התכונה הזו תומכת במהדורות הבאות: Business Standard ו-Business Plus; Enterprise Standard ו-Enterprise Plus; Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials ו-Enterprise Essentials Plus; G Suite Business. השוואה בין מהדורות
משתמשים יכולים לשלוח מסמכים ב-Google Drive באמצעות תהליך אישור רשמי. בודקים יכולים לאשר, לדחות או למסור משובים על המסמכים, ישירות ב-Drive, ב-Docs ובעורכים אחרים של Google Workspace. תוכלו להשתמש בתהליך הזה כדי לקבל אישור על חוזה או על עובדים חדשים, לאשר שינויים במסמך לפני פרסום, ובמצבים אחרים שדורשים אישור רשמי.
איך זה עובד
כשמשתמשים שולחים מסמך לאישור, הגורמים המאשרים מקבלים הודעה על הבקשה באימייל או ב-Drive. אם המשתמשים הגדירו תאריך יעד, הבודקים יקבלו תזכורות באימייל לגבי אישור הבקשה או על כך שתאריך היעד עבר. המשתמשים מחליטים אם עורכי Docs יוכלו לערוך את התוכן, להוסיף תגובות או להציע הצעות במסמך, על ידי בחירה אם לנעול את המסמך או לא. כברירת מחדל, המסמכים לא נעולים.
הגורמים המאשרים נכנסים דרך קישור למסמך. הם יכולים לבדוק את המסמך, להגיב עליו ולדחות או לאשר אותו. אם משתמשים מבקשים אישורים ממספר אנשים, המסמך יאושר רק אחרי שכל הבודקים יאשרו את הקובץ. אם מתבצעת עריכה, כל הבודקים צריכים לאשר מחדש את הגרסה האחרונה של הקובץ. הקובץ לא יאושר אם אחד הבודקים ידחה אותו.
כאשר כל הבודקים יאשרו את המסמך, הקובץ יינעל. לא ניתן לערוך קבצים נעולים עד שהם מאושרים או עד שהנעילה שלהם מתבטלת. ביטול הנעילה של הקובץ לא מבטל את בקשת האישור הנוכחית.
למידע נוסף, אפשר לעיין במאמר קבלת אישורים על קבצים ב-Google Drive.
בקרה על אישורים
כאדמינים, אתם יכולים לקבוע את האופן שבו המשתמשים והקבצים יעברו את תהליך קבלת האישור.
-
במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט
אפליקציות Google Workspace Drive ו-Docs.כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות השירות.
- לוחצים על אישורים.
-
(אופציונלי) כדי להחיל את ההגדרה רק על חלק מהמשתמשים, בצד, בוחרים יחידה ארגונית (בדרך כלל מדובר במחלקה) או הגדרות לקבוצת משתמשים (מתקדם).
ההגדרות של קבוצות מבטלות את ההגדרות של היחידות הארגוניות. מידע נוסף
- כדי לאפשר למשתמשים מחוץ לארגון לאשר מסמכים השייכים לארגון, בקטע אפשר להגיש בקשות אישור עבור קבצים שבבעלות הארגון, לוחצים על מופעל.
- כדי לאפשר למשתמשים לבקש אישורים עבור קבצים מחוץ לארגון, בקטע משתמשים בארגון יכולים לבקש אישורים עבור קבצים, לוחצים על מופעל.
-
לוחצים על שמירה. לחלופין, אתם יכולים ללחוץ על שינוי עבור יחידה ארגונית.
אם מאוחר יותר רוצים לשחזר את הערך שעבר בירושה, לוחצים על ירושה (או על ביטול הגדרות עבור קבוצה).