסון שיתופי ואתם רוצים ליצור מבנה לתיקיות אחסון שיתופי שנמצאות בשימוש נרחב.
איך יוצרים תיקיות אחסון שיתופי, מוסיפים חברים ומגדירים את רמת הגישה שלהם אם אתם מנהלים של האחסון השיתופי, אתם יכולים להוסיף חברים בכתובת drive.google.com. לחלופין, אתם יכולים להוסיף חברים במסוף Admin.
חשוב: עד שתוסיפו חברים לאחסון השיתופי, רק משתמשים שהקבצים שותפו איתם ישירות יוכלו לגשת אליהם.
הדרכה למשתמשים
כדי לעזור למשתמשים להפיק את המרב מתיקיות אחסון שיתופי, כדאי לשתף איתם את המקורות הבאים:
- מתחילים לעבוד עם אחסון שיתופי
- עבודה משותפת בתיקיות אחסון שיתופי
- אחסון ושיתוף של קבצים או תיקיות בתיקיות אחסון שיתופי
גישה למשתמשים עם רישיונות שלא תומכים בתיקיות אחסון שיתופי
ההרשאות באחסון השיתופי תלויות במיקום של האחסון השיתופי – בתוך הארגון או מחוץ לארגון – למשתמשים עם הרישיונות הבאים:
- Frontline Starter
- Frontline Standard
- G Suite Basic
- Cloud Identity Free
- Cloud Identity Premium
תיקיות אחסון שיתופי פנימיות
אפשר להוסיף את המשתמשים האלה כחברים בתיקיות באחסון השיתופי, אבל רק עם הרשאות צפייה. עם זאת, אם קובץ באחסון שיתופי משותף איתם ישירות, יכול להיות שהם יוכלו גם להגיב או לערוך את הקובץ. הם לא יכולים להעלות קבצים לתיקיות באחסון השיתופי, גם אם הם חברים בו.
תיקיות אחסון שיתופי חיצוניות
אפשר להוסיף את המשתמשים האלה כחברים בתיקיות אחסון שיתופי חיצוניות, ולתת להם כל רמת גישה, כולל מנהל.