Autoriser les utilisateurs à consulter les activités liées aux fichiers (tableau de bord des activités)

Le tableau de bord des activités n'est pas destiné à être utilisé à des fins d'audit ou légales. Pour contrôler l'activité d'un utilisateur, utilisez le journal d'audit de Drive.

En tant qu'administrateur, vous pouvez contrôler la façon dont les utilisateurs consultent les fichiers des autres utilisateurs dans le tableau de bord des activités. Elles incluent le nom des utilisateurs ayant consulté des fichiers Google Docs, Sheets et Slides, ainsi que l'heure à laquelle ils les ont consultés.

À l'aide de ces données, les utilisateurs qui éditent les fichiers peuvent prendre des décisions éclairées en fonction des actions de leurs collaborateurs. Pour afficher le tableau de bord des activités relatives à un fichier, les utilisateurs doivent être autorisés à modifier ce fichier. Ils doivent également appartenir au même domaine que le propriétaire du fichier. Ils ne peuvent pas afficher le tableau de bord des activités relatives à des fichiers n'appartenant pas à leur domaine.

Informations que les utilisateurs peuvent contrôler

Les utilisateurs peuvent autoriser ou non l'affichage de ces informations dans le tableau de bord des activités.

Par exemple, si un administrateur active l'historique de consultation pour un utilisateur, ce dernier peut quand même modifier certains paramètres de confidentialité pour masquer ses consultations de fichiers à partir du tableau de bord. Si vous désactivez l'historique de consultation pour les utilisateurs depuis le tableau de bord des activités, ils ne peuvent pas l'activer eux-mêmes. Les paramètres de confidentialité du tableau de bord des activités ne contrôlent la visibilité des activités de consultation que dans le tableau de bord lui-même.

Vérifier les paramètres de consultation des fichiers de votre organisation

  1. Dans la console d'administration Google, accédez à Menu puis Applications puis Google Workspace puis Drive et Docs.

    Vous devez disposer du droit d'administrateur "Paramètres du service".

  2. Pour appliquer le paramètre à tous les utilisateurs, laissez l'unité organisationnelle racine sélectionnée. Sinon, sélectionnez une unité organisationnelle enfant organizational unit ou un groupe de configuration configuration group.

    Éditions compatibles avec cette étape facultative : Business Standard et Business Plus, Enterprise Standard et Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard et Education Plus, Essentials Starter, Essentials, Enterprise Essentials et Enterprise Essentials Plus, Nonprofits et G Suite Business. Comparer votre édition

  3. Cliquez sur Paramètres du tableau de bord des activités.
  4. À côté d'Historique des consultations des utilisateurs, sélectionnez une option. Les utilisateurs peuvent toujours choisir de masquer leurs consultations de fichiers, quelle que soit l'option que vous sélectionnez.
    Remarque : Cela n'a pas d'incidence sur les journaux des consultations en dehors du tableau de bord des activités.
    • Activé (recommandé) : le tableau de bord des activités affiche les informations concernant les consultations des fichiers. Les utilisateurs autorisés à modifier des fichiers appartenant à des utilisateurs du même domaine peuvent afficher ces informations. Il se peut que les informations concernant les consultations de vos utilisateurs figurent aussi dans les tableaux de bord des activités associés aux fichiers appartenant à d'autres organisations.
    • Activé uniquement dans <votre domaine> : les consultations d'utilisateurs spécifiques figurent dans le tableau de bord des activités uniquement s'il s'agit d'utilisateurs et de fichiers appartenant à votre domaine. Les utilisateurs appartenant à un autre domaine ne pourront pas afficher les activités des utilisateurs de votre organisation sur les fichiers appartenant à ce même domaine.
    • Désactivé : les consultations de fichiers de votre organisation n'apparaîtront pas dans les tableaux de bord des activités d'aucun fichier. Vos utilisateurs pourront peut-être voir si des utilisateurs externes, selon les paramètres définis par ces derniers, ont consulté leurs fichiers.
  5. Pour certaines éditions de Google Workspace, vous pouvez disposer de paramètres supplémentaires pour contrôler si les utilisateurs peuvent afficher les données du tableau de bord des activités concernant les fichiers qu'ils sont autorisés à modifier. À côté de Accès à l'historique des consultations, sélectionnez l'une des options suivantes :
    • Activé : permet aux utilisateurs de votre domaine de voir qui a consulté les fichiers et d'afficher les tendances de consultation dans le tableau de bord des activités. Recommandé si l'option Historique des consultations des utilisateurs est également activée.
    • Désactivé : empêche les utilisateurs de votre domaine de voir qui a consulté les fichiers et d'afficher les tendances de consultation dans le tableau de bord des activités. Recommandé si l'option Historique des consultations des utilisateurs est également désactivée.